Com a pandemia de Covid-19, muitos funcionários e gestores foram empurrados para fora do escritório e estão separados uns dos outros pela primeira vez. O trabalho remoto, que já não era novidade antes de 2020, tornou-se prática comum em organizações cujas atividades podem ser realizadas de maneira virtual.
Ainda que não houvesse muito tempo para se preparar, afinal a pandemia chegou com tudo, já existem ferramentas e mecanismos específicos que os líderes podem usar para melhorar a gestão, o engajamento e a produtividade dos seus talentos. Tudo realizado remotamente!
É importante compreender os desafios comuns a esse tipo de prática: isolamento, distrações, falta de acompanhamento presencial etc. Mas, tão logo forem compreendidos, os gestores já podem traçar planos de ação para contornar esses desafios e incentivar sua equipe a atingir o máximo de suas competências e habilidades.
Atravessamos tempos difíceis. Precisamos unir forças para enfrentar esta terrível ameaça que nos aflige. Que virou o mundo de cabeça para baixo e modificou a forma de se trabalhar. Pensando nisso, nossa equipe preparou diversos materiais que podem ajudar sua organização a se adequar à situação atual.
De qualquer forma, ainda há muitas questões a serem discutidas. Tem dúvidas sobre como fazer uma gestão de desempenho remota? Acredita que é difícil manter o nível do gerenciamento, e a performance da equipe vai simplesmente despencar?
Acha que é impossível realizar avaliações de desempenhos assertivas e sustentar o engajamento com pessoas trabalhando fora do escritório?
Então venha com a gente! Este texto é para você.
Sumário
- O que é trabalho remoto?
- Desafios comuns do trabalho remoto
- Então, na prática, como gerenciar o trabalho remoto?
- Trabalho remoto é o novo normal
1. O que é trabalho remoto?
Trabalho remoto, trabalho à distância ou home working é todo o trabalho realizado num local diferente do ambiente de trabalho tradicional (isto é, do escritório, da sede da empresa etc.) por meio de tecnologias de informação e de comunicação.
Ou seja, é quando o trabalhador faz uso de alguns equipamentos físicos e sistemas virtuais para realizar o serviço fora do local de trabalho determinado pela empresa, comum a todos os outros funcionários. Com a tecnologia, ele pode se conectar com sua equipe e passar informações em tempo real.
Mas que lugar remoto pode ser esse? Basicamente, qualquer lugar! A casa, o apartamento, um hotel, uma pousada, a cafeteria da esquina… Desde que não seja o local de trabalho onde todos se encontrariam regularmente para trabalhar.
(Uma curiosidade interessante: embora o termo home office seja extremamente popular aqui no Brasil, usado largamente como sinônimo de trabalho remoto, ele não é empregado da mesma forma em países de língua inglesa. O termo mais comum por lá é working from home, cuja abreviação é WFH. “Home office” é usado apenas para quando há um cômodo específico dentro da casa funcionando de escritório.)
Como já adiantamos na introdução, essa prática vem se tornando cada vez mais comum atualmente. Em resposta às incertezas apresentadas pela Covid-19, mas também em decorrência de mudanças naturais do mundo corporativo, muitas empresas, escolas e universidades solicitaram que seus funcionários trabalhassem remotamente.
E é possível fazer uma gestão remota?
Sim, é perfeitamente possível!
Embora um contingente significativo da força de trabalho brasileira já trabalhasse em casa pelo menos parte do tempo, as novas políticas deixam muitos funcionários e seus gestores trabalhando fora do escritório e separados uns dos outros pela primeira vez.
Ainda que seja sempre preferível estabelecer políticas claras de trabalho remoto e treinamento com antecedência, em tempos de crise ou outras circunstâncias que mudam rapidamente, esse nível de preparação pode não ser viável.
Felizmente, existem etapas específicas baseadas em pesquisas que os gestores podem realizar sem grande esforço para melhorar o engajamento e a produtividade dos funcionários remotos, mesmo quando há pouco tempo para se preparar.
