Começar um negócio do zero e saber geri-lo não é fácil. São inúmeras preocupações, burocracias e ferramentas que o empreendedor precisa estar atento, além de conseguir conciliar tudo com uma rotina de trabalho e gestão do negócio.
Com esse desafio em mente, surgiu a Avec, uma plataforma que empodera pessoas e negócios quebrando padrões e democratizando experiências de beleza e bem estar.
O negócio funciona como um hub de soluções que auxiliam os estabelecimentos desde o agendamento online de serviços até soluções financeiras, passando pelo marketplace de produtos, gestão de estoque e clube de descontos, todas atuando de forma integrada.
Como a Avec construiu uma gestão de performance alinhada à cultura
Sobre a Avec
Começar um negócio do zero e saber geri-lo não é fácil. São inúmeras preocupações, burocracias e ferramentas que o empreendedor precisa estar atento, além de conseguir conciliar tudo com uma rotina de trabalho e gestão do negócio.
Com esse desafio em mente, surgiu a Avec, uma plataforma que empodera pessoas e negócios quebrando padrões e democratizando experiências de beleza e bem-estar.
O negócio funciona como um hub de soluções que auxiliam os estabelecimentos desde o agendamento online de serviços até soluções financeiras, passando pelo marketplace de produtos, gestão de estoque e clube de descontos, todas atuando de forma integrada.
Hoje a plataforma conta com mais de 40 mil negócios de beleza cadastrados e mais de 700 mil usuários que usam o aplicativo. Jacqueline, que lidera a frente de Pessoas e Cultura da Avec. conta:
“O nosso propósito é facilitar o cotidiano das pessoas. Sendo assim, hoje temos milhões de usuários que já utilizam nossos serviços, como sistema de gestão, solução de pagamento, marketplace de produtos, conta digital, cartão de crédito, maquininha de cartão e aplicativos. Estamos revolucionando o mercado de beleza e bem-estar. E estamos crescendo radicalmente…eu brinco que somos quase um Ifood da beleza. Assim como ele é o seu botão no celular para comida, queremos ser o botão da beleza”
A empresa surgiu em 2013, operando inicialmente como um aplicativo de agendamento online para salões de beleza. Ao longo dos anos foi crescendo, e recebendo grandes aportes de investimentos, chegando a uma rodada de R$ 14 milhões. Atualmente o negócio tem crescido a uma taxa média de 300% nos últimos anos e conta com cerca de 150 funcionários, divididos nos escritórios de São Paulo e Joinville.
O desafio: transmitir a cultura da Avec na gestão de performance
Jacqueline Mello, atual sócia e Head de Pessoas e Cultura na Avec conta que integrou o negócio no início de 2019, de uma forma inusitada.
“A história é bem engraçada porque eu sempre fiz recrutamento e seleção e trabalhava as vagas da Avec. Em uma troca de elevador eu conheci a antiga head de people, e ela me falou que estava precisando de alguma consultoria para ajudar no recrutamento, e deu certo. Fiquei trabalhando com eles uns quatro meses até que recebi o convite para me juntar ao time”, conta Jacqueline.
Mesmo vindo de consultoria, uma das missões iniciais da Jacqueline era realizar o trabalho sem necessitar dessa ajuda externa. Como não contava com um time para entregar o desafio, precisaria de uma plataforma para ter suporte na medição de fit e perfil, e foi quando começaram a parceria com a Mindsight, contratando a solução de recrutamento e seleção.
Logo depois, perceberam a necessidade de fazer um nivelamento das funções e construir uma avaliação de desempenho. Queriam entender se os colaboradores ainda tinham a cultura da empresa e se estavam conseguindo entregar os resultados. Por isso, mensurar performance se tornou um dos tópicos mais importantes para a empresa.
“Para mim a avaliação de desempenho é sempre necessária, independente se tem gap ou não. Eu sempre falo no onboarding que, a partir do momento em que somos uma empresa que tem 1:1s e OKRs, precisamos mensurar todo o nosso trabalho, e não existe nada melhor do que uma avaliação de desempenho para isso. Precisamos mensurar para entender se a pessoa de fato permanece alinhada com a cultura e se a pessoa está conseguindo entregar”, comenta Jaqueline.
Ela conta ainda que, antes de se juntar à companhia, existia uma outra avaliação sendo feita, mas que não era simples e não refletia os valores da Avec.
