O que é offboarding?
Se o onboarding são as boas práticas para iniciar o funcionário na rotina e funcionamento da empresa, o offboarding são as práticas para finalizar o vínculo com o funcionário, e ambas as situações fazem parte do employee experience.
Cabe ao RH realizar o offboarding dos funcionários da melhor forma, pois com esse desligamento também é possível colher informações para tomada de decisão futura, tanto relacionada a jornada dos funcionários, quanto do gerenciamento da própria empresa.
Todos os dados devem ser utilizados para culminar em melhorias para a organização e de seus empregados, já que esses resultados serão refletidos no clima organizacional, produtividade e engajamento dos trabalhadores.
Saiba aqui quais são as etapas e como fazer o offboarding da melhor forma na sua organização.
Qual a importância do offboarding?
Se existe a preocupação em fazer uma boa integração inicial com os funcionários quando eles são admitidos, o mesmo cuidado deve ser feito no momento do desligamento.
Ainda que existam diferenças na condução do desligamento quando ele é solicitado pelo colaborador e quando a empresa toma a decisão, existe uma sequência de boas práticas que devem ser adotadas, independente das etapas burocráticas que envolvem a demissão.
Da mesma forma que o onboarding reforça a cultura da empresa, o offboarding também é um momento que os valores da empresa devem ser fortalecidos, frisando o respeito da relação entre empregado e empregador.
Além de reforçar a cultura organizacional, o offboarding também é um passo que pode ajudar na atração de talentos para a organização, já que um processo de desligamento humanizado e íntegro tende a ser bem-visto pelos candidatos.
E com isso, a empresa também fortalece o seu employer branding, já que não é incomum vermos relatos em redes de aproximação profissional com experiências ruins de desligamentos.
Para que isso não aconteça com a sua empresa, estruture o processo de offboarding dos seus funcionários e garanta uma experiência justa do começo ao fim.
Quais as etapas e como fazer o offboarding?
O offboarding do funcionário vai seguir um passo a passo, independente se o desligamento foi voluntário ou involuntário. A diferença vai ser a forma do RH conduzir em casa um dos casos.
Confira o passo a passo do offboarding:
| Etapas do offboarding | Como fazer para desligamento voluntário | Como fazer para desligamento involuntário |
| Gestão do desligamento: documentação burocrática (carta de demissão, aviso prévio e exame demissional) e comunicação do funcionário | O funcionário deve fazer uma carta informando a demissão. Nesse ponto a empresa pode preparar o aviso prévio (que poderá ser indenizado ou não). Informe a liderança e explique para o funcionário as etapas do offboarding | Informe o desligamento para o funcionário, explicando como a empresa chegou nessa decisão, para que o colaborador não tenha dúvidas sobre os motivos do seu desligamento, do contrário, ele poderá ficar com sentimento de injustiça e pode gerar incerteza para os demais funcionários. Também explique as etapas do offboarding |
| Comunicação de saída de funcionário: clientes, equipes e fornecedores | Os departamentos devem ser avisados para se organizarem quanto a saída do funcionário: o financeiro deve preparar o pagamento das verbas rescisórias; a equipe deve ser informada para gerenciarem as tarefas pertinentes do cargo, além de evitar comunicação ruidosa. Clientes e fornecedores devem ser direcionados para outros membros da equipe | Os departamentos devem ser avisados para se organizarem quanto a saída do funcionário: o financeiro deve preparar o pagamento das verbas rescisórias; a equipe deve ser informada para gerenciarem as tarefas pertinentes do cargo, além de evitar comunicação ruidosa. Clientes e fornecedores devem ser direcionados para outros membros da equipe |
| Entrevista de desligamento | Agende uma entrevista de desligamento para colher informações de como foi a experiência do funcionário até esse momento, avaliando a gerência, liderança, atividades e seu desempenho. Busque saber quais os motivos do desligamento para evitar turnover de outros funcionários. | Agende uma entrevista com o funcionário para colher informações sobre a sua experiência com a empresa, liderança e funções exercidas na empresa. Também é possível oferecer ajuda para recolocação no mercado de trabalho. |
