PEOPLE ANALYTICS 101

Se um dos principais objetivos do RH é reter funcionários que performam na empresa, imagine um cenário em que o setor seja capaz de prever quando os colaboradores têm intenção de pedir demissão e possa identificar as questões que os incomodam antes de se tornarem problemas?

Essa é a realidade de um RH orientado a dados. Essa capacidade analítica faz com que o setor se torne preditivo de verdade, antecipando os principais dilemas envolvendo a gestão de pessoas.

O RH pode ajudar a empresa a performar mais quando está amparado por dados que ajudam a mensurar, desenvolver e aprimorar o desempenho dos funcionários, melhorando assim, os resultados da empresa.

Pensando nisso, montamos esse conteúdo que servirá como um guia para você entender o que é um RH orientado a dados e como você deve começar a estruturar isso na sua empresa.

Não é incomum encontrar artigos na internet listando os quatro principais passos para ser um RH orientado a dados, mas essas etapas dizem pouco sobre o verdadeiro trabalho por trás desses estágios. 

Geralmente essas quatro fases são separadas entre reunir dados, separar métricas, relacionar dados e finalizar com análises preditivas, mas o que isso significa, de fato, para o gestor que está em busca de ser um RH orientado a dados? 

Historicamente, a área de recursos humanos registra e armazena os dados de todos os funcionários que fizeram e fazem parte da empresa, e não muito tempo atrás esses registros eram em papel e guardados em um arquivo físico, que foi ficando esquecido e obsoleto. 

Com o passar do tempo e a modernização dos processos de recrutamento e seleção, essa papelada diminuiu consideravelmente e deu lugar ao arquivo digital, muito mais prático para os recrutadores. 

Porém, tratando-se de gestão de pessoas, as informações não ficam restritas somente ao processo seletivo, já que todo funcionário passa pelo processo de treinamento, desenvolvimento, avaliação de performance… tudo isso também gera dados que devem ser usados no gerenciamento do capital humano.  

Então o RH continuou a coletar e armazenar dados, e em alguns casos, realizar análises em certo nível, mas com o tempo, fica difícil manter o controle dessas informações e ainda mais difícil ter uma ampla visão do todo. 

No final do dia, o RH coleta, armazena e analisa os dados de gente, mas de forma superficial e por vezes despadronizada, resultando em poucos insights significativos de verdade para melhorar os resultados da empresa. 

No caso de estudar esses dados de maneira isolada ou sem a ajuda de um sistema integrado que une metodologia e inteligência, o controle dessas informações se perde com o tempo, impossibilitando que análises de gente seguras e efetivas sejam realizadas. 

Sendo assim, artigos que mostram como ser um RH orientado a dados em poucos – e simples – passos se mostram impraticáveis no dia a dia do setor, porque a realidade da situação é bem diferente. 

Quais dados? 

Muito se fala da infinidade dos dados hoje possíveis de serem utilizados, mas o que sabemos é que a maior parte deles não explica praticamente nada. 

Assim sendo, a intencionalidade em quais dados se busca coletar, baseado em método e fundamento é a principal prática que uma área de RH poderia tomar para ser verdadeiramente orientado a dados.  

A diferença de validade de diferentes informações em relação a predição de indicadores finalísticos do RH (performance, retenção de talentos e engajamento) é brutal e tende a ser muito mais eficaz do que a técnica estatística utilizada posteriormente no processamento destes dados. 

Ou seja, a máxima de software contínua: “garbage in, garbage out”. Repetindo, intencionalidade e método são fundamentais. 

Por exemplo: em processos seletivos muito se fala que o importante são “candidatos qualificados”, e não apenas volume de candidatos, o que é verdade. Aí a pergunta surge: “o que é um candidato qualificado?” 

De acordo com vários estudos (eg Hunter and Hunter e uma versão atualizada em Hacket, Lievens, etc.) e já muito aceito na psicologia organizacional como um todo, os melhores preditores de performance (pressupondo que um candidato qualificado é aquele que se torna um funcionário produtivo e de alta performance) é uma combinação de assessments psicométricos e entrevistas estruturadas. 

Assim sendo, a organização deveria ter uma estratégia de coleta de assessments no processo seletivo na etapa de triagem (permitindo a definição de candidato qualificado logo na entrada). 

Além disso, também ter uma estratégia de scores de entrevistas estruturadas ao longo do processo (permitindo um refinamento do que seria um candidato qualificado). 