2. Desafios comuns do trabalho remoto
Para começar, os gestores precisam entender os fatores que podem tornar o trabalho remoto especialmente exigente. Caso contrário, os funcionários de alto desempenho podem experimentar declínios no desempenho e no engajamento do trabalho quando começam a trabalhar remotamente. Especialmente na ausência de preparação e treinamento.
Os desafios inerentes ao trabalho remoto incluem:
Falta de supervisão e monitoramento face a face
O desafio mais óbvio de todos. Tanto os gestores quanto seus funcionários costumam expressar preocupação com a falta de interação face a face. Os gestores temem que os funcionários não trabalhem com tanta dedicação ou eficiência (embora as pesquisas indiquem o contrário, pelo menos para alguns tipos de empregos).
Muitos funcionários, por outro lado, lutam contra o acesso reduzido ao suporte gerencial e à comunicação. Em alguns casos, os colaboradores acham que gestores remotos acabam não enxergando as necessidades daquele momento ou daquela ocasião. E, portanto, acabam não dando apoio nem ajudando na realização do trabalho.
Sabemos como o acompanhamento dos trabalhos é importante para a qualquer gestão, certo? Afinal, como monitorar o desempenho de um funcionário estando longe dele? Só pelos resultados propriamente ditos? Será que isso é suficiente?
Na maioria dos casos, é importante saber como o colaborador se sai em momentos-chave do trabalho, como em situações de estresse ou de pressão.
Por outro lado, é bastante reconfortante para o funcionário saber que seu trabalho está sendo visto e acompanhado. Sobretudo quando ele é novo no cargo e/ou na empresa. O colaborador deseja que seu esforço seja analisado com cuidado pelo gestor. Isso dá terreno para ele continuar desempenhando sua função com confiança.
Mas como fazer isso remotamente? É possível um real acompanhamento na ausência física?
Bom, falaremos sobre isso mais adiante…
Dificuldade de acessar informações
Hoje em dia, basicamente todas as informações necessárias ao trabalho estão disponíveis online, seja na rede interna, seja na nuvem… O homem contemporâneo dispensou os calhamaços de papel e as pastas físicas, documentos guardados em caixas e mais caixas esquecidas em prateleiras empoeiradas naquela salinha escura que ninguém jamais foi…
Não mais precisamos de depósitos físicos: hoje o almoxarifado é virtual. Portanto, a informação é acessível a todo colaborador que disponha das chaves certas — em geral, um usuário e uma senha.
Porém, por mais que o acesso seja de fato “universal” aos funcionários, é bastante comum observar a dificuldade que muitos deles têm em encontrar determinadas informações. Os novos funcionários remotos costumam se surpreender com o tempo e o esforço adicionais necessários para localizar as informações dos colegas de trabalho.
Até mesmo obter respostas para perguntas que parecem simples pode parecer um grande obstáculo para um trabalhador que fica em casa.
Num ambiente físico, basta o funcionário levantar-se do seu lugar, ir à baia do colega e sanar a dúvida pessoalmente. Num ambiente virtual, esse deslocamento nem sempre é tão óbvio e intuitivo.
Diminuição de entendimento interpessoal
Além disso, podemos citar um outro desafio interpessoal a essa questão, quase nunca considerado quando o assunto é trabalho remoto. O distanciamento físico pode, de certa forma, diminuir a empatia entre os colegas de trabalho, dificultando o entendimento da condição do próximo.
Há pesquisas indicando que a falta de “conhecimento mútuo” entre os trabalhadores remotos se traduz em uma menor disposição de dar aos colegas de trabalho o benefício da dúvida em situações difíceis.
Por exemplo, se você sabe que seu colega de escritório está num dia difícil, vai entender que aquele “e-mail rude” enviado pela manhã não passa de um produto natural do estresse momentâneo dele.
No entanto, se você receber esse e-mail de um colega de trabalho remoto, sem compreender as circunstâncias atuais, é mais provável que você se ofenda ou, no mínimo, pense mal do profissionalismo de seu colega.
