Nível de produtividade é uma matéria complexa mesmo em condições normais de trabalho. Imagine então em tempos de pandemia e home office, quando colaboradores saíram do escritório forçosamente e foram para longe dos olhares dos gestores.
Este é o desafio que líderes têm enfrentado desde 2020: como garantir a produtividade da sua equipe no trabalho remoto? Não houve tempo para fazer uma transição suave — o mundo corporativo precisou se adequar às novas condições da noite para o dia.
E sabemos que, embora o trabalho remoto traga inúmeros benefícios, traz também alguns obstáculos.
Enquanto quase 40% dos trabalhadores remotos dizem ser mais produtivos em casa, 20% dizem que enfrentam dificuldades em comunicação e colaboração. É o que mostra um relatório de 2020 da Buffer. Além disso, 20% chegam a se sentir solitários e talvez gostariam de voltar ao escritório.
De qualquer maneira, vemos que essas e outras dificuldades podem afetar bastante a produtividade quando o assunto é trabalho remoto. Sem contar a questão da saúde física e mental dos colaboradores, que se não for devidamente acompanhada pode resultar em complicações preocupantes.
Assim, vê-se que o papel do RH é fundamental. O nosso departamento deve ajudar os funcionários a superarem esses desafios e seguirem progredindo na vida profissional. E, claro, precisam olhar para a produtividade dos seus times — afinal, embora eles estejam trabalhando em casa, ainda são parte da empresa.
Mas como fazer isso? Quais práticas o RH pode incentivar? É sobre isso que falaremos aqui.
- A questão da produtividade no home office
- Uma questão de saúde mental
- Práticas para incentivar a produtividade remota
1. A questão da produtividade no home office
Por que algumas pessoas são menos produtivas que outras? Trabalhar em casa realmente tornou as pessoas mais produtivas ou não? Em meio a tantas mudanças causadas pela pandemia, esse tem sido um dos assuntos mais quente no último ano, causando debates acalorados e com inúmeras estatísticas.
Uma parte das empresas não mede rotineiramente a produtividade das suas equipes. É muito comum observamos, sobretudo em empresas mais tradicionais, a conclusão de que quanto mais horas de trabalho, maior a produção.
Porém, como isso se conciliaria com o trabalho remoto? Será que essa conclusão está realmente correta?
O home office tem levado muitos líderes e gestores a reavaliem isso. Grandes organizações como o grupo PwC ficaram tão impressionadas com os resultados que já abriram a possibilidade de tornar o trabalho remoto uma opção permanente para seus funcionários.
Por outro lado, alguns líderes empresariais insistem que o trabalho remoto está comprometendo a produtividade e, portanto, não é viável a longo prazo. Então, quem está certo no fim das contas?
Medindo a produtividade
Em geral, pesquisas costumam não ser mecanismos muito precisos quando o assunto é medir a produtividade. Eles carecem de objetividade, e os resultados coletados por vezes deixam passar informações importantes. Ainda assim, se for bem usado, é um instrumento que pode fornecer bons insights.
Aliás, como se mede a produtidade no trabalho? Há muitas formas diferentes de mensurá-la. A medida padrão usada pelos economistas é produção por hora trabalhada. Onde “produção” se refere ao valor dos bens ou serviços em questão e “horas trabalhadas”, o tempo gasto a realização desses bens e serviços.
E foi pensando nisso que uma pesquisa recente intitulada Work After Lockdown, feita por diversos especialistas da área, tentou melhorar essa questão. Mais de mil trabalhadores remotos no Reino Unido (1.085 para ser exato) foram questionados sobre a sua produtividade.
A medida usada é exatamente a que explicitamos acima: produção por hora trabalhada. E por que usaram essa? Porque assim é possível criar um vínculo mais forte entre métrica e produção propriamente dita, em vez de simplesmente contabilizar horas de trabalho.
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Dessa forma, foram feitas perguntas aos respondentes se achavam que a produtividade deles estava no mesmo patamar de antes da pandemia, ou se havia sofrido alguma alteração para melhor ou pior. No fim, 54% dos respondentes afirmaram que o seu nível de produtividade era “um pouco maior” ou “muito maior” por hora trabalhada.
Combinado com aqueles que relataram que sua produtividade era a mesma de antes da pandemia, isso significa que quase 90% relataram que a produtividade foi mantida ou melhorada.