Tendo assim, informações significativas que vão permitir o acompanhamento, refinamento e melhora das práticas de gestão de pessoas, visando um maior resultado para a organização, que é a essência de um RH orientado a dados.  

Como? 

Apesar do avanço da digitalização ter facilitado o processo de coleta de dados, muitos desafios se mantêm, principalmente quanto ao acesso destes; afinal, os dados existirem, mas não poderem ser trabalhados é o mesmo que não terem sido coletados.  

A grande revolução da digitalização acontece no aumento do uso de software pelas empresas, principalmente com a vinda em massa de várias soluções SaaS, especialmente a partir da segunda parte da década de 2010. 

Entretanto, o acesso a esses dados acontece por basicamente três vias: 

Primeiro, através de exportações providas pelo próprio software, em que tabelas são baixadas (geralmente em formato csv ou json) e a partir dos quais um analista pode realizar tarefas mais complexas. 

A segunda maneira ocorre por via de Application Programming Interface (APIs), que são um conjunto de diretrizes que viabiliza a comunicação e troca de informações entre diferentes plataformas. 

As APIs geralmente são limitadas em termos de abrangência, pois sua função principal é permitir operações no software através de outros sistemas ou scripts, e não prover a maior quantidade de dados possível. 

Por fim, a terceira maneira é quando o acesso pode ser realizado dentro do próprio software, em que o dado geralmente é mostrado em tabelas e gráficos. 

Para o analista de dados, o primeiro formato costuma ser o melhor, dando liberdade de análise e volume de dados. O segundo (APIs), costuma ser relevante quando se necessita de atualizações em tempo real em aplicações externas ou quando o dado possui uma ação de volta no sistema de origem (exemplo, quando um funcionário é admitido na empresa e a criação de seu login ocorre de maneira automática). 

Por fim, o terceiro (o provido pelo próprio software) é o uso mais comum e mais amplamente utilizado pelos RHs.  

Além do acesso ao dado em si, tem-se como responsabilidade do software o formato de armazenamento do dado, que pode ser algo bruto e essencial, por exemplo, ou já processado. 

Muitas vezes perde-se muita informação e análises são inviabilizadas em virtude de atalhos para corte de custos de armazenamento ou simplesmente orientações ideológicas do desenvolvedor. 

Assim sendo, um dos passos mais importantes na utilização de dados do RH é a escolha dos fornecedores de software, principalmente pelo ponto de vista de dados. 

Normalmente este é um ponto de vista ignorado no processo de compra destas ferramentas, com o usuário focando em alguns atributos de interface e algumas features que muitas vezes são subutilizadas ou nem chegam a ser usadas.

Integrações de sistemas são possíveis, mas na maior parte das vezes acessíveis a usuários com bastante orçamento e paciência, pois geralmente demoram, são caras para manter e o alcance do que é possível fazer é menor do que o vislumbrado no início. 

Qualidade dos dados coletados 

Por isso a escolha do software de RH precisa ser estudada do ponto de vista dos dados, porque é isso que vai possibilitar que as dores do setor sejam resolvidas a partir do sistema. 

Isso porque quando se tem uma grande quantidade de dados disponível, mas pouca familiaridade com análises correlacionadas, pode ser difícil decidir qual sistema é o mais indicado para o seu RH. 

Como dito acima, algumas características não tão relevantes dos sistemas podem ofuscar o que de fato importa dentro das análises de gente, o que seria, portanto, contraproducente para o nível de análises que você deseja atingir. 

Um bom sistema vai oferecer modernidade, acessibilidade e inteligência para assegurar a qualidade dos dados coletados, fornecendo um retrato atual da empresa. 

Sabendo agora quais dados devem ser coletados e qual a melhor maneira de fazer isso, vamos entender como isso funciona ao longo do ciclo de gente e quais análises você pode realizar a partir disso.

Atração e seleção de candidatos

A atração de talentos começa antes da publicação da vaga, através da estruturação de alguns pontos chave dentro da empresa, como por exemplo, cultura organizacional, employer branding e Employee Value Proposition (EVP).

Além da vaga, candidatos também são atraídos para o processo seletivo se a empresa tiver uma cultura organizacional bem definida, porque eles enxergam vantagens em fazer parte da instituição justamente pelos valores pelos quais ela é reconhecida.

A cultura da empresa é estabelecida por meio do mapeamento cultural, e para mapeá-la, é necessário saber quais padrões já existem atualmente e que possibilite a comparação entre posicionamento, objetivos e estratégia da organização.

