People Analytics no RH é uma tendência crescente na gestão de desempenho e de talentos, além de estar cada vez mais presente nos processos de recrutamento e seleção. Inúmeras organizações que ainda estão de fora têm se planejado para implementar um programa de People Analytics em sua estrutura.
A prática, como você já deve saber, tem como ideal reunir e analisar dados da força de trabalho para conduzir uma melhor tomada de decisão.
E por que você já deveria saber isso? Porque, afinal, este post não é o primeiro sobre People Analytics no RH. Na verdade, já fizemos dois textos sobre o assunto, e ainda teremos mais um, a ser postado em breve. Quer ler esses textos? Então, basta acessar os links abaixo:
- People Analytics: conceitos, origem e tipos
- Uma visão geral sobre o tema
- Por que vale a pena usar People Analytics no RH?
A seguir, vamos dar umas dicas de como começar a estruturar o People Analytics na sua empresa. Fizemos um guia simples e fácil, para que você consiga entrar de uma vez por todas pôr em prática essa técnica tão importante nos dias de hoje. Vamos lá então?
1. Veja se sua organização está preparada para implementar o People Analytics
People Analytics no RH tem poder de impactar significativamente o sucesso organizacional. Porém, uma ferramenta é tão proveitosa quanto as pessoas que a utilizam! Se sua organização não está totalmente preparada para fazer uma mudança desse porte, provavelmente ainda não é a hora de entrar de cabeça na empreitada.
Então, antes de pensar em investir numa plataforma de análise, talvez seja melhor averiguar as condições reais da sua empresa, principalmente, a sua cultura organizacional.
Mapear quais os valores, crenças e comportamentos que a organização prioriza. E orientá-los para a ideia de uma empresa mais moderna, atenta às transformações da sociedade e do tratamento social no trabalho.
E sabe por quê?
Porque a análise de pessoas e o planejamento da força de trabalho têm menos a ver com ferramentas sofisticadas, tecnologia, estatísticas, inteligência artificial e ciência de dados do que nós pensamos.
Quando se trata da aplicação de uma prática de análises, como o People Analytics, há muito mais de gerenciamento de mudanças e atenção às pessoas do que qualquer outra coisa.
Portanto, talvez você precise preparar o terreno e gastar mais um ou dois meses incentivando a mudança e orientando seus funcionários. Precisa mostrar a eles que esta é uma prática extremamente benéfica à organização e a eles próprios, pois vai ajudá-los a se desenvolverem mais rápido e galgarem posições de destaque em menos tempo.
2. Descreva os objetivos e impactos que você deseja alcançar com o People Analytics no RH
Para Benjamin Borchorst, gerente de engajamento da Implement Consulting Group, a etapa mais importante para se começar com a análise de pessoas é decidir qual é seu objetivo final.
Eu definitivamente descobriria aonde quero ir primeiro. Depois, você pode decidir sobre a maneira mais inteligente de fazer isso.
No Implement Consulting Group, a equipe inicia cada projeto criando o que eles chamam de “caso de impacto”. Isso detalha a meta, as pessoas que ela afetará e vários marcos que eles precisarão atingir ao longo do caminho.
Faça perguntas como:
- O que queremos alcançar?
- Quem são nossos stakeholders?
- Quem são nossos clientes?
- Qual é a nossa grande visão?
- Onde estamos daqui a um ano?
- Onde estaremos daqui a três anos?
- Se tudo der certo, o que nos colocará nas primeiras páginas do Estadão ou da revista Exame?
Se você não tem certeza por onde começar, Josh Bersin, fundador da Bersin, Deloitte Consulting LLP, recomenda tentar resolver aquilo que considera “os maiores problemas que sua empresa está enfrentando“.
Por exemplo, se a sua organização estiver recebendo muitos comentários negativos dos clientes, seu primeiro projeto pode ser avaliar a ligação entre a satisfação do cliente e os dados de envolvimento do funcionário.
Se encontrar uma correlação forte, poderá se concentrar na identificação dos principais motivadores de engajamento e na construção de iniciativas estratégicas para engajar sua força de trabalho.
Ao considerar qual será seu objetivo, não se limite a resultados facilmente alcançáveis. Benjamin acredita que é bom ter metas ambiciosas, contanto que você possa imaginar meios viáveis para alcançá-las.
No exemplo acima, você poderia definir a meta de aumentar alguns indicadores de RH, como a pontuação líquida do promotor (NPS) de sua empresa até o final do ano, uma vez que este é um forte indicador de satisfação do cliente.
