Presente há 19 anos no mercado, a Emais Urbanismo desenvolve empreendimentos residenciais e comerciais unindo o conceito de urbanismo moderno com a visão de bem-estar para se viver. A empresa, que nasceu em um contexto familiar, já conta com mais de 26 mil terrenos em seu portfólio e já teve mais de 13,5 milhões de metros urbanizados, distribuídos em mais de 50 cidades.
No início de 2020, Filipe Ferreira – atual Head de Gente e Gestão – percebeu que era o momento de buscar uma ferramenta para evoluir o processo de gestão de performance da empresa, após terem concluído um projeto de gestão de desempenho junto a uma consultoria. O objetivo era encontrar uma ferramenta que atendesse às necessidades específicas da Emais e que fosse feita do jeito deles, e foi então, nesse momento, que encontraram a Mindsight.
Como a Emais trouxe maior produtividade para a sua gestão de performance com a Mindsight
Sobre a empresa:
Presente há 19 anos no mercado, a Emais Urbanismo desenvolve empreendimentos residenciais e comerciais unindo o conceito de urbanismo moderno com a visão de bem-estar para se viver. A empresa, que nasceu em um contexto familiar, já conta com mais de 26 mil terrenos em seu portfólio e já teve mais de 13,5 milhões de metros urbanizados, distribuídos em mais de 50 cidades.
No início de 2020, Filipe Ferreira – atual Head de Gente e Gestão – percebeu que era o momento de buscar uma ferramenta para evoluir o processo de gestão de performance da empresa, após terem concluído um projeto de gestão de desempenho junto a uma consultoria. O objetivo era encontrar uma ferramenta que atendesse às necessidades específicas da Emais e que fosse feita do jeito deles, e foi então, nesse momento, que encontraram a Mindsight.
Desafio: conseguir evoluir a avaliação de performance para criar um histórico e trazer maior produtividade ao processo
Com cerca de 200 colaboradores, a Emais se viu diante de um grande desafio no início do ano: após aplicar uma pesquisa de clima em toda a empresa, perceberam que precisavam “escutar” mais o time. A partir daí, Filipe entendeu que uma boa maneira de aumentar a percepção da escuta ativa seria através da melhoria no processo de feedback.
Além disso, existia também um outro grande desafio à frente, a diminuição do turnover. Procuraram então a ajuda de uma consultoria, que desenvolveu em conjunto com eles um projeto de gestão de desempenho, criando todo o ciclo e os incentivos de curto e longo prazo.
Após um ano de projeto, conseguiram elaborar um material bem completo, porém o processo ainda era feito através de pesquisas e planilhas de Excel, acarretando uma demora para consolidar todas as informações e conseguir ter um fácil acesso a todos os dados.
“Antes, com a consultoria, era tudo Excel, criamos todos os testes em uma pesquisa, disparamos para as pessoas responderem e depois consolidamos. Funcionou, mas demorou duas semanas só para consolidar todos os resultados”, comenta Filipe.
Além do tempo gasto no cruzamento de dados para compilar os resultados, as informações corriam um grande risco de serem perdidas, à medida que não eram armazenadas em nenhum local de fácil acesso.
Dessa forma, o time de Gente não conseguia manter um histórico das avaliações e nem realizar análises comparativas de uma forma simples e prática.
Solução: encontrar um sistema que se adaptasse às necessidades e aos moldes da Emais
Foi nesse momento que Filipe teve a iniciativa de buscar no mercado empresas SaaS que pudessem ofertar essa ferramenta do jeito que eles precisavam. Durante a procura, percebeu que as alternativas eram muito engessadas ou não muito práticas, e foi quando em um evento, conheceu a Mindsight e logo começou a conversar sobre a nossa suíte de gestão de performance.
A plataforma chamou atenção por ser bastante personalizável e Filipe resolveu fechar a parceria após receber a indicação de um amigo que confiava.
O desafio foi grande pois a Emais possuía um processo complexo e bem adaptado à realidade do negócio. No total, seriam contemplados sete níveis de funções, indo do estratégico ao operacional, com formulários de avaliação personalizados para cada um dos níveis.
Além disso, cada nível contava com um modelo de avaliação diferente, que variava de 90°, 180° e 360° graus dependendo da hierarquia do colaborador.
Uma das necessidades foi em relação aos resultados das avaliações, que inicialmente na plataforma eram calculados através das notas. Para que a Emais pudesse rodar o processo, foi necessária uma adaptação da ferramenta, disponibilizando essa visualização com rótulos.
“Eu sinto como se esse sistema tivesse sido feito para nós, porque boa parte das coisas que eu pedi, estão lá, então eu sinto como se o sistema tivesse sido customizado pra gente…”, e ainda completa: “O que eu gostei da ferramenta, é que é igual ao iPhone, eu não preciso de manual pra usar”, conta Filipe.
Além disso, a certeza de que estaria comprando o produto certo e que a Emais receberia a mesma qualidade atendimento oferecido a outros grandes clientes da Mindsight também contaram para o sucesso da parceria.