Um dos testes psicométricos desenvolvidos pela Mindsight é baseado na metodologia “Organizational culture profile” (OCP), desenvolvida em 1991 por O’Reilly, Chatman & Caldwell, que defende que os funcionários devem compartilhar os mesmos ideais e valores com a empresa em que trabalham.

Para isso, é aplicado um questionário com 33 frases sobre estilos de trabalho, que devem ser ranqueados pelos funcionários considerados modelos na instituição, desta forma, sabemos quais são os comportamentos mais valorizados por esse grupo.

Essas frases são divididas nas seguintes categorias:

• Inovação
• Estabilidade
• Solidariedade  
• Competitividade 
• Responsabilidade Social    
• Ênfase em Recompensas  
• Orientação para o Desempenho  

É com esse resultado que chegamos à cultura organizacional da empresa, e a instituição que não tem sua cultura mapeada está destinada a cometer erros logo no recrutamento e seleção.

Isso será visto no decorrer do tempo, com baixa performance, divergências culturais e early turnover, por exemplo.

Esse teste também é aplicado no processo seletivo, e o recrutador pode triar os candidatos a partir de uma nota de fit cultural, garantindo que todos os que passem para as outras fases tenham alinhamento mínimo com os valores organizacionais.

Essa nota de fit cultural também está diretamente ligada com os futuros indicadores de engajamento e retenção de funcionários, além disso, os algoritmos de inteligência artificial dos testes são totalmente personalizáveis para cada empresa, que através de gabarito próprio, garantem diferenciação entre os processos seletivos.

A aplicação do teste de fit cultural no processo seletivo é fortemente aconselhável por sua alta escalabilidade e ter sua validade já comprovada na predição de performance dos funcionários.

Além disso, levando em consideração que a triagem de currículos demanda demais do recrutador, aplicando a bateria de testes psicométricos nessa etapa, o RH elimina entrevistas desnecessárias, reduzindo o tempo de preenchimento da vaga.

E para ajudar com a atração de talentos, o RH pode contar com uma ferramenta desenvolvida para este fim, como o Applicant Tracking System, popularmente conhecido como ATS, para rastreamento de candidatos e gerenciamento de vagas.

Um bom ATS também vai integrar os assessments à ferramenta, facilitando a análise do perfil dos candidatos, como por exemplo: estilo de trabalho, pontos fortes e fracos, motivações, fit cultural, personalidade, entre outros.

É possível encontrar uma infinidade de ferramentas que vão ajudar o RH no processo seletivo, mas a maioria delas está distante do objetivo principal desse tipo de sistema, que é o de contratar a pessoa certa para a vaga.

Isso porque o grande volume de candidaturas recebidas, sem uma metodologia e organização por trás do sistema, além da dificuldade de manuseio ou ineficiência da plataforma, acabam por afastar ainda mais os candidatos.

O motivo pelo qual os processos seletivos contam com uma inteligência artificial por trás da ferramenta, além da otimização e automação dos processos, é com o intuito de diminuir ou eliminar os vieses inconscientes na contratação, o que contribui para seleções mais justas.

Uma ferramenta ruim pode mais prejudicar a sua estratégia de recrutamento do que ajudar, pois não é incomum encontrarmos uma grande quantidade de candidatos reclamando das plataformas usadas atualmente no processo seletivo.

Por isso que você deve usar um ATS desenvolvido para o RH encontrar a pessoa certa para a vaga, mas que também garanta uma boa experiência do candidato.

Outro ponto positivo é a facilidade de dar retorno sobre o andamento da vaga dentro da ferramenta, sendo possível oferecer feedbacks consistentes para os candidatos, levando mais transparência para seus processos seletivos, além de contribuir para uma experiência positiva.

Identificar quais métricas serão analisadas pelo RH é uma etapa importante que um RH que deseja ser orientado a dados não pode negligenciar, mas é isso que vemos acontecendo na maioria dos casos.

Logo, quanto antes você incorporar a coleta e análises de dados dos seus funcionários, mais eficiente será o gerenciamento da empresa.

