Um job analysis é um conjunto de procedimentos para identificar o conteúdo de uma função em termos de atividades envolvidas, habilidades e pré-requisitos que garantam performance. Também é conhecido como work analysis.
A Society of Human Resources Management – SHRM – completa dizendo que ele inclui a importância relativa das tarefas, qualificações necessárias e as condições de trabalho em que o job acontece.
Ou seja, o importante aqui é olhar para o trabalho em si e não para as pessoas. Os especialistas em psicologia organizacional Sanchez e Levine (2012) colocam que:
Antes de contratar pessoas, ofertar um salário, investir em treinamentos ou mensurar performance, é essencial primeiro entender e definir do que o trabalho se trata.
O autor ainda complementa: “Precisamos nos perguntar, quais são as principais tarefas? Quais habilidades são necessárias? Como o cargo em questão se encaixa nos objetivos organizacionais? O job analysis é uma etapa que precede toda e qualquer aplicação de psicologia na gestão de Recursos Humanos.”
Uma razão comum de turnover alto e performance baixa em determinados cargos ocorre devido a um job analysis mal feito.
Um forte indicador desse problema é quando mais de duas pessoas, que eram consideradas de alto potencial, passaram pela posição e não conseguiram entregar resultado. Normalmente o problema é a posição.
É por isso que preparamos este conteúdo para você. Nele você encontrará:
- Para que serve um job analysis?
- Quais são os tipos de job analysis?
- O que devo avaliar em um job analysis?
- Quais são os métodos de job analysis existentes?
- Como realizar um job analysis em 6 passos
- Usando os dados do seu job analysis no dia a dia
- Dica final para melhorar seu job analysis
1. Para que serve um job analysis?
Como dito anteriormente, um job analysis serve para combinar as tarefas demandadas com características humanas de uma posição. Assim, podemos entender melhor o comportamento esperado dos ocupantes daquela função.
A primeira grande saída é a análise em si. O simples fato de parar para pensar em quais conhecimentos, habilidades e aptidões são necessárias para uma determinada posição já ajuda a tomar melhores decisões sobre ela no futuro.
Além disso, com as descrições em mãos, você entende a criticidade de cada posição para a sua empresa, e assim direciona melhor o seu trabalho de EVP – Employee Value Proposition.
O job analysis ainda te gera uma série de insights, que podem ser usados para várias etapas de análise do colaborador na empresa. Entenda como os dados do job analysis podem te ajudar.
Pensando em Recrutamento e Seleção especificamente, a grande vantagem é que ele ajuda a criar quais deveriam ser as etapas do processo seletivo e o que deveria ser mensurado em cada uma dessas etapas. Assim, fica fácil saber como você deveria triar candidatos e quais etapas presenciais você deveria ter nessa posição.
2. Quais são os tipos de job analysis?
Existem dois tipos clássicos de job analysis: os orientados pelas tarefas e os orientados pelos trabalhadores. As diferentes abordagens te permitem diferentes resultados de acordo com seu objetivo principal.
Vamos entender um pouco mais sobre cada uma delas para que você possa escolher a que mais faz sentido para a sua empresa:
Orientação para tarefas
Uma análise orientada a tarefas tem como foco as atividades que são de fato envolvidas na performance da função.
Os pontos que devemos considerar nesse tipo de análise são:
- Deveres: quais são os procedimentos e atividades do dia a dia?
- Responsabilidades: dentre as operações da empresa como um todo, o que é responsabilidade dessa posição?
- Função: para que serve e com qual objetivo essa posição existe?
A partir desse entendimento, são construídas descrições de cada tarefa relativa a esse job, com indicações detalhadas e claras.
Em seguida, é feita uma classificação das tarefas dentro de algumas escalas como: importância, dificuldade, frequência e consequências do erro. Assim temos uma maior compreensão da posição.
Uma das técnicas mais clássicas de job analysis orientado a tarefas é o Function Job Analysis (FJA), em português, análise funcional do trabalho.
O FJA foi desenvolvido por Fine e Cronshaw em 1944. Ele trabalha com as seguintes escalas para cada elemento de descrição da função:
- Relação com dados (0 a 6)
- Relação com pessoas (0 a 8)
- Relação com outras tarefas (0 a 6)
Nessa escala, as pontuações mais baixas representam maior complexidade na relação. Geralmente são usadas pessoas que estão na função e são considerados especialistas para fazer a classificação.
O compilado final é utilizado para refletir sobre a complexidade do trabalho que está sendo executado. Assista o vídeo que descreve um pouco mais sobre o FJA:
A outra abordagem a seguir é orientada para os trabalhadores. Veja:
Orientação para trabalhadores
O job analysis é orientado ao trabalhador quando o objetivo é entender quais são as habilidades e características humanas necessárias para performance no trabalho.