3. Contratar profissionais adequados para realizar a mudança
Após tomada a decisão de mudar a área, o gestor ou a mesa diretora sempre se pega questionando: quem contratar para estruturar People Analytics no RH? Um estatístico, um psicólogo organizacional? Ou algum outro profissional?
Podemos dizer por experiência própria e observação de casos de clientes que ambos são importantes, tanto o estatístico quanto o psicólogo. Na verdade, eles não funcionam sozinho quando estamos falando de People Analytics no RH.
Se você contratar alguém para a equipe que entenda de modelo estatísticos, linguagem de programação e outros, é profundamente necessário que se tenha alguém que entenda do funcionamento dos processos de gestão de pessoas para direcionar as entradas de dados.
E o contrário também é verdadeiro. Se você colocar alguém experiente em processos de recursos humanos para estruturar People Analytics no RH, é melhor que a pessoa esteja disposta a aprender sobre estatística e programação, e tenha naturalmente um perfil analítico.
Desse modo, tente unir o melhor dos dois mundos para começar a transformação. O caminho não será tão curto, e é bom que seu departamento esteja munido com profissionais competentes e adequados para orientar seus funcionários (e até mesmo orientar você) às novas mudanças.
4. Tenha em mãos as ferramentas adequadas
Certamente sua organização conta com um sistema de RH. Quer dizer, pelo menos um! Porque em geral nossa área usa vários sistemas ao mesmo tempo, espalhando dados e descentralizando o controle e o gerenciamento. Por exemplo, sistemas como estes:
- Folha de pagamento
- Gestão de desempenho
- Applicant Tracking System (ATS)
- Learning Management System (LMS)
- Clima e engajamento
- Compensation
Agora, imagine que você precisa de dados de todos esses sistemas! É um pesadelo para qualquer gestor reunir dados de fontes tão diversas assim, sobretudo se elas possuem, cada uma a sua maneira, uma formatação diferente.
Então, a primeira coisa que você precisa garantir é que esses softwares te forneçam os dados com consistência. Saiba que não é necessário ter todos os sistemas para começar a estruturar People Analytics no RH.
Por exemplo, com os dados da folha de pagamento (que podem ser obtidos com a contabilidade, caso você não use folha) já dá para fazer bastante coisa. Claro que se sua organização também contar com outros tipos de dados, como de um ATS, um sistema de performance e um de clima, a análise vai ficando cada vez mais assertiva.
De qualquer forma, tenha em mente as seguintes características quando for escolher seus fornecedores de softwares:
histórico dos dados
Avalie a longevidade dos dados, ou seja, a sua duração no software. Isso porque alguns sistemas podem simplesmente excluí-los de tempos em tempos, não os armazenando na medida em que seriam necessários para análises futuras. Um histórico é sempre bem-vindo, sobretudo quando as metas são mais longevas (por exemplo, seis meses ou um ano).
Essa eliminação regular de dados não é exatamente um problema, desde que o tempo seja razoável o suficiente para que você registre e armazene os seus dados num outro subsistema de controle.
Integridade das informações
Infelizmente, nem todas as empresas de softwares se preocupam com o armazenamento correto de dados. Já vimos casos em que dados de uma empresa são confundidos com a base de outra e isso é bastante crítico. Investigue ao máximo para garantir a sua segurança!
Estruturação e exportação ou API
É importante (quase fundamental) que o sistema facilite o cruzamento de dados, permitindo a sua retirada sem maiores transtornos. Ainda mais quando há muitos outros sistemas operando ao mesmo tempo. E, como sabemos, integração é a base dos processos de gestão atuais.
Uma opção pode ser via API (Application Programming Interface) do fornecedor, que permite integração com algum sistema macro, funcionando como uma camada agregadora de todos os demais sistemas. Caso o fornecedor não tenha essa opção, você pode trabalhar com exportações scripts para transformar dados de uma planilha do Excel.
5. Encontre aqueles que servirão de referências para os dados
Convencer a equipe de liderança da sua empresa a empreender um projeto de People Analytics nem sempre é fácil. Construir uma cultura baseada em dados requer uma mudança organizacional completa e, como acabamos de mencionar, um plano de gerenciamento de mudanças.
Identificar os “campeões de dados” em sua organização pode ajudá-lo a prosseguir nessa mudança.
- Existem gerentes em outros departamentos que investiram em análise e tecnologia?
- Alguém na diretoria fica lamentando que sua força de trabalho não é tão eficiente quanto deveria ser?