Isolamento social
A solidão é uma das reclamações mais comuns sobre o trabalho remoto, com os funcionários perdendo a interação social mais informal de um ambiente de escritório. Aquela conversa descontraída na salinha do café para colocar os assuntos em dia vai ficar para outra hora…
Acredita-se que os extrovertidos possam sofrer mais com o isolamento no curto prazo, principalmente se não tiverem oportunidades de se conectar com outras pessoas em seu ambiente de trabalho remoto.
No entanto, submetidos a um longo período de tempo, o isolamento pode fazer com que qualquer funcionário se sinta menos “pertencente” à organização. E pode até resultar em uma maior intenção de deixar a empresa, aumentando a taxa de rotatividade da organização.
Esse é um ponto extremamente relevante a ser considerado pelo gestor. Pois, como sabemos, o turnover é um dos indicadores de RH mais importantes para todo tipo de gestão bem estruturada.
Distrações em casa
Bom, você já esperava por este aqui, não é mesmo?
As distrações em casa — preocupação de basicamente todo gestor que se preze. E, acredito, de grande parte dos trabalhadores também. Afinal, qual é a primeira imagem que vem à sua cabeça quando você ouve o termo “trabalho remoto”?
Muito provavelmente algo como uma mãe segurando uma criança no colo enquanto participa de uma reunião de resultados. Ou então um pai sentado no sofá digitando num notebook sobre a mesinha da sala enquanto o filho brinca de carrinho ao lado e o cachorro não para de latir para o gato.
Ou seja, a imagem de um espaço totalmente improvisado em casa ou no apartamento, sem a menor condição de trabalho. E sendo bem honesto, se esta for a condição de trabalho desses colaboradores, teremos aí um exemplo bem ruim de um trabalho virtual eficaz.
Normalmente, encorajamos os empregadores a garantirem que seus trabalhadores remotos tenham um espaço de trabalho dedicado e calmo. Silencioso à medida do possível, permitindo a eles a máxima concentração, tanto quanto teriam se estivessem um escritório físico.
(Se bem que, a depender do escritório, essa máxima concentração simplesmente não existe — conhecemos tantos escritórios barulhentos por aí…)
Também, se necessário, é bom poder contar com creches adequadas e confiáveis. Filhos pequenos requerem atenção especial e costumam tirar o nosso foco com frequência.
Porém, e se for um caso de pandemia? É possível garantir essas condições a tempo antes de permitir que o funcionário trabalhe remotamente?
A resposta é meio óbvia! Não temos esse tempo, certo?
No caso de uma transição repentina para o trabalho virtual, há uma chance muito maior de os funcionários terem de lidar com espaços de trabalho abaixo do ideal. E tudo piora se houver fechamentos de escolas e creches, pois as responsabilidades parentais se tornam ainda mais decisivas e urgentes.
Aliás, mesmo em circunstâncias normais, as necessidades da família e do lar podem interferir no trabalho remoto. Os gestores devem esperar que essas distrações sejam maiores durante essa transição não planejada de trabalho de casa. Precisam dar tempo ao tempo, entender que o momento é difícil para todos. E ir aconselhando sua equipe às melhores soluções.
De qualquer forma, tanto gestor quanto funcionário devem saber que, apesar da brusca mudança de ambiente, as coisas devem se estabilizar. E nesse momento é hora de entregar o melhor que puder. Cumprimento de metas é expectativa básica de todo empregador, independentemente de onde seja o local de trabalho.
Após as condições se assentarem, saiba que você pode demandar do seu funcionário o mesmo que demandaria se ele estivesse fisicamente presente. E se prepare para a surpresa: as metas serão cumpridas até mesmo antes do prazo!
3. Então, na prática, como gerenciar o trabalho remoto?
E chegamos à discussão do gerenciamento propriamente dito. Ou seja, de como gestores e líderes de RH podem acompanhar, monitorar e apoiar funcionários remotamente trabalhando em home office, sem contato físico ou resposta imediata.
Por mais que o trabalho remoto possa ser repleto de desafios, há também coisas relativamente rápidas e baratas que os gestores podem fazer para facilitar a transição.
As ações que você pode realizar incluem:
Faça check-ins regulares
Gestores remotos bem-sucedidos estabelecem um vínculo frequente e fluido com seus colaboradores.
