As ferramentas de colaboração online se tornaram grandes aliadas após a implementação do modelo remoto de trabalho, e agora, com o modelo híbrido tomando a frente, essas ferramentas ainda se mostram muito úteis para o gerenciamento da equipe e de tarefas.
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Qual a importância das ferramentas de colaboração online?
Uma pesquisa realizada pelo McKinsey Global Institute, constatou que 28% do dia de trabalho é gasto lendo e respondendo e-mails. Se tratando de uma carga horária de 40 horas semanais, são 11 horas gastas por semana apenas nessa tarefa.
Além disso, a mesma pesquisa mostrou que 19% do tempo é consumido procurando e coletando informações, ou seja, a falta de organização atrapalha a produtividade dos funcionários, que gastam mais tempo do que o previsto buscando informações que já poderiam estar estruturadas de forma otimizada.
Parte desses e-mails, reuniões e buscas por informações podem ser solucionadas com o uso de ferramentas de colaboração online, criadas justamente para otimizar o tempo e melhorar a produtividade e comunicação dentro das organizações.
Essas ferramentas chegaram para eliminar de vez o uso do pen drive e facilitar o compartilhamento de arquivos, além de compartilhá-los em segurança e melhorar a colaboração entre todos da equipe.
Conheça abaixo oito das ferramentas de colaboração online mais conhecidas:
Ferramentas de colaboração online para: Criação de designs
1. Canva
O Canva é uma plataforma online de criação de design, que podem ser usados das mais variadas formas. Para usar a ferramenta, não é necessário baixar nenhum programa e seu uso também é gratuito.
Ainda que seja possível criar designs do zero, o Canva disponibiliza templates prontos que vão desde planners, banners, logotipos, quadros brancos, calendários, planos de negócios e outros modelos que podem auxiliar na produtividade e colaboração do time.
A plataforma permite a criação de uma equipe, em que todos os membros tem acesso aos designs que moram criados e podem contribuir juntos para a melhoria das peças.
Também é possível deixar salvo um kit da marca empregadora, com logotipo, cores da marca, fontes utilizadas, elementos gráficos ou ícones que já fazem parte do repertório da empresa.
Com isso, fica mais fácil que todos tenham acesso aos mesmos recursos para que os documentos e criativos da empresa sejam sempre fiéis a imagem da organização.
Ferramentas de colaboração online para: Compartilhamento de arquivos
2. One drive
O One Drive é uma plataforma online da Microsoft, em que é possível compartilhar e armazenar documentos, planilhas, apresentações, vídeos, músicas e fotos na nuvem.
O acesso pode ser realizado através de smartphones (Android e IOS), ipad’s e computadores, e quando acessado por navegadores de internet, não é preciso instalar aplicativos ou programas para utilizá-lo.
Como a ferramenta disponibiliza o armazenamento seguro desses arquivos na nuvem, eles não ocupam a memória do dispositivo e é possível acessar seus arquivos de qualquer lugar apenas fazendo login na sua conta do Hotmail ou Outlook.
No plano pago, é possível criar, de forma ilimitada, senhas para proteger pastas e conteúdos específicos, definir uma data de expiração para links compartilhados e ainda contar com uma ferramenta que auxilia na recuperação de arquivos corrompidos.
Além disso, é possível digitalizar páginas com o auxílio do celular, acessar arquivos offline, backup de pastas no PC, revogar acessos concedidos, ferramentas internas de busca e pesquisa, edição de PDF’s, entre outros.
Para ser utilizado dentro do ambiente corporativo, investir nos serviços da Microsoft pode ser uma boa saída.
3. Google Drive
O Drive é uma plataforma criada pelo Google, muito semelhante ao One Drive quanto a sua ideia principal, que é de armazenamento e compartilhamento de arquivos na nuvem.
O Google Drive possui resposta rápida tanto no download quando no upload de arquivos, sendo a melhor escolha caso você trabalhe com grande quantidade de envios ou recebimento de arquivos, por exemplo.
Os serviços oferecidos pelo Google, no geral, possuem mais opções de acessibilidade e integração de serviços, tendo em vista a quantidade de ferramentas disponibilizada pela empresa no mercado digital.
Por isso, a depender das necessidades da equipe e empresa, optar pelo G Suite, que é o pacote de aplicativos de produtividade e colaboração da Google é a melhor opção para a empresa e equipe.
Ferramentas de colaboração online para: Videoconferências
4. Zoom Meetings
Com mais de 300 milhões de usuários no mundo, o Zoom é uma das ferramentas de videoconferência mais populares. Seu sucesso deve-se por sua funcionalidade estável em diferentes dispositivos, seja por navegador ou aplicativos.
