Há quase duas décadas no mercado de investimentos, a XP Inc. se tornou referência no assunto, passando a ser um grande nome no mercado financeiro como uma assessoria de investimentos especializada, que conta hoje com mais de 3 milhões de clientes ativos em sua base.
Sendo uma empresa que tem um espírito empreendedor e focado em tendências atuais, mas visando o futuro, não poderia ser diferente com relação a gestão das pessoas que fazem a XP acontecer no dia a dia: os funcionários.
Por isso, além de já existir na empresa a aplicação do ciclo de performance dos funcionários, a XP também identificou que precisaria de ajuda com as tomadas de decisão após a avaliação de desempenho dos trabalhadores.
O modelo anterior praticado na XP não condizia com os pilares da empresa, já que o time de gente usava planilhas para analisar os dados obtidos nas avaliações de desempenho, o que dificultava todo o processo, pois além de realizarem tudo de forma manual, a análise de dados era prejudicada pelas limitações da própria ferramenta, que não foi pensada para resolver essa dor.
Além disso, eles também esbarravam na dificuldade de compartilhamento do arquivo dentro da empresa, devido ao fato de diversos líderes e gestores precisarem acessar essas informações, incluírem dados, repassarem para os demais, discutirem com todas as informações centralizadas… todos esses passos eram pouco práticos, contrastando diretamente com o que a XP prega enquanto empresa: agilidade e tecnologia para gerar valor.
Por isso, a empresa buscou no mercado uma ferramenta que pudesse auxiliá-los com a otimização do processo, unindo tecnologia e inteligência para a gestão de pessoas.
O responsável pela área de Gente e Gestão na XP, André Carvalho, explica os motivos que os levaram até essa decisão:
“Conforme nossa empresa foi crescendo em número de colaboradores, também cresceu a complexidade dos nossos processos de Gente. Chegamos em um número no qual nem todos se conheciam mais, e isso nos obrigou a buscar meios de medir performance que fossem mais escaláveis e não impactassem um de nossos principais pilares: a meritocracia. Com esse objetivo em mente, desenvolvemos nosso processo de Fóruns de Gente, isto é, nossa forma particular de fazer a calibração semestral de performance dos times XP.”
A primeira versão desse ciclo de performance nasceu da mesma forma como quase todo processo corporativo: planilhas em Excel, macros e diversos dados descentralizados. Sabíamos que essa metodologia tão manual não poderia durar muito, pois continuávamos crescendo em ritmo acelerado, e isso nos colocava cada vez mais em risco de perdermos controle das informações, risco de segurança de dados e muito rapidamente o processo se tornaria impossível, devido a escala que a companhia estava ganhando.”
Ao buscarem no mercado e não encontrarem a ferramenta para resolverem esse problema, e visto que a XP já utilizava outros sistemas da Mindsight, foi criado, em conjunto, um sistema para apoiar o processo que a empresa nomeia como fórum de gente, personalizado para a empresa, com a usabilidade necessária que eles precisavam.
Calibração e fórum de gente: como funciona?
Uma pesquisa da Reflektive, empresa americana de gestão de performance, publicada no Business New Daily mostrou que 85% das pessoas considerariam deixar seus empregos se sentissem que sua avaliação de desempenho foi injusta.
Por isso que a etapa de calibração é tão importante depois da avaliação de desempenho e geralmente acontece logo após a avaliação formal dos resultados, cultura e competências. Consiste em entender e ajustar os padrões que destoam da média alcançada, identificar e corrigir vieses na avaliação e tornar o resultado mais justo possível.
O ciclo de performance se inicia com o planejamento das tarefas e projeção dos resultados esperados, passando pelo treinamento e acompanhamento da equipe e uma avaliação formal dos resultados, para então, ser finalizado com a etapa de recompensas e uma devolutiva.
É um processo executado em todas as camadas da organização e tem como prioridades: promover o desenvolvimento do time, entender o progresso de cada um e permitir uma tomada de decisão mais justa e precisa.