Isso pode se dar por meio de uma série de chamadas individuais (ligações diretas, reuniões particulares do Teams, Google Meet, Zoom etc.), se os funcionários trabalharem de forma mais independente. Ou uma chamada em equipe, se o trabalho for altamente colaborativo.
Nós da Mindsight recomendamos que um combinado dessas duas opções seja utilizado, porque assim é possível entender quais as dores particulares de cada membro da equipe. E, também, quais os reflexos dessas dores na equipe como um todo.
Assim, o gestor terá acesso à performance individual e ao cumprimento de metas de determinado indivíduo, irá ouvir suas dúvidas e poderá aconselhá-lo caso necessário. Um bate-papo franco e direto, mas também acolhedor e atencioso, é o melhor mecanismo para conduzir com eficiência e assertividade o trabalho remoto.
O importante é que essas ligações sejam regulares e previsíveis. É um fórum sobre o qual os funcionários depositam sua confiança, sabendo que podem consultá-lo e que suas dúvidas e preocupações serão ouvidas.
Check-ins diários podem soar exaustivos e até um pouco exagerados, mas são importantes em determinados casos. Sobretudo quando a organização trabalha com metas diárias.
Mas reuniões semanais são sempre bem-vindas. Aliás, são o mínimo que se espera dentro de um gerenciamento remoto. Pelo menos reuniões semanais com a equipe! Eventualmente você pode fazer mais uma ou duas reuniões individuais com cada membro nesse prazo.
Só tome cuidado para não sobrecarregar sua rotina com reuniões improdutivas. Isso pode diminuir seu rendimento e comprometer a produtividade do seu funcionário. Reuniões são fundamentais, mas precisam ser aplicadas de maneira inteligente.
Considere usar diversas tecnologias de comunicação
É ok mandar um e-mail para a equipe? Sim, é totalmente ok — e aliás isso deve ser feito com certa frequência!
Porém, o e-mail sozinho, sem mais nada para reforçá-lo, é insuficiente. Afinal, não estamos mais na virada do século! Já se passaram duas décadas e os canais virtuais de comunicação se diversificaram.
Os funcionários remotos se beneficiam de uma tecnologia mais rica (como videoconferência e chats em grupos) que dá aos participantes muitas oportunidades visuais e de integração. Às vezes, muitas mais do que teriam se estivessem cara a cara!
A videoconferência sempre teve muitas vantagens, mesmo quando não se trabalhava remotamente com tanta assiduidade. E ela funciona bem tanto para grupos pequenos quanto para grandes — embora seja especialmente eficaz para grupos menores. Quais são essas vantagens?
A utilização da câmera por todos os que estiverem presentes na videoconferência dá a possibilidade de cada um conhecer os novos colegas de trabalho e reconhecer os antigos. Além disso, também ajuda a reduzir a sensação de isolamento entre as equipes.
O combo vídeo + som é particularmente útil para conversas complexas ou delicadas — como planejamento estratégico ou feedbacks negativos —, pois parece mais pessoal do que a comunicação escrita ou apenas de áudio.
Mesmo que distantes, é possível simular um “olho no olho” através da tela do computador. Afinal, se ambos estiverem olhando diretamente para ela, teremos a impressão de que olharão diretamente para nós! Isso reduz a sensação de “frieza” decorrida do distanciamento e possibilidade uma discussão mais aberta e franca.
Por fim, como você já deve supor, a videoconferência praticamente dispensa o uso de salas e locais apropriados para reuniões. Não se faz necessário o deslocamento físico dos integrantes, não há gastos de viagens, não há atrasos devido ao trânsito, não há desperdício de recursos financeiros.
E mais: a reunião pode ser gravada e disponibilizada posteriormente para o acesso de todos os presentes. Não conseguiu entender direito um conceito? Estava fazendo anotações e acabou perdendo algo importante? Sem problemas, a reunião permanece na nuvem e poderá ser acessada quantas vezes quiserem.