“Quando eu entrei existia uma outra avaliação de desempenho, mas pelo que eu escuto por aqui nunca foi tão boa quanto está sendo agora, porque eram muitas coisas para preencher, não era clara e demorava muito”, completa Jaqueline.
Além da avaliação, outra necessidade da empresa era em relação ao nivelamento de cargos e salários. Jacqueline conta que junto com o CEO, olharam caso e caso e entenderam que estaria no momento de corrigir algumas pessoas, dado que tinham funções com as mesmas atividades e níveis similares, mas salários diferentes.
Com a parceria de recrutamento e seleção já em andamento, iniciaram-se as conversas para entender como a Mindsight poderia ajudar a Avec nesse novo objetivo. Jacqueline comenta que logo de início foi uma relação de confiança e parceria, onde ficou clara a vontade da Mindsight em abraçar o desafio.
A Solução: encontrar um parceiro que ajudasse a Avec nessa transformação
Para atender a necessidade de recriar a avaliação de desempenho para um formato que tivesse um maior alinhamento com a cultura, a parceria foi ampliada: a Avec adquiriu a solução de gestão de performance, juntamente com um serviço de consultoria, ambos fornecidos pela Mindsight para que, em conjunto, desenvolvessem todo o novo processo de gestão de performance e suas especificidades.
“Tanto o nivelamento quanto a avaliação de desempenho a gente fez piloto, então jogamos na mão da Mindsight e eles tocaram, isso foi legal. A gente gosta muito do trabalho da Mindsight, tudo o que a gente pensou realmente contou com a participação deles”, comenta Jacqueline.
A proposta do projeto foi o desenvolvimento de um modelo de Avaliação de Performance baseado em metodologias de Psicologia Organizacional. A consultoria foi dividida em quatro macro etapas:
- Introdução (metodologias e definições);
- Contexto e Abordagem (diagnóstico e ações propostas para solucionar empecilhos);
- Proposta de Avaliação (fluxo e modelo de avaliação proposto);
- Próximos Passos (validações, configurações do sistema e treinamentos).
O objetivo era ter uma imersão da equipe dentro da realidade da Avec, para que o diagnóstico e as soluções propostas estivessem alinhados com as expectativas e com a realidade vivenciada pela empresa.
Após o diagnóstico, foram elencadas quatro entregas e proposto um novo modelo de avaliação:
- Desenvolvimento de uma avaliação alinhada com as competências adequadas para cargos de liderança;
- Desenvolvimento de uma avaliação alinhada com as competências adequadas para os cargos de analista;
- Avaliação de cultura baseada nos novos pilares;
- Evidenciasse as pessoas de alto desempenho.
“São pessoas que compraram esse desafio com a Avec, porque realmente não foi fácil, mas a gente teve muito sucesso aqui dentro, a avaliação de desempenho foi perfeita”, completa Jacqueline.
Resultado: uma gestão de performance ágil, objetiva e alinhada à cultura da Avec
Após a imersão e preparação do projeto, a Avec implementou uma avaliação de desempenho 180º baseada em habilidades culturais, habilidades técnicas e resultados. Na etapa de avaliação cultural, foi criada uma mandala contendo os valores da Avec, onde cada valor foi posteriormente desdobrado em comportamentos a serem avaliados pelos colaboradores, como nas imagens abaixo:
Para cada comportamento da cultura, foram criadas escalas seguindo a metodologia de BARS (Behaviorally Anchored Rating Scales), que tem como objetivo propor classificações mais precisas do comportamento ou desempenho da pessoa.
Trata-se de uma escala desbalanceada propositalmente, à medida que possui duas classificações boas (como por exemplo “atende” e “excepcional”), uma média e uma baixa.
Dessa forma, todo o processo de avaliação torna-se mais confiável à medida que garante padrões claros sobre os quais um colaborador é avaliado. Segue o exemplo:
A parte de habilidades técnicas também seguiu a mesma metodologia, no entanto foram divididos dois grupos: líderes e analistas. Para cada grupo, foram desdobrados comportamentos e, em seguida, descrições detalhadas do que deveria ser avaliado em cada uma.
No passado, a liderança era avaliada nos aspectos de “liderança” e “gestão”, e os analistas em “autodesenvolvimento” e “competência técnica”. Dada as rápidas mudanças do ambiente da Avec, não seria sustentável realizar um mapeamento detalhado de cada cargo.
Por isso, foi proposto uma escala genérica de competência técnica que era interpretada por cada gestor, não demandando assim a atualização constante de cada cargo, que poderia gerar um trabalho excessivo e não funcional para uma empresa em expansão.