Existem ainda outras métricas que podemos avaliar durante a atração de candidatos e Recrutamento e Seleção, como por exemplo:

• Número de inscritos nas vagas divulgadas
• Número de indicações
• Taxa e engajamento no funil de atração
• % de aceite de propostas
• Reputação da marca empregadora 
• Exposição da marca empregadora
• Custo por contratação
• Custo da rotatividade
• SLA da vaga
• Custo de RH por funcionário
• Dados demográficos
• Qualidade do primeiro ano
• Satisfação (NPS) do candidato/gestor
• Taxa de desistência na aplicação da vaga
• Percentual de recusa de proposta para cargos de liderança/ gerência
• Taxa de Early turnover
• Taxa de retenção de talentos
• Custos com absenteísmo
• Afastamento por doença
• Custo com despesas operacionais
• Custo de assistência médica por funcionário
• Funcionários temporários
• Turnover voluntário e involuntário
• Diversidade, equidade e inclusão
• Índice de inclusão

“Se você não pode medir, não pode gerenciar”, conforme dito pelo escritor Peter Drucker, considerado pai da administração moderna.

Portanto, as métricas e indicadores que você acompanhar durante o recrutamento e seleção vão ditar o sucesso das suas futuras contratações e esses novos contratados vão ter mais resultados positivos de performance.

Onboarding

O onboarding é outro momento em que conseguimos dados sobre a satisfação do novo contratado e do gestor, além disso, também avaliamos como foi a integração do funcionário, a velocidade de absorção das informações e sua produtividade nesse período.

Esse processo de integração molda a experiência do funcionário no restante da sua experiência na empresa, já que um processo de onboarding malsucedido pode ocasionar em turnover precoce.

Algumas métricas que podemos olhar durante o processo de onboarding são:

• Feedbacks
• Experiência dos 90 dias
• Tempo de produtividade
• Taxa de conclusão do treinamento
• Rotatividade de novas contratações
• Custo até o nível de profundidade ideal
• Limite de retenção dos novos contratados
• Satisfação com o processo de onboarding (eNPS)

Apurar essas informações durante e depois do onboarding comprova que o RH está preparando suas novas contratações para uma jornada bem-sucedida dentro da organização.

O onboarding também é o primeiro passo para que os novos contratados se sintam bem-vindos e a partir disso, desenvolvam o sentimento de pertencimento e formem laços com seus colegas de trabalho.

Tudo isso contribui efetivamente para o clima organizacional e a satisfação dos colaboradores (eNPS), afinal, toda empresa deseja que seus funcionários se sintam bem em fazer parte da empresa, porque funcionários desmotivados param de performar e em pouco tempo vão contribuir para o aumento da taxa de turnover.

E a rotatividade de funcionários recém-contratados (Early turnover) significa erro de contratação, isso também significa que a empresa terá mais gastos com desligamento, publicação de uma nova vaga, despesas com contratação e treinamento.

Para que isso não aconteça – ou pelo menos não tão cedo – o processo de recrutamento e seleção deve ser o mais efetivo possível, seguido de um onboarding em que o funcionário se sentirá acolhido pela empresa e entenderá o seu papel dentro dos objetivos da organização.

Gestão de desempenho

O ciclo de gestão de performance do funcionário é a principal forma da empresa acompanhar o desenvolvimento das equipes e sem ela, fica difícil compreender se o desempenho dos colaboradores está indo ao encontro dos objetivos da organização.

A Matriz Nine Box é a metodologia usada pela Mindsight para categorizar os funcionários de acordo com o seu desempenho e potencial, atuando de modo a intensificar o potencial dos high performers e criar planos de ação para desenvolvimento de low performers.

Na avaliação de desempenho, que pode ser de 90, 180 e 360 graus, você terá uma visão melhor sobre a performance de cada colaborador.

Para que você consiga ter os melhores insights e análises sobre performance dos funcionários, usar um sistema customizável é a melhor opção para que a avaliação de desempenho englobe todas as especificidades dos cargos e atribuições.

Desta forma, será possível criar diferentes questionários, levando em consideração a função desenvolvida, regime de trabalho ou nível de liderança, por exemplo.

Com um sistema integrado e inteligente, ainda é possível dar início aos três tipos de avaliação (90, 180 e 360°) em uma única rodada, diminuindo consideravelmente o tempo previsto para os funcionários terminarem as avaliações.

Através dela é possível estruturar um PDI digital e decidir a forma correta de realizar a distribuição de bônus e recompensas da empresa. Tudo com base em dados, garantindo maior justiça na tomada de decisão.