Uma forma comum de classificar esses atributos humanos é de acordo com os KSAOs:
- K – Knowledge: Conhecimentos e informações necessárias para a função
- S – Skills: habilidades que se relacionam com a execução das atividades
- A – Abilities: aptidões relativamente estáveis do funcionário que levam à performance
- O – Other: outras características, como fatores de personalidade, que se conectam com a posição.
Normalmente a derivação dos KSAOs é feita a partir das tarefas mais importantes e frequentes da posição. Por isso o job analysis orientado para tarefas pode ser necessário de toda forma, antes de se voltar para a parte humana.
Para esse tipo de job analysis, uma metodologia comum é o chamado Fleishman Job Analysis System (F-JAS), que leva o nome do seu criador, Edwin A. Fleishman.
Sua abordagem partiu da análise de um grande conjunto de dados para descobrir características mínimas e comuns de KSAOs nas diferentes tarefas. Seu sistema possui 73 escalas específicas que medem três grandes áreas:
- Cognitiva
- Psicomotora
- Física
Leia mais sobre o F-JAS para aplicá-lo na sua empresa.
Já entendeu o tipo de job analysis que faz mais sentido na sua organização? Entenda a seguir o que você deve avaliar.
3. O que devo avaliar em um job analysis?
Como dito anteriormente, o que será avaliado em um job analysis depende diretamente do seu objetivo com a análise, mas é sempre interessante ter uma visão geral, por isso listamos todas as possibilidades para você:
- Conhecimento (knowledge), habilidades (skills), aptidões (abilitys) e outras características (other) necessários – KSAOs
- Atividades e comportamentos de trabalho
- Interações com outras pessoas (internas e externas)
- Padrões de performance
- Orçamento e impacto financeiro da posição
- Ferramentas e equipamentos utilizados
- Condições de trabalho no geral
- Direcionamento fornecido e recebido.
O vídeo a seguir explica de forma interativa um pouco mais sobre a abrangência do job analysis:
Já fez a listinha de tudo que você deseja avaliar na análise dos jobs da sua empresa? Vamos falar agora dos métodos para análise do trabalho.
4. Quais são os métodos de job analysis existentes?
Parece fácil, mas entender no detalhe as tarefas de cada função não é tão simples assim. Para realizar um job analysis realmente bom precisamos coletar informações diretas e indiretas sobre o trabalho.
No primeiro caso, questionar as pessoas mais experientes e de melhor performance é um bom caminho inicial. Para a forma indireta, você precisará observar o trabalho.
Abaixo abordaremos algumas formas de mapeamento. Você deve escolher a que mais faz sentido para o contexto da sua empresa:
a) Questionário aberto
Uma das opções mais utilizadas é a criação de um questionário aberto, ou seja, onde as perguntas não têm alternativas claras. Ele funciona bem para coleta de KSAOs (conhecimentos, habilidades, aptidões e outros) necessários para executar a função.
Uma vez criado, envie o questionário para pessoas que executam a atividade ou gestores. Pode ser apenas da empresa que você trabalha ou de empresas diferentes, dependendo da posição.
Assim que você obter as respostas, basta interpretá-las e traduzi-las para descrição do job.
b) Questionário estruturado
Um questionário mais avançado tem perguntas específicas para determinar a frequência com que cada tarefa é realizada, a importância de cada uma delas na função e quais são as habilidades necessárias para realizá-las.
Ele é mais difícil de estruturar e pode inclusive ser feito a partir das informações iniciais de um questionário aberto. É uma forma eficiente de definir um trabalho de forma objetiva.
Para te ajudar, temos um exemplo de questionário estruturado.
c) Entrevista
A partir de perguntas predeterminadas, um entrevistador do RH levanta informações da função sobre os KSAOs necessários com pessoas que executam a atividade.
Se você tem contato fácil com as pessoas que executam a função, esse é um dos melhores caminhos pra seguir.
d) Observação
É o método mais realista, pois o observador tem uma visão objetiva do que acontece no dia a dia da função. Consiste em observar funcionários da posição em ação durante o cotidiano.
Funciona melhor para funções de produção no geral, mas de qualquer forma, se você quiser realmente fazer um job analysis bem feito, você deveria observar a função.
e) Diário ou Registro de trabalho
Esse método necessita de mais ajuda dos funcionários e mais análise do RH, mas é bastante usado em fábricas e operações mais estruturadas.
As pessoas que executam a função analisada registram em um diário ou log todas as atividades exercidas, a frequência e o tempo necessário.