Existem outras circunstâncias em que a colaboração rápida é mais importante do que detalhes visuais. Para essas situações, forneça a funcionalidade de mensagens individuais habilitadas para dispositivos móveis (como Slack, Zoom, Microsoft Teams etc.) que pode ser usada para conversas mais simples e menos formais, bem como para comunicação urgente.
Se sua empresa ainda não tem ferramentas de tecnologia em vigor, existem maneiras baratas de obter versões simples dessas ferramentas para sua equipe, como uma solução de curto prazo. Consulte o departamento de TI da sua organização para garantir que haja um nível apropriado de segurança de dados antes de usar qualquer uma dessas ferramentas.
Estabeleça regras de engajamento
O trabalho remoto se torna mais eficiente e satisfatório quando os gestores definem expectativas quanto à frequência, meios de comunicação utilizados e tempo ideal de resposta para suas equipes.
Por exemplo: “Fazemos reuniões semanais para bater resultados, repassar o planejamento e levantar pautas importantes. Usamos videoconferência nos check-ins, mas também mandamos mensagens instantâneas se algo for urgente”.
Esse tipo de entendimento deve ser claro para o membro da equipe. Ele precisa compreender a rotina de feedbacks e a aferição de resultados. Deve levar a sério essa questão e serem incentivados a cumprirem o horário, como naturalmente fariam se estivessem trabalhando no escritório.
Além disso, se puder, faça com que seus funcionários se sintam confortáveis em entrar em contato com você caso precisarem sanar alguma dúvida ou manifestar alguma preocupação. Diga a eles a melhor hora durante o dia de trabalho e a melhor maneira abrir esse canal de comunicação.
Por exemplo: “Eu costumo estar mais disponível no final do dia para conversas por vídeo ou telefone. Mas se houver uma emergência no início o dia, envie-me uma mensagem direta. Não use e-mail nesses casos, pois é provavelmente que eu não o veja antes das 17h.”
Por fim, fique atento à comunicação entre os membros da equipe (na medida do necessário), para garantir que eles estejam compartilhando informações sem restrições ou ocultações. A cumplicidade mútua é indispensável no trabalho remoto.
Criar um clima de “sonegação de informações” com pessoas trabalhando virtualmente é como construir um prédio com alicerce de papel. Mais cedo ou mais tarde a coisa vai desmoronar!
Por fim, recomendamos que os gestores estabeleçam essas condutas de engajamento com os funcionários o mais rápido possível, de preferência durante a primeira reunião online. Embora algumas expectativas específicas possam ser melhores do que outras, o fator mais importante é que todos os funcionários compartilhem do mesmo conjunto de valores e expectativas de comunicação.
É uma maneira de firmar certos traços a cultura organizacional: basear-se em conceitos sólidos cujos entendimento e reprodução estão ao alcance de todo colaborador.
Ofereça incentivo e apoio emocional
Especialmente no contexto de uma mudança abrupta para o trabalho remoto, é importante que os gestores reconheçam o estresse, ouçam as ansiedades e preocupações dos funcionários e sintam empatia com suas lutas.
Se um funcionário recentemente remoto está claramente lutando, mas não comunica estresse ou ansiedade, indague-o sobre como ele está. Até mesmo uma pergunta geral, como “Como esta situação de trabalho remoto está funcionando para você até agora?” pode obter informações importantes que você não ouviria de outra forma.
Depois de fazer a pergunta, certifique-se de ouvir atentamente a resposta e repeti-la brevemente para o funcionário, para garantir que você entendeu corretamente. Deixe o estresse ou as preocupações do funcionário (e não as suas) serem o foco desta conversa.
Pesquisas sobre inteligência emocional e contágio emocional nos dizem que os funcionários procuram seus gerentes em busca de pistas sobre como reagir a mudanças repentinas ou situações de crise.
Se um gestor comunicar estresse e desamparo, isso terá o que Daniel Goleman chama de efeito de “gotejamento” (no inglês, “trickle-down effect“) nos funcionários.
Líderes eficazes têm uma abordagem dupla: reconhecem a ansiedade e o estresse pelos quais seus funcionários podem estar passando em circunstâncias difíceis, mas também fortalecem continuamente a ideia de que têm confiança neles. Nesse sentido, recomendamos a você, gestor, que faça uso de frases simples (mas poderosas) como:
- Nós conseguimos isso!