Com o Zoom Meetings, próprio para ambientes corporativos, é possível até 500 participantes e 10 mil expectadores no modo webinar, ou utilizar a função para participar somente através de ligação, por áudio.
Durante as chamadas, é possível separar os participantes por salas e depois colocá-los de volta na sala principal, além disso, as chamadas podem ser gravadas na nuvem ou baixadas em arquivo formato MP4.
O diferencial do Zoom é o compartilhamento das videochamadas com o Facebook e Youtube, o que certamente é um ponto positivo no caso de conferências e webinars, muito realizados durante a pandemia.
5. Microsoft Teams e Google Meet
Já falamos acima dos benefícios dos serviços do Google e Microsoft dentro do ambiente corporativo, e dentro dos pacotes de funcionalidades de ambos, contamos com a ferramenta de videochamada de cada empresa: o Meet e Teams, respectivamente.
As duas funcionam tanto com aplicativos para celulares, ipad’s, tablet’s e computadores, como também é possível acessá-las através do navegador do seu PC, sem necessidade de baixar o programa.
O Teams possui mais diversidade em suas funções, pois é possível criar salas de bate papo, equipes e canais, além de ser possível consultar o calendário de reuniões de dentro da ferramenta, funcionalidade não encontrada no Meet.
Outros aplicativos como Asana, Salesforce, Trello, Power BI, Todoist, entre outros também estão integrados aos Teams, fazendo com que ele seja uma ferramenta mais completa para comunicação interna e colaboração online.
Ferramentas de colaboração online para: Comunicação Interna
6. Slack
O Slack é uma das principais ferramentas de colaboração e comunicação empresarial e se tornou muito conhecida no meio profissional durante o trabalho remoto.
Essa ferramenta de colaboração online permite a comunicação de funcionários de forma mais rápida e centralizada, diminuindo problemas com ruídos na comunicação interna.
Com o serviço é possível criar grupos que permitem a troca de mensagens instantâneas, fazendo com que a ferramenta substitua o uso do WhatsApp pessoal dos funcionários, por exemplo.
Além de ser muito intuitivo e visual, o Slack ainda conta com a integração com o Google Agenda, Google Drive, Trello e Microsoft 365, sendo assim, é possível realizar diversas tarefas sem precisar sair da plataforma.
Ferramentas de colaboração online para: Gerenciamento de equipes e projetos
7. Trello
O Trello é um serviço de colaboração e gestão de projetos online, que utiliza o método Kanban (uso de cartões para acompanhar o andamento das tarefas), de forma muito simples, adaptável e intuitiva.
Com a criação de diferentes quadros, é possível utilizá-lo de forma individual, para gestão de tarefas particulares, ou em equipe, tornando possível o acompanhamento prático das tarefas que envolvem todo o time.
O serviço possui integração com o Slack, Adobe XD, Google Workspace, Teams, InVision, Evernote, Pomello, Telegram e outras dezenas de ferramentas que fazem do Trello uma ferramenta versátil e completa.
8. Asana
Criada para gerenciar a rotina dos funcionários do Facebook, a Asana também é uma ferramenta de gestão de projetos, times e tarefas mais conhecidas do mercado, que tem a função de facilitar o dia a dia e acompanhar a produtividade.
Ainda que seja muito similar ao Trello, por também utilizar o método Kanban, com a Asana é possível gerar relatórios individuais de desempenho, em grupo ou de uma atividade específica, recurso não disponível na outra ferramenta.
Apesar de ser uma ferramenta muito customizável, é preciso um pouco de dedicação para utilizá-la caso não tenha muita familiaridade com ferramentas de gestão de projetos, mas o esforço vale a pena!
A Asana é a forma mais prática de automatizar tarefas repetitivas, analisar sua importância e decidir uma melhor maneira de concluí-las, além de também possuir integração com diversas outras ferramentas disponíveis no mercado.
Escolha as melhores ferramentas de colaboração online para seu time
Implementar o uso dessas ferramentas pode levar um tempo e encontrar um pouco de resistência, sendo assim, é necessário que a empresa faça algumas modificações organizacionais, visando a aderência da liderança e dos funcionários.
Embora todas as ferramentas de colaboração online acima sejam muito eficientes naquilo que propõem, é importante verificar qual funcionará de forma eficaz com a sua equipe ou dentro da sua empresa, pois do contrário, elas mais vão atrapalhar do que ajudar.
Foi isso o que mostrou uma pesquisa realizada pela Asana, que constatou que a maior parte do dia do trabalhador é gasta organizando seu trabalho, e isso porque as ferramentas de colaboração online estão sendo mal utilizadas.
Por isso é necessário analisar com cuidado qual ferramenta será melhor para a gestão das tarefas da sua equipe, pois de outra forma, será mais um procedimento que será realizado pelo funcionário, e que ocupará o seu tempo de forma ineficaz.