Confira outras métricas que o RH pode usar para mensurar a performance dos funcionários e garantir a evolução contínua do time:

• Produtividade
• Metas e OKR’s
• Desenvolvimento
• Valor x desempenho
• Taxa de performance
• Desempenho x potencial
• Nível de compartilhamento de aprendizado
• Promoções e movimentações internas de funcionários
• Taxa de satisfação com a avaliação de desempenho
• Taxa de satisfação com os treinamentos e materiais para desenvolvimento

Por meio dessas métricas e contando com uma ferramenta inteligente que faça a calibração na avaliação de desempenho, o sistema consegue reunir esses dados mensurados e apresentar essa evolução dos funcionários de forma que fique nítida a performance de cada um dentro do período avaliado, sendo possível tomar decisões corretas a partir dessas análises.

E um processo mais justo também é buscado pelo RH dentro do ciclo de gente, pois ninguém deseja tomar decisões erradas e favorecer quem não deveria ou prejudicar, de alguma forma, aquele que merecia reconhecimento.

Outra forma, mais manual e menos efetiva de reunir essas informações dificilmente vai te trazer um cenário tão correto acerca do desempenho dos seus funcionários.

Engajamento

Para além das análises de performance, também é preciso que o RH dê atenção ao clima organizacional e que os trabalhadores se sintam felizes em fazer parte do quadro de funcionários.

Para poder acompanhar esses indicadores, o RH pode implantar uma pesquisa de clima, que coletará informações sobre a percepção do funcionário sobre a empresa. Dentre alguns dos fatores que podem afetar o clima organizacional, podemos citar:

• Satisfação geral
• Falta de autonomia
• Estrutura da Gestão
• Pacote de benefícios
• Conflitos interpessoais
• Falta de infraestrutura
• Mudança organizacional
• Falta de suporte da liderança
• Preocupação com novos funcionários
• Funcionários desmotivados/ subvalorizados
• Cultura organizacional mal ou pouco definida

Essas e outras informações também podem ser conseguidas por meio da aplicação de feedbacks: criar uma cultura de feedbacks na empresa melhora a relação entre líder e liderado, facilitando a comunicação e alinhamento de expectativas.

Estudos apontam que empresas que aplicam feedbacks com seus funcionários conseguem construir um relacionamento de maior confiança, trazem mais ideias inovadoras para a execução do trabalho e conseguem reter mais funcionários.

Estruturar uma estratégia de feedbacks nas empresas aumenta consideravelmente o nível de colaboração entre os funcionários e amplia o envolvimento entre equipes e seus pares, logo, as empresas também são mais produtivas.

Outra opção para saber quão engajados estão os funcionários é através da pesquisa de eNPS, que mede o nível de satisfação dos funcionários e se a empresa é um bom lugar para se trabalhar. 

O RH também pode acompanhar outros indicadores entre os funcionários, sendo eles:

• Taxa de retenção
• Taxa de engajamento nas redes sociais
• Adesão em pesquisas internas/ externas
• Adesão em eventos internos/ externos
• Adesão em ações internas/ externas
• Número de recomendações positivas em portais de depoimentos 

Offboarding

O desligamento de um funcionário também é um momento de garantir um fechamento de ciclo respeitoso e que finalize com uma experiência positiva para o colaborador.

A empresa não deve se atentar apenas a questões de ordem prática como acessos aos sistemas utilizados pelos funcionários ou ferramentas usadas para a execução do trabalho diário, como deve observar os motivos pelas quais o funcionário foi desligado ou resolveu escolher pelo desligamento.

Não são todos os funcionários que anunciam para o gestor quando estão em busca de outra oportunidade de trabalho, mas alguns indicadores são importantes de ser avaliados justamente para que seja possível reverter esse turnover, como por exemplo:

• Pesquisa de clima: caso o setor ou equipe esteja passando por algum problema de liderança, por exemplo, isso aparecerá durante a pesquisa de clima e o RH tem tempo hábil para identificar a questão e propor mudanças eficazes para a área.

• Pesquisa eNPS: o colaborador já pode ter demonstrado desmotivação e insatisfação com a empresa, então através desse monitoramento o RH já pode identificar áreas de melhoria.

O RH também pode acompanhar as métricas envolvendo o desligamento dos funcionários, como por exemplo:

• Motivos da saída
• Número de avaliações positivas de ex-funcionários
• Número de indicações de clientes/ fornecedores
• Número de recontratações
• % turnover voluntário/ involuntário

Um processo de offboarding bem estruturado oferece um desligamento sem estresse para ambas as partes e ainda dá a chance de a empresa entender em quais pontos ela pode melhorar para que não perca talentos pelo mesmo motivo.