Outros estudos comprovam
Mas e se esse número for apenas questão de sorte? E se escolheram justamente os maiores high performers de cada empresa e isso não representaria o quadro geral? Bom, pode-se verificar que embora os números tenham alguma variação entre eles, o estudo confirma os mesmos resultados de outros estudos realizados no Reino Unido.
Em outras palavras, de maneira geral, apenas 1 em cada 10 pessoas relata que a produtividade baixou durante a pandemia.
Então, se é assim, ainda fica uma pergunta a ser respondida: por que trabalhar em casa aumenta a produtividade da maioria das pessoas mais produtivas, mas diminui a produtividade de uma minoria? O que as torna menos produtivas?
2. Uma questão de saúde mental
Também foram perguntados aos entrevistados sobre sua saúde mental, usando para fazer a pontuação o índice WHO-5 da Organização Mundial de Saúde.
Esse índice nada mais é do que uma escala de avaliação contendo 5 perguntas sobre o bem-estar do funcionário no ambiente de trabalho — que, em home office, é a própria casa. O respondente avalia numa escala de “nunca” a “sempre” o período em que se sentiu calmo, bem disposto, ativo, repousado e interessado.
Dessa forma, o estudo conseguiu traçar os resultados num gráfico. Você pode ver um padrão muito claro, com maior produtividade associada à melhor saúde mental. Na verdade, as pontuações de saúde mental para os trabalhadores mais produtivos nessa pesquisa foram duas vezes mais altas que os menos produtivos.
Porém, a partir dos dados apresentados, não é exatamente claro se a saúde mental fragilizada causa uma diminuição na produtividade. Ou se, inversamente, ser produtivo ajuda a melhorar a saúde mental. Parece razoável pensar que ambos são provavelmente verdadeiros.
Para explorar essa relação, foi examinada a capacidade de as pessoas se adaptarem às mudanças e superarem os mais diversos contratempos ou interrupções. Essa capacidade é referida na literatura como “autorregulação“.
Autorregulação
Podemos esperar que as pessoas com tais habilidades permaneçam focadas em uma tarefa e, como resultado, sejam mais produtivas. E é exatamente o que mostram os dados:
- Mais de 90% dos entrevistados relataram que conseguiam se concentrar em uma atividade por muito tempo
- 94% disseram que podiam usar a autonomia concedida pelo empregador para reordenar as tarefas de trabalho
- 85% disseram que podiam controlar seus pensamentos, sem serem distraídos por ocorrências aleatórias
- 83% disseram não ter problemas para retomar um estilo de trabalho concentrado após uma interrupção.
Cada uma dessas dimensões de autorregulação foram fortemente correlacionadas positivamente com alta produtividade por hora trabalhada.
É claro que vale a pena lembrar que muitas pessoas que trabalham em casa durante o confinamento têm vivido com problemas de saúde mental, como isolamento, preocupações com dinheiro, educação em casa ou outros problemas de saúde. Claramente, se as organizações desejam garantir que os funcionários sejam produtivos trabalhando em casa, o valor de investir em medidas de apoio ao bem-estar psicológico é muito claro.
3. Práticas para incentivar a produtividade remota
E já que estamos falando sobre produtividade, qual seria então o papel do RH nessa questão? Ficar apenas monitorando e colhendo dados para o sistema? Ou seria muito melhor agir ativamente para garantir uma produtividade adequada às expectativas e necessidades da organização?
A resposta é meio óbvia, certo? Profissionais de RH são muito mais do que simples reguladores de comportamentos e coletores de dados.
Devemos auxiliar nossos funcionários a se manterem ativos em suas funções, engajando-os no trabalho, apoiando seu desenvolvimento e alinhando-os na missão da empresa.
A seguir, portanto, listamos algumas práticas para apoiar os trabalhadores remotos e estimular o aumento da produtividade.
a) Localização de informações e colaboração entre funcionários
É muito comum ver funcionários se queixando da falta de atenção de seus gestores. Sentem como se o seu trabalho e as suas necessidades não estivesse sendo notados. Em home office, essa sensação tende a ficar ainda maior.
Assim, o RH não pode simplesmente “lavar as mãos” e deixar rolar. É papel do RH manter um olhar atento sobre seus funcionários, ouvindo suas dores e fornecendo a eles o suporte necessário quando precisarem.
Além disso, é preciso também manter os funcionários informados e atualizados sobre acontecimentos mais importantes da organização.
Isso cria um senso de pertencimento em relação à organização, aumentando a motivação das equipes e eventualmente tornando-as mais produtivas.