- Você tem um líder financeiro com foco em dados que pode ajudá-lo a calcular o valor de investir em uma solução analítica?
Encontrar essas referências de dados internamente é uma maneira a construir seu caso de negócios e navegar pela mudança organizacional necessária. É a melhor forma de colocar em prática o People Analytics no RH.
6. Defina as perguntas certas para implementar o People Analytics no RH
Saiba desde já que sem questões estratégicas relevantes a análise de pessoas é um meio sem fim. Na verdade, o People Analytics em si não é um fim, mas um meio! O fim é evoluir aqueles processos fundamentais (processos-chave) da gestão de pessoas para agregar valor a organização.
Embora você ainda possa obter informações sobre a sua organização sem perguntas claramente definidas, você não verá o mesmo nível de impacto e de mudança organizacional dentro do tempo esperado.
Para começar, dê uma olhada em seus objetivos gerais do negócio. Determine como o RH e sua força de trabalho se encaixam nessas metas. Em seguida, analise os tipos de perguntas que você gostaria de responder. Por exemplo:
- Quais dos nossos grandes talentos têm maior probabilidade de sair da empresa? (Aliás, como está a nossa taxa de rotatividade?)
- Como performance e compensação salarial se correlacionam dentro de uma área de vendas?
- Quais dos nossos programas de recrutamento são mais eficientes e têm mais sucesso?
Esse tipo de brainstorming é fundamental na hora de acertar as diretrizes do seu quadro de mudanças.
7. Integre os dados
Com os seus problemas e questionamentos em mãos, é hora de estruturar os dados do People Analytics no RH. Com base nas suas perguntas, levante todos os dados que poderiam se relacionar com elas. Falamos acima de alguns softwares que podem te fornecer essas informações, mas sinta-se livre para ir além.
Faça um brainstorming com todas as possibilidades de informações que possam afetar o seu problema em questão. Já tivemos contato com um caso em que o local onde a pessoa morava afetava o turnover, por exemplo, pois a distância do escritório era desanimadora para a equipe.
Em seguida, defina algum tipo de “informação padrão” que conecte todas as informações. Por exemplo, o e-mail corporativo ou o CPF. Assim, quando você processar as informações, terá uma forma de cruzá-las.
8. Crie modelos estatísticos
Para criar um modelo estatístico, talvez você precise de alguns conhecimentos de estatística e linguagens de programação. Existem modelo criados com vários tipos de análise. Por exemplo: regressão linear, análise de clusters, análise fatorial, regressão logística, k-means, entre outras.
É importante que você conheça os conceitos dos modelos e como aplicá-los, para que possa testar diferentes formas de processar os dados e entender a que está gerando mais aprendizados.
Nesse momento, talvez você possa pedir auxílio ao profissional de estatística contratado para implementar o People Analytics no seu departamento. Como dissemos, ele é um agente importante nessa transformação, e sempre será acionado quando questões mais técnicas forem requisitadas.
Mas não se preocupe! Nossa equipe também preparou um e-book bem completo de People Analytics, contendo vários conceitos básicos de estatística para quem está começando. Se quiser baixar, ele poderá ser acessado aqui mesmo neste texto [a ser publicado em breve.
9. Plano de ação e feedback
Agora que já está tudo preparado, todos os modelos estão criados e o People Analytics no RH já está pronto para ser implementado, só falta o último passo: partir para o plano de ação e realizar feedbacks regulares, disponibilizando os dados e fazendo as informações circularem.
Ou seja, chegou a aguardada fase da execução! Quando tudo será posto em prática e o seu modelo será testado. Aliás, é nesta etapa que descobrimos se tudo está saindo conforme planejado ou se ajustes serão necessários. Portanto, não tenha medo de voltar ao modelo e alterar ou criar processos novos.
Em seguida, é de suma importância que os gestores transmitam os dados do People Analytics. Mostrem aos seus funcionários de forma clara e objetiva, procurando aquilo que é mais útil para o desenvolvimento deles e do departamento.
Afinal, saber orientar sua equipe é dever de todo líder. E a implementação do People Analytics vem com o intuito de melhorar sua liderança.
Então, se já estiver preparado para as transformações que mudarão por completo o seu departamento e a sua organização, mãos à obra!
Todos têm a ganhar.
Não deixe de conferir os outros textos sobre People Analytics. E para saber mais sobre os nossos produtos, entre em contato conosco. Nosso time está sempre à disposição para atendê-lo.