O volume de informações ao final é enorme e necessita de muito comprometimento para manter o log em dia, mas pode ser uma das formas mais precisas de realizar o job analysis.
f) Entrevista de evento comportamental
Este é um método diferente da entrevista simples porque não se concentra só na avaliação de tarefas, deveres e responsabilidades.
São definidas áreas críticas para os negócios e estratégia da organização. São feitos painéis com especialistas da função, e um facilitador guia uma entrevista em grupo para obter exemplos práticos de comportamentos no trabalho.
O facilitador então desenvolve descrições detalhadas e o RH propõe KSAOs, que também são validados nesse mesmo painel. Por fim, o RH identifica padrões de desempenho para cada função.
Tendo um entendimento claro dos métodos e de qual é o seu objetivo com o job analysis, que tal colocar em prática?
5. Como realizar um job analysis em 6 passos
Entenda em seis passos práticos como de fato colocar o seu job analysis em prática:
I) Decida para que você utilizará a informação. Como explicado na seção sobre os tipos de job analysis existentes, cada metodologia serve para um objetivo. Se a sua finalidade é mais ligada à seleção, entrevistas qualitativas podem ser um bom método. Se você quer algo mais numérico para uso interno, questionários e escalas funcionam melhor.
II) Revise dados já existentes. Se a sua organização já possui um job description, você pode partir dele como base. Outras informações relevantes são organogramas da empresa, estrutura hierárquica e mapa de processos. Eles ajudam a entender onde a posição se encaixa na estrutura e quais são os relacionamentos entre áreas.
III) Selecione posições importantes. Muitas funções são parecidas e nem todas são o coração do seu negócio. Entenda o que é mais estratégico para direcionar os seus esforços.
IV) Realize a análise a partir da coleta de dados. Lembre-se do que você pode avaliar no job analysis e de quais são os métodos existentes. Para sua análise ficar bem completa, utilize mais de um método.
V) Valide o seu job analysis. Revise sempre com as pessoas que ocupam a posição e os gestores. A validação te assegura que a análise está correta e cria um alinhamento com a empresa em relação ao que é o job.
VI) Desenvolva a descrição e a especificação do trabalho. Essas são duas saídas importantes do seu job analysis. A descrição é uma declaração escrita das atividades e responsabilidades da posição, além de condições do ambiente. Já a especificação resume as qualidades, perfil, habilidades e pré-requisitos do cargo. Podem ser feitos separados ou juntos.
Se você já conseguiu realizar um bom job analysis, não pare por aí! Vá além e use os dados para tornar o seu RH mais estratégico.
6. Usando os dados do job analysis no dia a dia
Você não pode parar por aqui! O trabalho de executar um job analysis completo não serve apenas para te gerar um documento estático. Você pode e deve utilizar os dados gerados no dia a dia. Vamos te explicar alguns usos:
Recrutamento e Seleção
Como o job analysis te fornece a descrição dos detalhes da funções e das características humanas necessárias para a performance, você pode utilizá-la como guia para os seus critérios de recrutamento e seleção.
Compensação
Decisões de compensação (salário e bônus) geralmente envolvem as habilidades necessárias, nível educacional, nível de responsabilidade da posição, complexidade do cargo, entre outros.
Todos esses fatores podem ser encontrados em um job analysis bem feito. Logo, ele vai ajudar a entender o valor relativo do trabalho, que é crucial para decisões de compensação.
Avaliação de Performance
A avaliação de performance dos funcionários atuais deveria ser baseada na performance esperada de cada função. Logo, pode ser usado o job analysis para ajudar na determinação dessas atividades e padrões.
Treinamento
Como o job analysis define os pré-requisitos de habilidades da função, pode ser criado um plano de treinamento para cada posição, ou conjunto de posições, a partir dessas informações.
Descobrir tarefas sem responsáveis
Depois de fazer o job analysis completo de uma unidade de produção ou de uma área de operação completa, você pode cruzar as atividades dessa área com as atividades de todas as posições que fazem parte dela.
Assim, ficará claro quando existir algo que é de responsabilidade do grupo, mas não existe ninguém específico designado para realizá-la.
Compliance
Um job analysis bem feito pode te ajudar na justificativa de seleção e mesmo demissão de pessoas, evitando problemas mais tarde para sua organização.
7. Dica final para melhorar seu job analysis
Uma dica final, e nem de longe menos importante, é fazer uma visita ao website O*NET
A plataforma O*NET é a principal fonte de informações profissionais dos Estados Unidos da América. Ela é muito útil e pode ser usada como um ponto de partida para fazer um job analysis.
A base de dados O*NET contém centenas de descrições padronizadas e específicas sobre quase 1.000 profissões, cobrindo toda a economia dos EUA. O banco de dados é disponível gratuitamente ao público e atualizado continuamente a partir da contribuição de uma ampla rede de stakeholders.
