Sistema de RH: conheça quais são e para que servem

Mas você sabe quantos desses sistemas existem? Sabe para que eles servem exatamente? É sobre isso que falaremos neste post.

O que você vai encontrar neste conteúdo:

1. Sistema de RH: um retrospecto
   1. Sistema de RH ou Sistemas de RH? Há mais de um tipo?
2. Sistema de Recrutamento e Seleção
   1. ATS
   2. Sistema de Assessment
   3. Job board
3. Sistema de Gestão de Performance
4. Sistema de Desenvolvimento
   1. LMS
   2. Microlearning e Mobile Learning
5. Sistema de Remuneração e Benefícios
   1. Folha de pagamento
6. E o sistema de RH lá fora?
7. Sua organização ainda não tem um sistema de RH? Melhor correr atrás de um logo!

1. Sistema de RH: um retrospecto

Ainda que pareça recente, a ideia de usar tecnologia na área de Recursos Humanos não é tão nova assim. Vem da década de 1970 mais precisamente. Os primeiros sistemas eram bem rudimentares, mas trouxeram um grande avanço para o setor, mudando para sempre nossa forma de encará-lo.

Segundo a OrangeHRM Inc, uma conceituada organização de softwares de RH:

Embora uma boa companhia composta por bons funcionários seja capaz de lidar com muitos procedimentos manuais, isso já não é mais suficiente nos dias atuais. A vantagem competitiva das demandas modernas dos negócios mostra que os processos precisam acertar logo na primeira vez. E custando bem menos do que custaram no passado!

Num levantamento da RubyGarage, verificou-se que 41% das empresas pesquisadas aumentaram o autoatendimento dos funcionários, e 36% delas perceberam melhor fluxo de trabalho de gerenciamento.

E esse número faz bastante sentido. A implementação de um sistema de RH traz ao departamento uma série de benefícios. Eis os mais significativos:

• Automatiza o processo, reduzindo erros
• Economiza tempo com autoatendimento
• Melhora o desempenho dos funcionários
• Fornece bons insights aos gestores.

Os sistemas têm se tornado uma necessidade real nos departamentos. Aquele tradicional espaço no escritório vem diminuindo… Os processos estão cada vez mais automatizados.

Então, preparamos este post para que você saiba quais sistemas de RH aparecem com mais frequência no mercado brasileiro. Você perceberá como é importante para toda organização contar com pelo menos um desses sistemas.

Sistema de RH ou Sistemas de RH? Há mais de um tipo?

Sim, há mais de um tipo de sistema de RH! Cada qual com suas respectivas funcionalidades e seus devidos propósitos. Resumidamente, quando falamos em “sistema de RH”, estamos nos referindo a um dos seguintes sistemas:

Quer dizer, não necessariamente nos referimos a apenas um! Isso porque eles podem ser combinados entre si, dentro de uma mesma empresa, para gerar insights mais reveladores.

Vamos então explicar de maneira simples e descomplicada cada um desses sistemas. Assim você vai poder verificar quais se encaixam em sua empresa.

2. Sistema de Recrutamento e Seleção

Provavelmente, entre todos, este é o mais conhecido. O sistema de Recrutamento e Seleção (R&S) é um software que automatiza o processo seletivo e auxilia na escolha dos candidatos mais adequados.

Com ele é possível organizar as várias etapas do processo e fazer uma triagem inicial direcionada.

É um mecanismo tão vantajoso que mesmo empresas de pequeno porte estão abraçando essa tecnologia. O investimento em implementação e manutenção é rapidamente neutralizado pela redução do tempo gasto em leitura de currículos.

E é também uma excelente forma de evitar custos com turnovers precoces.

Alguns subtipos de sistemas de R&S são bem conhecidos. Outros, talvez nem tanto. Vamos entrar em mais detalhes nos tópicos abaixo.

a. Applicant Tracking System (ATS)

Se sua organização conta com mais de 100 funcionários, ela provavelmente tem um ATS, certo? Não tem? Então, talvez seja um bom momento de considerar essa possibilidade, especialmente se vocês costumam contratar com frequência ao longo do ano.

O termo ATS vem do inglês “Applicant Tracking System“, que em tradução livre significa Sistema de Rastreamento de Candidatos.

É um software que organiza e classifica os currículos dos candidatos. E também suas cartas de apresentação. Portanto, ele automatiza alguns processos que antes eram completamente manuais.