Já na parte de resultados, o modelo de OKRs já utilizado pela Avec foi complementado com uma parte mais subjetiva dos resultados, para que o mesmo também pudesse ser avaliado de uma perspectiva mais qualitativa. Toda a criação e implementação do projeto foi um sucesso.
“Sendo bem sincera, não tivemos nenhuma dificuldade. Falamos sempre a mesma língua, não tivemos erros, a Mindsight foi bem cuidadosa em questões de alterações, de entender meus medos, mas deu tudo certo”, conta Jacqueline.
Com o projeto implementado e a nova avaliação rodando na plataforma, foi perceptível a mudança na agilidade e na organização do processo. Com a ferramenta antiga, além de extensa, a avaliação era confusa e a empresa não era parceira, tornando-a engessada.
Antes, o prazo de realização da avaliação era de pelo menos duas semanas para preenchimento, totalizando cerca de três semanas para concluir todo o processo.
Após o projeto, com a facilidade da plataforma, Jacqueline conta que agora o prazo é de um dia para os funcionários preencherem e três para os gestores avaliarem, completando o processo de ponta a ponta em apenas uma semana.
O feedback dos colaboradores também foi positivo, destacando a agilidade da nova avaliação.
“Com a Mindsight vejo que tem uma questão grande de organização e agilidade. Ficou muito claro para todo mundo entender e não teve um que não falou “Nossa muito rápido, fiz em 5 minutos!””, comenta Jacqueline.
E ainda completa:
“A equipe da Mindsight estar com a gente desde o começo foi muito importante, porque eles montaram as perguntas com base em tudo aquilo que já tinham ouvido de mim, então desde o fit cultural, as perguntas foram todas muito mais objetivas e diretas.”
O projeto foi elaborado todo em conjunto, desde a etapa de nivelamento, passando pelo fit cultural e a avaliação de desempenho. Para Jacqueline, o que proporcionou o sucesso foi o entrosamento entre as equipes e o entendimento por parte da Mindsight da realidade da Avec, o que faziam, quais eram as principais dores e alegrias do negócio.
“Se alguém me perguntasse hoje em que eu acho que a Mindsight ajudou, eu diria que foi a questão da parceria. É muito engraçado ver a afinidade que eu tive com os meninos, passamos por momentos bem engraçados aqui na Avec, com as entrevistas dos líderes. O legal é que a afinidade com a empresa ajudou o trabalho, e eles tiveram muita paciência, porque eu não entendia nada”, conta Jacqueline.
E completa:
“Para mim foi um aprendizado muito grande, porque eu nunca tinha trabalhado com isso. A Mindsight super entendeu o que a gente queria, nossa proposta. Além disso, demos um prazo super curto – queríamos tudo pronto em 1 mês – para um piloto que vocês não tinham nada pronto e precisariam criar só para a Avec, então foi muito legal poder fazer parte desse projeto e ser um ótimo case de sucesso”.
Em relação aos nivelamentos, todos os cargos já foram corrigidos e, aos poucos, a Avec vem realizando as mudanças de salário necessárias. Agora tem de forma organizada a relação de cargos por níveis de responsabilidade, o que facilitou o trabalho da Jacqueline, que hoje consegue ter uma visibilidade melhor para questionar possíveis alterações e garantir uma equidade e justiça em relação ao assunto.
Outra novidade que o projeto trouxe para a empresa foi a implementação das reuniões de calibração – encontros dos líderes e RH onde justificam e discutem as notas fornecidas durante a avaliação para garantir uma mesma régua para todos os colaboradores - e das trocas de feedback após as avaliações, que antes não realizavam.
“Em relação a calibração, melhorou a questão de visão dos líderes, eles aprenderam a avaliar da maneira correta, porque depois na calibração eles se assustam com as notas”, comenta Jacqueline.
Ao final do projeto ficou claro o sucesso da parceria, e agora a Avec já está se preparando para rodar o terceiro ciclo de avaliação, que acontecerá em outubro de 2020. Com a garantia de uma avaliação alinhada aos seus valores e um processo ágil, agora a Jacqueline não precisa mais gastar o tempo organizando e elaborando todo o ciclo de gestão de performance, e pode usar seu tempo focando no que realmente importa: as pessoas.
“Foi uma boa parceria e espero que a gente continue ainda por um bom tempo”, comenta Jacqueline.