Segundo a pesquisa realizada pela Mindsight em agosto de 2020, 85% dos responsáveis pela avaliação de desempenho utilizam estes dados para a tomada de decisão de gente.
Essas decisões envolvem promoções, demissões e bonificações, além do entendimento de quais membros precisam de treinamentos e realocação para outras áreas da organização.
O principal objetivo da avaliação de desempenho é identificar pontos que necessitam de um maior desenvolvimento e quais são as forças de cada indivíduo que compõe a equipe. Só assim é possível mensurar como líderes e liderados participam dos resultados.
Além disso, outro objetivo importante é que somente com uma avaliação de desempenho eficaz é possível remunerar cada pessoa baseada na sua própria atuação.
Sem conseguir compilar resultados é impossível distribuir de maneira justa aumentos salariais e bônus. A partir do momento em que a empresa tem consolidado esse senso de justiça na cultura organizacional e na marca empregadora, o time de recrutamento e seleção terá uma maior facilidade em atrair talentos.
Outro efeito de métodos mais justos e transparentes, é diminuir o turnover de quem já faz parte da organização e promover o bem-estar entre todos, já que os processos que levam a remuneração estão todos explicados e estruturados no ciclo de gente. Por todas essas etapas serem tão longas e complexas, é possível entender os motivos da etapa de calibração ser tão importante.
E por conta dessa mesma complexidade, 61% dos líderes de gestão de pessoas que foram entrevistados para essa pesquisa da Mindsight, divulgaram ter dificuldade em transmitir a percepção de justiça dentro do ciclo de gente. Além disso, 43% também afirmaram ter dificuldade em garantir que essa percepção de justiça chegue para todos através da calibração.
E já o Fórum de Gente é o momento, ao final do ciclo de Performance, em que todos os dados já foram recebidos pelo time de gestão de pessoas e foram refinados após o processo de calibração. Nele, podem ser utilizados dados demográficos, especialmente sobre raça, gênero e classe social, para identificar tratamentos díspares em cada grupo.
Desta forma, é possível entender se existe alguma questão problemática na organização e iniciar todo um processo detalhado – e essencial – de promover a diversidade e equalizar pagamentos justos independente de fatores pessoais.
Nessa fase, gerentes e líderes podem ser solicitados a justificar classificações individuais de forma a questionar padrões que mostrem uma média mais alta para certos grupos em detrimento de outros. Em contrapartida, os líderes e gerentes também podem demonstrar contribuições coletivas maiores em suas equipes para garantir assim remunerações e bônus maiores.
Nessa última etapa, os líderes se reúnem em uma comissão para analisar a performance individual e coletiva das equipes para tomar decisões sobre benefícios, reposicionamento e demissões, por exemplo. O objetivo do fórum é garantir que todo o ciclo de performance tenha um resultado justo e efetivo.
No caso da XP Inc, por exemplo, são seis meses analisados para entender os pontos fortes e fraquezas na equipe. Em uma empresa que cresce em ritmo acelerado, é fundamental compreender todos os setores para realizar um planejamento efetivo para o próximo período.
Contexto da XP e primeiros testes da ferramenta
O planejamento começou no final de 2019, sendo que até então, conforme mencionado, a XP realizava as calibrações para o Fórum de Gente em uma planilha, sem um sistema próprio.
Realizar um processo de cerca de 2.500 pessoas desta forma pode ser bastante trabalhoso e confuso, e com o crescimento da empresa, a necessidade de um módulo exclusivo para essa etapa se tornou evidente. Ainda segundo André:
“É comum encontrarmos no mercado plataformas que ofereçam nine box, ou outras metodologias mais padronizadas para calibrar a performance das pessoas, mas nenhuma delas era “a nossa cara”, e atenderia nossa forma de fazer meritocracia. Foi aí que entramos em contato com a Mindsight para desenvolver um sistema que nos ajudaria a ganhar escala em um processo tão crítico.
A partir daí foi um desenvolvimento conjunto: diversas interações para chegar em um sistema que fosse ideal, isto é, nos dando a escala e segurança de informação que precisávamos, mas sem perder a essência e familiaridade que nossas lideranças já tinham com o processo original.”