Assim, quando um candidato se interessa por uma vaga e insere suas informações no sistema, elas são lidas e classificadas pelo próprio software. A triagem inicial agora está computadorizada.

E isso faz todo o sentido, já que a quantidade de currículos cadastrados é grande demais para um mero humano analisar. Segundo um levantamento do LinkedIn, o tempo médio que um recrutador gasta lendo um currículo é de apenas 6 segundos! Isso mesmo, míseros seis segundos!

Logo, é indispensável a empresas que estejam constantemente abrindo vagas ter um ATS, facilitando o trabalho do time de recrutadores. As vantagens são muitas:

• Redução do tempo em análise: com tantos processos operacionais, automatizar atividades repetitivas é uma demanda do mundo atual
• Melhoria da eficiência: com a padronização desses processos operacionais e uma menor incidência de falhas humanas, a tendência é a eficiência aumentar
• Redução de Custos: esta é a principal vantagem de todas, que também é resultante das vantagens anteriores. Redução de tempo em análise, aumento da eficiência e diminuição dos turnovers precoces têm como consequência direta a redução de custos no processo seletivo.

b. Sistema de Assessment

Mais um termo do inglês! Nosso setor está recheado de termos estrangeiros e é nosso papel assimilá-los. Portanto, nada de torcer o nariz!

“Assessment” significa avaliação. Porém, em termos de sistema de RH, é um pouquinho mais do que isso: é um método usado para gerar relatórios com previsões de certas tendências de comportamento e desempenho futuros.

E como esses relatórios são gerados? A partir de testes psicométricos. O candidato é submetido a testes formulados especialmente a fim de ter o seu perfil mapeado. Isto é, verificar traços de personalidade, de comportamentos, de potenciais etc. Confira o vídeo e entenda como essa é uma ferramenta essencial para seleção de talentos:

Nós da Mindsight desenvolvemos uma robusta bateria de testes psicométricos baseados em renomadas metodologias científicas (OCP, Big Five, C-H-C etc.). Esses testes são capazes de gerar extensos relatórios com fit cultural, predição de performance, ranking dos candidatos e muito mais. Não deixe de conferir!

Outro fator interessante é que esse tipo de sistema funciona não apenas para candidatos que queiram entrar na empresa, mas também para funcionários que já estejam lá dentro! Logo, ele serve como um orientador externo e interno.

Para facilitar, fizemos uma lista de algumas de suas características:

• Seleção de perfis para a empresa – Assim como o ATS, este sistema auxilia na identificação de candidatos com características adequadas à empresa e aos cargos disponíveis, gerando relatórios para análise de perfis
• Diagnóstico interno – Você desconfia que falhas internas estejam ocorrendo nos procedimentos? Um sistema de Assessment é capaz de identificá-las, para que você (ou alguém mais técnico) possa corrigi-las
• Desenvolvimento dos colaboradores – Uma funcionalidade bastante interessante deste sistema é a possibilidade de autoanálise. Funcionários com acesso a uma ferramenta de autoavaliação costumam privilegiar o desenvolvimento pessoal. Assim, podem descobrir maneiras distintas de trazer benefícios à empresa. Há ótimos insights corporativos que surgem justamente de uma “inofensiva” autoanálise.

c. Job Board

Este é mais um sistema online para anúncio de vagas. Quando sua empresa deseja contratar um funcionário, ela pode usar a rede para divulgação. E faz isso exatamente num job board, uma plataforma online voltada para o anúncio de vagas.

Mas, claro, como você pode imaginar, não apenas as empresas têm acesso a esta tecnologia: os candidatos também a usam. Afinal, são eles que estão à procura de uma oportunidade de emprego!

Logo, a empresa usa o job board para divulgar sua vaga, e o candidato usa o job board para procurar uma vaga. Uma ótima combinação de objetivos, não acha?

E com a evolução da automação em Recursos Humanos, hoje já temos os job boards segmentados. Já é possível encontrá-los com grande nível de diferenciação, como aqueles especializados em Marketing, Vendas, Tecnologia da Informação, etc.

3. Sistema de Gestão de Performance

Este é um sistema de RH voltado para gestão interna, elaborado com o objetivo de gerir todo o processo de desempenho da organização. Ou seja, é um sistema dedicado à gestão de desempenho dos diversos setores da organização.