| Avaliação da jornada do funcionário | Avaliar a experiência do funcionário com base nas informações colhidas na entrevista de desligamento para analisar o motivo do turnover e evitar que o caso se repita. O RH também pode realizar uma pesquisa de eNPS com os demais funcionários e funcionário desligado para avaliar qual o nível de satisfação e de recomendação da empresa. | Avaliar a experiência do funcionário com base nas informações colhidas na entrevista de desligamento. A demissão pode ter sido ocasionada por insatisfação na carreia ou com a empresa, problemas com outras pessoas da equipe, que culminaram na sua produtividade e engajamento. Esses dados são importantes para que o ocorrido não se repita com outros funcionários |
| Transferência de tarefas e funções
| Mapeie as tarefas em andamento que são realizadas pelo funcionário e defina quem serão os novos responsáveis. Essa etapa é importante para não afetar negativamente o desempenho da equipe e para que ninguém fique sobrecarregado com as novas funções. | Mapeie as tarefas em andamento que são realizadas pelo funcionário e defina quem serão os novos responsáveis. Essa etapa é importante para não afetar negativamente o desempenho da equipe e para que ninguém fique sobrecarregado com as novas funções. |
| Treinamentos | Dependendo de como será a distribuição das tarefas, pode ser que seja necessário algum treinamento para desenvolver as habilidades do funcionário que ficará responsável pela demanda. Não deixe que lacunas de conhecimento e habilidades afetem negativamente o desempenho da equipe | Dependendo de como será a distribuição das tarefas, pode ser que seja necessário algum treinamento para desenvolver as habilidades do funcionário que ficará responsável pela demanda. Não deixe que lacunas de conhecimento e habilidades afetem negativamente o desempenho da equipe |
| Feedbacks
| Evite comunicação ruidosa e converse com os demais membros da equipe sobre a saída do funcionário. Não deixe a falta de transparência se torne um problema. Peça um feedback do funcionário que pediu desligamento para que seja possível criar um plano de ação para evitar desligamentos de outros talentos | A comunicação com a equipe é importante em casos de desligamentos involuntários. Converse com a equipe para evitar transtornos e boatos, além de também evitar que aconteça um turnover contagiante |
O intuito do offboarding é garantir uma boa relação com o funcionário no desligamento, mas para a empresa, também é o momento de garantir o repasse das tarefas realizadas para que não ocorra nenhum ônus para a equipe.
Benefícios extras para funcionários no offboarding
Dependendo da estratégia da empresa e do Employee Value Proposition (EVP) que a empresa deseja oferecer, é possível oferecer benefícios extras para os funcionários no momento do desligamento.
Alguns benefícios extras oferecidos no offboarding são:
- Vale alimentação por um determinado período após o desligamento
- Seguro saúde prorrogado por um mês após o desligamento
- Extensão de seguro saúde para dependentes
- Carta de recomendação
- Auxiliar o funcionário a criar um plano de carreira
- Auxiliar o funcionário a se recolocar no mercado de trabalho
Não são todas as organizações que conseguem oferecer esses benefícios extras, mas seguindo as etapas que mencionamos antes, já é possível realizar uma experiência de offboarding mais segura e justa para ambos os lados.
Monitoramento do offboarding
O desligamento dos funcionários pode acontecer por diversos motivos, mas no offboarding é possível colher alguns relatos que forneçam insights para o time de gente aprimorar o gerenciamento do capital humano na empresa.
Antes que o funcionário peça desligamento da empresa ou que problemas de comportamento ou performance envolvam o colaborador, é possível avaliar a sua jornada antes do turnover se tornar uma questão.
Essas avaliações podem ser feitas através de um software inteligente pensado para ajudar e otimizar o tempo do RH.
A Mindsight conta com um sistema integrado em que é possível realizar avaliação de desempenho, gestão de performance, pesquisa de clima, eNPS e outras funcionalidades pertinentes a jornada completa do funcionário, desde o processo seletivo até o seu desligamento.
Com isso, você também consegue aprimorar o seu processo de offboarding e garantir a experiência completa e justa das pessoas que passam pela sua empresa.
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