E como fazer isso? Você pode começar investir nas seguintes ações:
- Definir o horário do expediente virtual – Durante esse tempo, a equipe deve estar online no programa de mensagens instantâneas utilizado pela organização. Caso a função permita, você pode deixar essa definição a cargo do próprio funcionário, dando a ele autonomia para atuar de acordo com sua conveniência.
- Disponibilizar informações numa base comum – Políticas, protocolos, guias, perguntas frequentes, links mais recentes e outras informações importantes devem estar ao alcance dos funcionários.
- Alinhe o monitoramento remoto – Videoconferência e demais tecnologias devem ser usadas para orientar funcionários e aprimorar a colaboração.
- Crie fóruns e outros espaços coletivos – Onde todos na empresa possam postar atualizações profissionais e pessoais. Uma seção para feedback e sugestões também pode ajudar o RH a entender o que seu pessoal precisa.
Por fim, os líderes de equipe também devem ser aconselhados a estabelecer uma rotina de reuniões para checar o andamento das suas equipes algumas vezes por semana. Dependendo do tipo de trabalho desenvolvido, talvez seja importante fazer um check-in pelo menos uma vez por dia.
b) Local adequado, boa ergonomia e demais comodidades
À primeira vista, esta preocupação pode parecer sem importância. Mas saiba que a boa ergonomia tem reflexos positivos na produtividade dos colaboradores.
Com a mudança abrupta para o trabalho remoto, os funcionários começaram a trabalhar em casa sem se darem conta de questões como ambiente, equipamentos e ergonomia. Embora isso passe despercebido pela maioria das pessoas, o microtrauma e até mesmo os distúrbios musculoesqueléticos relacionados ao trabalho (DORTs) logo irão aparecer.
O RH deve se encarregar de fornecer aos funcionários os recursos e o conhecimento necessários para implementar uma boa ergonomia em casa. Incentive-os a reorganizar seu espaço de trabalho com base nos princípios da ergonomia, como postura sentada adequada, distância do monitor, pausas frequentes etc.
Muito provavelmente será necessário fornecer equipamentos capazes de transformar uma sala ou um quarto num ambiente adequado à realização das tarefas corporativas. Lembre-se que seu funcionário vai passar pelo menos oito horas à frente do computador. Sentado! Às vezes num quartinho pequeno e com pouca estrutura.
É difícil não se deixar levar pelo cansaço ou pelo desânimo quando não há ferramentas mínimas de trabalho…
Portanto, se for necessário, você pode fornecer algumas comodidades que permitam ao trabalhador passar horas a fio concentrado na função. Por exemplo, cadeiras ergométricas ou mesas maiores. Um programa de incentivo pode eventualmente custear esses equipamentos.
c) Ferramentas e equipamentos adequados
Em continuidade com o tópico anterior, precisamos falar dos equipamentos e ferramentas disponibilizados pela empresa.
Na maioria das vezes, são os trabalhadores remotos que acabam arcando com os custos de trabalhar em casa. Isso não só é muito estressante para os funcionários, mas também pode afetar sua produtividade, uma vez que eles podem se contentar com configurações de trabalho menos do que ideais.
O que o RH pode fazer é reembolsar tudo o que foi comprado para o novo escritório doméstico. Se isso não for viável, um subsídio mensal cobrindo parte do pagamento do novo equipamento, melhor conexão com a internet e assinaturas de software deve pelo menos ser dado.
Aqui no Brasil não temos ainda uma lei específica para isso, mas em alguns estados norte-americanos já é prática comum. Em estados como Califórnia, Pensilvânia e Montana, a lei exige que os empregadores reembolsem as despesas necessárias para trabalhar em casa.
Sua empresa não precisa necessariamente fazer isso. Mas eventualmente isso pode servir até mesmo como uma decisão estratégica de branding. Ou seja, criar um diferencial de mercado sendo uma empresa que fornece excelentes condições de trabalho a seus funcionários.
Como o employee experience é um tema quente nas organizações e muito importante para os trabalhadores atuais, isso ajudará a sua empresa nas estratégias de atração de candidatos e retenção de talentos.
Dessa forma, garanta que ele tenha acesso a instrumentos que facilitem a sua permanência naquele local: computadores, teclados, mouses, fones de ouvido etc.
d) Programas de bem-estar
Programas de bem-estar ajudam os funcionários a manterem uma atitude positiva no trabalho. Afinal, corpo e mente saudáveis são essenciais para o bom desempenho.