Com este software em mãos, você poderá tomar decisões estratégicas embasadas, evitando ser guiado apenas por puro feeling.

Portanto, parece ser uma boa escolha para que o departamento de RH deixe de atuar de forma subjetiva.

Esta ferramenta permite que se colete dados atualizados dos funcionários a fim de estruturar um regime de metas e/ou um acompanhamento de desempenho. Os dados podem ser alocados nos próprios servidores da empresa ou até mesmo na nuvem, se for uma plataforma mais moderna.

Estes sistemas normalmente contam com as seguintes ferramentas:

• Avaliação de desempenho
• Questionários para avaliação de pessoas e equipes
• Comparação de desempenho
• Registro e acompanhamento de metas.

A Mindsight tem um sistema excelente para gestão de desempenho: a suíte de Performance e Recompensa!

Com ela, você contará com todas as funcionalidades descritas acima e muito mais! Gere insights certeiros e melhore o desempenho da sua equipe!

4. Sistema de Desenvolvimento

Os sistemas de desenvolvimento são compostos por softwares que estimulam o desenvolvimento de pessoas. Isto é, um programa que visa otimizar a aquisição de competências dos seus funcionários.

Com eles, é possível estruturar cursos e treinamentos online. Ou seja, oferecer conteúdos de qualidade aos colaboradores, mas com uma roupagem atual, moderna e interativa.

a. LMS – Learning Management System

Adivinhe, outro termo em inglês! LMS significa, em tradução livre, “Sistema de Gestão de Aprendizagem”.

É uma plataforma online de aprendizagem — também conhecida como plataforma e-learning — que usa uma metodologia pedagógica para promover o ensino à distância. Ou seja, famoso EAD.

Segundo a Workplace, uma empresa do Facebook, 68% dos funcionários preferem aprender no trabalho, 58% preferem aprender em seus próprios ritmos, 49% preferem aprender quando necessário. E, acredite se quiser, 98% dos funcionários dizem que ficariam mais tempo na empresa se ela investisse na carreira deles!

Um número espantoso, não? Mas a pergunta importante é: na prática, como este sistema pode otimizar o trabalho do RH?

Bem, de diversas maneiras:

• Personalização do conteúdo – A empresa que opta por um LMS pode customizar inteiramente o conteúdo (cursos, aulas, materiais, apostilas, processos etc.), adequando-se às suas necessidades particulares e às necessidades do colaborar
• Relatórios – Sim, relatórios, coisa que a nossa área de RH adora! E com razão, especialmente neste caso! O LMS permite a criação e customização de diversos tipos de relatórios dentro do ambiente virtual. Com eles, podemos verificar a adesão aos cursos por parte dos funcionários e avaliar suas tendências de comportamento
• Recursos multimídia – São a tendência do momento! Nos dias de hoje, é extremamente recomendável que tais recursos estejam integrados ao ambiente de trabalho. E um LMS é uma boa pedida para aumentar essa interatividade. O colaborador consegue, à sua maneira, assimilar novos conteúdos com dinamismo e, assim, desenvolver novas competências
• Custo x benefício – Como salas físicas e especialistas presentes deixam de ser necessários, os custos de manutenção e suporte caem significativamente. Chegou a hora de encarar as transformações do mundo corporativo e adotar soluções menos tradicionais. Os resultados compensam.

b. Microlearning e Mobile Learning

E só nós pudéssemos pegar a solução anterior e colocá-la em nossos celulares? Não seria incrível?

Pois é, isso já existe! E tem até nome: Microlearning e Mobile Learning! Digamos que eles são a evolução natural dos sistemas de LMS.

Portanto, esses sistemas trazem basicamente as mesmas funcionalidades do LMS, porém voltada para dispositivos móveis, como celulares e tablets.

Mais especificamente, o Microlearning é uma metodologia que visa a aprendizagem por meio de microlições. Isto é, pequenas etapas em que o usuário gasta poucos minutos do seu dia para completar lições curtas e rápidas.

E o Mobile Learning é a possibilidade de acesso remoto via celular e tablet, dando ao funcionário a oportunidade de aprender um novo conteúdo em qualquer hora e em qualquer lugar. Portanto, quando ele quiser e onde ele quiser!

5. Sistema de Remuneração e Benefícios

Uma forma meio óbvia de garantir o comprometimento do funcionário é recompensá-lo por sua boa performance. Em outras palavras, quanto maior o desempenho, maiores as recompensas! E isso é feito por meio de sistemas de remuneração e benefícios.