- Isso é difícil, mas sei que podemos lidar com isso.
- Vamos procurar maneiras de usar nossos pontos fortes durante este tempo.
Com esse suporte, os funcionários estarão mais propensos a aceitar o desafio com um senso de propósito e foco.
Dê oportunidades para interação social remota
Pode parecer irrelevante à primeira vista, mas uma das etapas essenciais de uma gestão remota é estruturar maneiras de os funcionários interagirem socialmente. Ou seja, terem conversas informais sobre tópicos não relacionados ao trabalho.
Isso é verdade para todos os funcionários remotos, mas especialmente àqueles que foram abruptamente transferidos do escritório para a casa. (Basicamente a realidade de milhões de trabalhadores em 2020, quando a pandemia começou…)
A maneira mais fácil de estabelecer alguma interação social básica é deixar um tempinho reservado no início das chamadas da equipe apenas para itens não relacionados ao trabalho.
Por exemplo: “Vamos gastar os primeiros 15 minutos da nossa reunião fixa de segunda-feira conversando um com o outro. Como foi seu final de semana? Tem algo que queira nos contar sobre sua vida?”
Outras opções incluem:
- Happy hours virtuais, nos quais “pacotes de lembranças” com aperitivos e bebidas podem ser entregues antecipadamente para serem abertos e apreciados em conjunto após o expediente
- Festas virtuais de escritório para comemorar o sucesso de um projeto, a meta semestral batida, a ascensão de um funcionário a líder ou o simples aniversário de um colaborador
- Amigo secreto abrindo as férias coletivas (hoje já existem sites dedicados à realização de amigos secretos virtuais, e as grandes lojas online facilitam bastante esse tipo de atividade).
Embora eventos como esses possam parecer artificiais ou forçados, gestores experientes relatam que eventos virtuais ajudam a reduzir a sensação de isolamento, promovendo um sentimento de pertencimento.
Os próprios trabalhadores contam isso para seus amigos com bastante entusiasmo. Mostram-se satisfeitos em como a empresa busca integrar as pessoas e promover um ambiente acolhedor. Mesmo que virtual.
4. Trabalho remoto é o novo normal!
Tendo chegado até aqui, você já percebeu como o trabalho remoto chegou para ficar, não é?
Não se assuste! É um novo entendimento de trabalho, mais alinhado com as mudanças do mundo contemporâneo. São necessárias readequações para manter a produção e a produtividade. Mas com ações assertivas e boas ferramentas de gestão, você vai perceber que seus colaboradores continuarão rendendo tanto quanto rendiam no passado.
Perceberá que gastos e despesas vão diminuir, realocando recursos para outras finalidades — por exemplo, mais equipamentos e ferramentas para empresa, ou mais benefícios e planos de desenvolvimento para o colaborador.
E também perceberá que muitos se sentirão bem mais confortáveis trabalhando de casa, sem precisar acordar 2h antes da jornada de trabalho, sem precisar pegar trânsito infernal da cidade grande, sem precisar comprar dezenas de roupas sociais para só usar no escritório.
Aliás, você também talvez se sinta muito melhor trabalhando de casa, mesmo que sua mania de gestor fale alto na vontade de olhar nos olhos dos seus gerenciados.
Tudo isso sem diminuir a produtividade ou criar um ambiente insustentável na sua casa.
Claro, há cuidados precioso que devem ser seguidos. Há condições imprescindíveis à boa realização do trabalho remoto, tanto por parte dos colaboradores quanto por parte dos líderes. E mais óbvio ainda: nem todo trabalho pode ser remoto!
Porém, os que podem, querem e têm condições de migrar para a casa, não há por que não deixar.
O mundo mudou e as empresas estão mudando. Lute contra essas mudanças e sua organização ficará para trás e, pior, perderá grandes talentos para a concorrência.
Gostou do texto? Caso tenha ficado alguma dúvida sobre o conteúdo ou sobre nossas soluções, entre em contato com o time da Mindsight. Eles irão te ajudar no que for preciso.