“Hoje o cliente quer solução (…) Quando falamos com as outras empresas, queremos saber se eles estão recebendo um produto diferente porque são maiores enquanto eu estou aqui aguardando um rollout… eu acho isso importante, se eu ligar pra alguém de dentro da XP, eu sei que o sistema que estão rodando é o mesmo que o meu. Como os dois são clientes, estamos recebendo a mesma qualidade do produto lá da ponta”, conta Filipe.
E completa “Vocês trazem o que eu acho bacana, que é a facilidade de criar e colocar para produzir rápido, e trazem a certeza de que eu terei um produto de qualidade. O que vocês me surpreenderam foi no atendimento“.
Resultado: uma gestão de performance personalizável que trouxe a agilidade e produtividade que estavam buscando
Após o término do primeiro ciclo de avaliação, os feedbacks foram bem positivos. A Emais conseguiu criar um histórico e o sistema foi importante para armazenar todas essas informações com segurança, tanto da avaliação de performance quanto dos PDIs.
Além disso, conseguiram eliminar o envio de e-mails com links para o preenchimento das avaliações, diminuindo assim o trabalho do time de Gente e Gestão.
A compilação de dados, que antes era feita através de um enorme tratamento da base, também foi simplificada e, por estar concentrada em apenas um lugar, o time agora consegue gerar relatórios de preenchimento de uma só vez.
“O sistema serviu para eu criar esse histórico dentro da plataforma, ter a segurança de armazenar a informação e também de não precisar ficar mandando e-mail para as pessoas com os links de preenchimento. Além disso, também diminuiu as chances de erro, dado que toda a informação está concentrada na ferramenta”, afirma Filipe.
O feedback dos colaboradores também foi positivo em relação a mudança. Para eles, o processo ficou mais claro em termos de fases e etapas, além de ser possível fazer as avaliações e ter todas as instruções concentradas em uma única plataforma.
“Acho que o ponto principal de uma avaliação de desempenho é que ninguém pode ter dúvida em relação a informação, ninguém pode falar que não preencheu determinada questão porque não sabia o que fazer e nem como fazer, e isso é o feedback que mais vale – isso faz a avaliação de desempenho bem transparente e passa uma segurança para a empresa”, conta Filipe.
Para os gestores, afirma Filipe, foi importante ter as informações do time agrupadas para um melhor acompanhamento e obter os resultados já consolidados de maneira simples e inteligente.
Além disso, a possibilidade de conseguir ter toda a visualização dos resultados daquele colaborador em um só lugar, sem a necessidade de buscar cada item e comparar a autoavaliação do funcionário com a do gestor, foi um fator de grande ajuda, porque pelo Excel era um trabalho muito grande.
“As pessoas gostaram muito de ter a informação em apenas um lugar, foi muito mais prático para todo mundo ter acesso. Se eu fosse usar o Excel, o trabalho do meu departamento para entregar o mesmo resultado na mesma qualidade seria surreal, além de permitir a possibilidade de erro”, afirma Filipe.
O Módulo Desenvolvimento – que auxilia na criação de planos de desenvolvimento individuais (PDIs) e ajuda na definição de planos de ação e tarefas para cada colaborador – também facilitou a empresa a ter uma visão de entregas em relação aos times, expectativa de resultados e postura dos colaboradores, algo que seria difícil de mensurar por meio de planilhas.
Para a empresa, a possibilidade de criar um ciclo de avaliação através da ferramenta, com a transparência de cada etapa e a possibilidade de dizer quando a mesma estaria aberta ou fechada foi algo que fez a diferença, pois trouxe a previsibilidade do que iriam conseguir entregar em termos de processo de performance e de tempo.
Em relação aos benefícios de se implementar a plataforma, Filipe conta:
“Os ganhos foram em compilação de dados, porque eu tinha que fazer muito mais tratamento da base com a avaliação por pesquisa. Com vocês o tempo gasto é muito menor, além de ter as informações em um lugar, onde eu posso tirar uma base só de todo mundo de uma vez, enquanto no modelo antigo eu tinha que triar várias bases e compilar todas elas.”
Para ele, um fator crítico pra o sucesso do projeto foi a qualidade e a agilidade do atendimento ponta-a-ponta, pois conseguia sanar qualquer dúvida de maneira ágil e fácil.
“O ponto principal que me deu a certeza em relação a plataforma foi de saber que se tivesse um problema, qualquer coisa, e eu precisasse entrar em contato com Rodolfo e a Barbara ninguém iria falar “Olha, agora já não é mais comigo, é com outra pessoa” – isso me dá a certeza de uma parceria boa com o sistema, era o que eu buscava em uma empresa”, comenta Filipe.
Atualmente a Emais está rodando a etapa de contratação dos objetivos para a próxima avaliação, que será realizada no início de 2021, e se preparando para o novo ciclo de performance, que acontece normalmente entre janeiro e março.
Para o próximo ano, Filipe e a equipe continuam com grandes desafios e projetos, mas a melhoria nos feedbacks e a proximidade com os colaboradores para que sejam ouvidos já está garantida.
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