Agora, você pode perguntar: mas isso tudo não é uma questão puramente “dinheirista”? Não exatamente. Sabemos que o nosso sistema econômico dá muito valor àqueles que, digamos assim, ganham bem.

Uma maneira bastante popular de medir o sucesso profissional de alguém é checar o quanto ele ganha! Logo, os próprios funcionários têm uma expectativa de aumento dos ganhos à medida que suas carreiras evoluem.

Se ele entra na empresa ganhando determinado valor e, dez anos depois, continua ganhando mais ou menos o mesmo valor, assumimos que esse funcionário não se desenvolveu plenamente.

Mas vamos explicar melhor o que são as remunerações e os benefícios. E como você pode incorporar softwares para gestão dessas recompensas no sistema de RH do seu departamento.

Algumas definições: salário e remuneração

Antes de mais nada, tenha em mente: existe diferença entre salário e remuneração. Você sabe dizer qual é?

Salário é o pagamento feito ao funcionário pela prestação de serviços à empresa numa dada quantidade de horas preestabelecidas. Há diversas categorias de salário:

• Salário base: definido por meio de um contrato
• Salário mínimo: valor mínimo, definido por lei, a ser pago a qualquer funcionário em qualquer cargo
• Piso salarial: valor indicado por sindicatos da classe
• Salário bruto: valor declarado em carteira, antes de serem descontados os impostos e as taxas trabalhistas
• Salário líquido: valor real recebido pelo funcionário, após serem descontados os impostos e as taxas trabalhistas

Já a remuneração é um conjunto mais abrangente que inclui todos os ganhos do colaborador, desde salário a outras vantagens estipuladas na contratação.

Portanto, todo salário é uma remuneração, mas nem toda a remuneração é um salário. Os principais tipos de remuneração são:

• Horas extras
• Comissões
• Participação acionária
• Benefícios corporativos
• Gorjetas
• Viagens e hospedagens.

a. Sistema de Folha de pagamento

É um software que automatiza o processamento da folha de pagamento e centraliza todas as rotinas de cálculo.

E por que uma organização investiria neste sistema? Porque ele ajuda muito no controle da contabilidade e nos trâmites internos puramente burocráticos, como:

• Admissão e rescisão
• Gestão de carga horária e férias
• Recolhimento de Encargos
• Afastamentos
• Contabilização e provisão
• Pagamentos de terceiros.

Mas não só isso: há também questões legais envolvidas, cujo cumprimento é obrigatório. Cálculo de impostos, pagamento do 13º, legislações trabalhistas e tributárias de diferentes países etc. E não se esqueça da ida aos cartórios, ida aos escritórios, ida aos…

Ou seja, são muitos dados para serem gerenciados à mão, sobretudo se a empresa não for tão pequena assim. Poucas dezenas de funcionários já bastam para deixar qualquer RH perdido sem um software dedicado à folha de pagamento.

Desse modo, é extremamente válido considerar a implementação deste sistema. Ele até pode servir para gerar alguns insights interessantes, já que grande parte dos dados coletados por sistemas de Analytics vem daí.

Abaixo, falaremos brevemente sobre algumas possibilidades de gestão baseadas no sistema de Folha de Pagamento.

Controle de Jornada de trabalho

Tradicional sistema de pontos, em que o funcionário bate o ponto de chegada e o ponto de partida diários. Hoje em dia, “bater o ponto” não necessariamente significa algo concreto. Pode ser apenas uma metáfora para “contagem de horas”.

Portanto, a remuneração depende diretamente da jornada de trabalho do colaborador. Há no mercado ferramentas para automatizar esse controle, capazes de incluir horas extras e intervalos para almoço. O cálculo é feito em cima desses dados.

Padronização de cargos e salários

O famoso plano de carreira. Aqui a empresa já tem bem definidos os cargos e seus respectivos salários. Logo, a evolução do funcionário segue um caminho traçado dentro da empresa. E, embora possa haver alterações, a ascensão é bem padronizada.

Como os salários são relativamente fixos (a depender do cargo, claro!), eles também são simples de controlar. Este tipo de sistema facilita bastante a tomada de decisões estratégicas do RH.

Outras possibilidades?