Pensando em já ter o sistema pronto para a avaliação de desempenho seguinte, o processo foi acelerado e uma primeira versão de testes ficou pronta em menos de um mês. O novo módulo de calibração rodou bem logo no começo e a Mindsight conseguiu comprovar duas situações comuns:
1) Muitas informações podem se perder sem a centralização, o que dificulta a discussão, que é o foco nesses casos.
2) Outros dados podem ficar de fora e não serem considerados na discussão por não estarem devidamente inseridos no ecossistema de dados dos funcionários.
Em resumo, a calibração sem um sistema específico não ocorre sem erros. Com os módulos já testados, mais reuniões ocorreram entre a XP e a Mindsight para refinar o processo com alguns Business Partners da empresa de investimentos.
A avaliação de desempenho seguinte já ocorreu com cerca de 3.000 funcionários respondendo a pesquisa e o módulo de calibração rodou com sucesso. Atualmente, de acordo com André, o sistema tem fluído de forma positiva na empresa:
“Nos últimos 2 anos viemos melhorando e construindo em cima desse primeiro sistema, e hoje temos a versão mais robusta que já tivemos, mas nossa parceria continua, pois nossos processos evoluem junto com nossa empresa, e nosso sistema não pode ficar pra trás.”
Evolução e acompanhamento do SaaS
Uma das maiores vantagens de contratar um modelo Software as a Service (SaaS) é que o sistema evolui constantemente, porque ele é atualizado com frequência através dos feedbacks de todos que o utilizam.
As duas empresas mantêm uma rotina de reuniões frequentes através de uma squad quinzenal: a Mindsight conta com uma equipe de Costumer partners estruturada para manter um contato direto com todos os clientes.
Desta forma, foi possível identificar melhorias para utilizar o módulo desenvolvido em parceria com a XP com outros clientes, integrando na gama de produtos ofertados como um novo módulo já adaptado e testado.
O módulo de calibração passou por evoluções significativas nos últimos dois anos, assim como o sistema como um todo, acompanhando a evolução do processo e da empresa. Alguns exemplos são a adaptação para visão matricial e otimização usada na organização da forma como as informações são dispostas para os usuários.
Assim como o processo realizado, o sistema é uma ferramenta em melhoria contínua, e na Mindsight buscamos trazer cada vez mais inteligência e uma melhor experiência para cada usuário.
Desta forma, o módulo evita o erro humano e otimiza a tomada de decisão, afinando os resultados e diminuindo o tempo necessário para cada tarefa.
Processo com os gestores de RH
Atualmente, durante o ciclo de gente da XP e após a avaliação de desempenho semestral, os gestores recebem os dados através de relatórios bem estruturados, facilitando o processo.
Portanto, a solução desenvolvida foi capaz de otimizar todo o ciclo de gente, ganhando um tempo precioso para a discussão e facilitando a tomada de decisão de gente de maneira mais justa.
Como em outras práticas do RH, quando os responsáveis pela gestão de pessoas conseguem ter mais tempo para participar do planejamento e estratégia da organização, todos acabam ganhando.
O engajamento e satisfação da equipe sobe e consequentemente os resultados também, trabalhando de maneira positiva não só para a empresa, mas também para o bem-estar de todos.
Inovação com a Mindsight
Pode ser que a necessidade do seu RH hoje seja diferente dessa e que ao buscar no mercado uma empresa que te atenda, você não tenha encontrado. É aqui que entra a etapa dos nossos projetos personalizados. Se você tem uma dor específica no gerenciamento do seu capital humano a Mindsight pode te ajudar com isso!
Nós entendemos que são muitas as dores existentes quando falamos de gestão de pessoas, porque cada empresa enfrenta uma realidade diferente, e por isso estamos abertos para criar projetos em parceria com empresas que querem soluções inovadoras e inteligentes para a área.
Como no caso da XP, que enxergou a necessidade de expandir a forma como gerenciava as suas decisões sobre gente e por isso, ao não encontrarem uma solução no mercado, decidiram inovar em parceria com a Mindsight.
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