A flexibilização da jornada de trabalho é um dos temas mais discutidos entre as lideranças de todo o mundo. Mas, indo ainda mais além, a redução da jornada de trabalho para 6 horas diárias, para quatro dias da semana, ou até mesmo com às duas mudanças juntas, vem trazendo resultados interessantes em alguns testes.
Antes de chegarmos lá, para contextualizar um pouco o progresso até aqui, é importante trazer alguns pontos. A primeira Convenção da Organização Internacional do Trabalho (OIT) foi assinada em 1919 para regulamentar, pela primeira vez, a duração da jornada para trabalhadores de todo o mundo.
Anos depois, em 1935 a segunda Convenção ocorreu e a recomendação mudou das 48 horas semanais, que contavam com o sábado como dia de trabalho, para as 40 horas.
No Brasil, a jornada de 8 horas diárias foi instituída ainda antes, em 1932. Desde então muitos anos se passaram, direitos trabalhistas foram conquistados e estamos em 2021, passando por um período de mudanças intensas no modelo de trabalho.
Resultados positivos
No início da pandemia, a Awin, empresa alemã de tecnologia, liberou seus mil funcionários de Berlim para trabalharem em regime Home Office, além disso, a liderança da empresa liberou todo o time nas tardes de sexta-feira. O modelo perdurou até janeiro deste ano, até que o regime mudou novamente para apenas quatro dias de trabalho semanais.
A mudança no início foi problemática para a gestão de pessoas. Como a proposta foi de os funcionários escolherem seu dia de folga, com a opção de serem até dois dias em meio expediente, a dificuldade era grande para coordenar as folgas de todos. Porém, rapidamente o time se acertou e hoje os frutos vêm sendo colhidos.
A Microsoft foi outra empresa que testou o modelo. Ainda em 2019, a divisão japonesa da empresa operou apenas de segunda a quinta-feira, com a folga definida previamente em todo o time, os resultados foram imediatos: a produtividade aumentou em 40%.
Para compensar o tempo perdido, eles otimizaram o trabalho diário com toda a comunicação passando do e-mail para o chat e com um limite de meia hora para as reuniões, limitadas à cinco pessoas por sala.
Ao final do mês de teste em agosto, 92% dos funcionários aprovaram a mudança. 59% menos páginas foram impressas e a economia de eletricidade ficou próxima aos 25%.
Aqui temos dois exemplos distintos de aplicabilidade da diminuição da jornada. Uma mais complicada, mas também mais flexível, e outra mais padronizada e com resultados mais rápidos.
Não existe apenas um modo de se tomar decisões impactantes. Todas as mudanças causam turbulência na organização. Porém, existem atitudes modernas para a equipe de RH entender a realidade dentro do próprio ambiente e aplicar essas mudanças com a alta liderança.
Passos importantes para uma empresa que quer diminuir a jornada de trabalho
Ao se propor a diminuir a jornada, seja em quantidade de horas diárias, ou em dias trabalhados. A primeira medida é analisar os processos e encontrar o melhor modelo, como já citado anteriormente.
Com a escolha já definida, é possível entender os testes realizados em todo o Mundo e seguir alguns passos que se mostraram efetivos:
Enxugar a comunicação
Diminuir a burocracia na comunicação interna é fundamental para otimizar o tempo. Facilitar os canais de comunicação entre o time e a liderança por chat direto é uma medida que vem sendo tomada em todo o mundo, não apenas nos testes de jornada reduzida, mas durante o modelo remoto.
Reuniões mais eficientes
As reuniões acabam tomando muito tempo durante o expediente. Criar processos para elas serem marcadas com antecedência, estipular um tempo e número de pessoas limite por sala, otimiza o tempo e não interrompe processos internos. Assim demandas não ficam atrasadas e o contato entre a equipe ocorre de maneira eficiente.
Deixar claro para os clientes
Mudar o horário de expediente pode pegar clientes de surpresa. As outras empresas seguirão no horário comercial padrão, então um desafio é preparar clientes e parceiros que alguns, ou todos, os setores da empresa atuarão em uma jornada reduzida.
O time de pessoas precisa estar preparado para as dificuldades
Processos internos e externos sofrerão mudanças drásticas até a nova jornada estar completamente eficiente. Toda a preparação pode ser muito demorada, dependendo da área de atuação da empresa, plantões podem ser necessários para o atendimento, alguns times podem estar de folga enquanto outros não.
De acordo com a Gallup, empresa de pesquisa de opinião e consultoria dos EUA, a baixa produtividade custa 350 bilhões de dólares todos os anos. E a tendência é que esse número seja ainda maior em 2021.
Problemas externos tiram o foco da equipe e desgaste criado pela exigência de produção no contexto da pandemia é um problema sério em todo o globo. Manter a equipe produtiva e feliz com o ambiente de trabalho traz resultados humanos e financeiros.
Todos os passos devem ser pensados de maneira cautelosa e com dados analíticos muito bem estruturados. A flexibilização e diminuição da jornada são passos muito interessantes para a revolução que estamos passando no modelo de trabalho.
A equipe de RH e as lideranças devem assumir a responsabilidade e estarem cada vez mais atentas as tendências globais para atingirem os melhores resultados na gestão pessoas. E isso só é possível com processos modernos e bem embasados.