Há possibilidades mais amplas também, que podem ser integradas à folha de pagamento. Gestão de benefícios é uma delas. Oferecer planos de saúde, planos de alimentação, viagens, equipamentos etc.

Outra possibilidade é fazer um calendário de obrigações, com compromissos mensais e datas predeterminadas. Ao vincular remunerações à entrega dos resultados, o funcionário busca fazê-la mais rapidamente e com qualidade adequada.

6. E o sistema de RH lá fora, existe alguma diferença com os daqui?

Se você está buscando por informações sobre sistemas de RH em sites de língua inglesa ou em estudos acadêmicos de universidades internacionais, terá percebido o seguinte: nem sempre os termos mencionados aqui são os mais usados.

Há expressões bastante comuns no mercado internacional que, por algum motivo, não pegaram no Brasil. Então, para ajudá-lo a se inteirar nesse mar de letrinhas, listamos as siglas mais usadas lá fora, mas pouco faladas por aqui:

1. Sistema de Informação de Recursos Humanos (HRIS)
2. Gestão de Capital Humano (HCM)
3. Sistema de Gerenciamento de Recursos Humanos (HRMS)

Cada um deles tem suas próprias características. No entanto, elencamos dessa maneira para mostrar um aumento de sofisticação à medida vamos descendo.

Ou seja, o 2º sistema (HCM) tem os mesmos recursos do 1º sistema (HRIS) e mais alguns recursos adicionais. E o 3º sistema (HRMS) também tem os mesmos recursos do 2º sistema (HCM) e mais outros recursos adicionais.

Visualmente, teríamos a seguinte evolução:

HRIS ==> HCM ==> HRMS

Confira uma rápida explicação sobre esses conceitos no vídeo abaixo:

As vantagens desses sistemas, sobretudo os módulos HRMS, já foram conferidas ao longo deste post. Como dissemos, eles têm muitas semelhanças com os sistemas usados por aqui. Porém, são apresentados com uma nomenclatura diferente.

Cognitive HR, uma solução Mindsight

É interessante observar como lá fora o pessoal do RH já está mais avançado em termos de ferramentas. Há muitas soluções de People Analytics pelas bandas de lá, com excelentes resultados.

E foi pensando nisso que a Mindsight preparou uma ferramenta incrível para o setor. Uma solução completa, inteligente e integrada:

Cognitive HR, a primeira plataforma de People Analytics do Brasil!

Com ela é possível unificar e centralizar os dados de todos os funcionários, automatizar demandas operacionais, fazer um controle de metas e resultados, e coletar dados atualizados para tomada de decisões estratégicas.

Uma verdadeira inovação dentro do mercado brasileiro, com a qualidade Mindsight.

As vantagens que o seu departamento poderá desfrutar com o Cognitive são as seguintes:

• Reunir, armazenar e acessar informações de funcionários
• Compilar dados de outros sistemas
• Gerar gráficos e tabelas
• Fazer predições por meio de algoritmos inteligentes
• Permitir análises e tomadas de decisão embasadas.

Então, aproveite a ocasião e venha conferir nossa mais nova solução de gerenciamento e integração de dados. É só clicar aqui!

7. Sua organização ainda não tem um sistema de RH? Melhor correr atrás de um logo!

Basicamente, esse post apresentou os principais sistemas de RH que existem no mercado hoje em dia.

Claro, não podemos bater o martelo e dizer que não há mais nada à vista! Pelo contrário. A área de Recursos Humanos é muito dinâmica e vem passando por grandes transformações ao longo dos últimos anos.

É um setor muito afeito a inovações. E isso é excelente! Nós da Mindsight somos muito defensores de mais dinamismo e mais automação nos processos de Recursos Humanos.

Sabemos, por meio de centenas de evidências e estudos científicos, que a implementação de sistemas integrados aumentam muito a eficiência do setor.

Testes psicométricos e gestão de People Analytics são dois exemplos práticos de como podemos melhorar a performance da nossa equipe com sistemas inteligentes.

Portanto, esperamos que você tenha se convencido de que sistemas inteligentes são fundamentais para o desenvolvimento do setor. Softwares e Inteligência Artificial vieram para nos ajudar. E para deixar o trabalho menos maçante.

E então, já decidiu quais são os próximos passos do seu departamento de RH? Ficou alguma dúvida pendente sobre sistemas de RH ou sobre alguma de nossas soluções?

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