Assim, o RH pode estruturar um programa para promover exercícios, sono de qualidade e outras questões relacionadas ao bem-estar. Pode até mesmo incentivar uma dieta mais balanceada ou idas regulares à academia. Esse tipo de estímulo encoraja muito os funcionários a adotarem um estilo de vida saudável, mesmo trabalhando em casa.
Você pode estar se perguntando agora: “mas isso é papel do RH mesmo? Alias, uma organização precisa ter tamanho nível de cuidado com seus funcionários?”
A resposta é: nos dias de hoje, sim. Pelo menos se você quiser que sua organização se adeque às necessidades atuais. Há alguns anos, esse tipo preocupação era considerado dispensável. A empresa tinha uma dinâmica independente do trabalhador, delimitando claramente uma separação entre vida profissional e vida pessoal.
Mas hoje o cenário mudou. As empresas devem apoiar seus funcionários na busca de maior qualidade no ambiente de trabalho. É uma responsabilidade compartilhada, que traz benefícios a ambos os lados.
Dessa forma, é importante que incluam benefícios para a saúde mental. Isso porque, enquanto a maioria das pessoas se adapta bem ao home office, algumas ainda lutam contra as consequências do isolamento.
Consequências do isolamento
Estresse, cansaço, ansiedade e, em últimos casos, depressão podem aparecer quando não há uma migração adequada ao trabalho remoto. Segundo um levantamento da National Center for Health Statistics, o número de pessoas que relataram ansiedade saltou de 6,8% em 2019 para 30% em 2020!
É um momento complicado para todos nós. Exatamente por isso, líderes e gestores (e diretores de RH de forma geral) devem considerar fornecer acesso a ferramentas que ajudem aqueles que mais precisam. Plataformas como Cíngulo e Zenklub são capazes de fornecer terapias online, e podem ser uma boa pedida para tempos de pandemia.
Outro exemplo foi uma medida tomada pelo Starbucks, expandindo os programas para incluir até 20 sessões de terapia. Isso tem ajudado seus colaboradores a enfrentarem situações desagradáveis e momentos de isolamento.
e) Saber desconectar
Para funcionários remotos, é difícil permanecer no modo de trabalho com as inúmeras distrações interrompendo seu foco. Então, após o horário de trabalho, é outra questão realmente parar de fazer e pensar sobre as tarefas relacionadas ao trabalho.
Como a Lehigh University descobriu em um estudo de 2017, se as pessoas não conseguem se desconectar do trabalho e se recuperar, isso levará ao esgotamento, maior rotatividade, comportamento mais desviante, menor produtividade e outros resultados indesejáveis.
Aqui estão algumas dicas que o RH deve transmitir às suas equipes remotas para facilitar a conexão e a desconexão do trabalho.
Ajude-os a criar um espaço de trabalho dedicado e sem distrações. Isso é especialmente verdadeiro para os pais que trabalharão enquanto seus filhos estão em casa devido ao fechamento da escola.
Uma rotina matinal e, para aqueles menos metódicos, um código de vestimenta podem ajudar a fazer com que seus funcionários fiquem com vontade de serem produtivos. Em geral, não recomendamos restrições quanto a comportamentos caseiros ou estilo de roupa, mas pode ser uma medida cabível para determinados cargos.
Incentive seus funcionários a adicionar um pouco de solidão à rotina após o trabalho. Os exemplos incluem práticas não centradas na tecnologia, como fazer uma caminhada de 15 minutos ou uma pausa prolongada.
f) Descontração e interação social
Não é apenas a hora de reuniões relacionadas a tarefas que são importantes. O RH pode reduzir a sensação de isolamento de seus funcionários por trabalharem sozinhos em casa, facilitando algumas interações sociais remotas entre os trabalhadores.
Aqui estão algumas ideias que o RH pode experimentar com suas equipes remotas.
Tenha um happy hour virtual em que os trabalhadores podem trazer sua bebida preferida e compartilhar coisas sobre suas vidas.
Defina eventos virtuais de formação de equipes. Faça perguntas para quebrar o gelo, faça pequenas competições, traga sua própria comida e conte histórias engraçadas ou construtivas sobre experiências passadas.
Um momento de descontração e alegria genuína às vezes é tudo o que uma pessoa precisa para manter a sua rotina em dia e não se sentir desemparado.
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