Talvez você não dê tanta relevância a ela, mas a taxa de rotatividade dentro de uma organização é assunto dos mais importantes! E um bom jeito de entendê-la é monitorando o indicador de turnover. Mas você sabe o que é isso exatamente? Sabe como calculá-lo?
Se não sabe, não tem problema. Este post vai explicar esse conceito detalhadamente.
A rotatividade de funcionários sai bem cara à empresa, mais do que os gerentes costumam imaginar. De acordo com uma estimativa do Bureau of Labor Statistics, o custo médio da rotatividade de um funcionário gira em torno de US$ 14.000. Ou seja, para cada funcionário que deixa o cargo, a empresa desembolsa cerca de R$ 50.000! [Cotação do dólar em 2019, quando os dados foram coletados.]
E isso somente para um funcionário. Agora imagine o montante gasto para todos os funcionários de todas as empresas do mercado. As estimativas chegam a bilhões de reais ao ano!
Além do mais, não se trata apenas de gasto financeiro. O verdadeiro prejuízo da rotatividade envolve despesas mais difíceis de mensurar. Por exemplo, perda de produtividade, erros cometidos em decorrência da sobrecarga de trabalho aos que ficaram, ineficiência inicial do funcionário recém contratado etc.
Sem contar que é uma tristeza quando o funcionário a deixar a empresa é justamente aquele de alta performance!
Portanto, gestores precisam atentar para esses dados. Espera-se que saibam medir e calcular o índice de rotatividade. Entendam quais são os problemas e onde eles vêm. E mais importante: tenham as ferramentas para resolvê-los.
- Afinal, o que é um indicador de turnover? Em que ele me ajuda?
- Impactos financeiros decorrentes de alto rotatividade
- Calculando o indicador de turnover
- Como reduzir o turnover com base no indicador?
- Agora você entende a importância de um indicador de turnover, certo?
1. Afinal, o que é um indicador de turnover? Em que ele me ajuda?
Indicador de turnover é um índice que mede a taxa de rotatividade de funcionários de uma organização. Ou seja, em termos quantitativos, é o fluxo dos funcionários que entram e que saem de uma determinada empresa, num dado período de tempo. Logo, é a taxa de reposição de empregados.
Mas também podemos falar em termos qualitativos. Nesse caso, a análise é para levantar indícios de que funcionários podem deixar a organização em curto prazo.
Esse índice depende de inúmeros fatores, desde características e comportamentos internos da organização à conjuntura econômica e social do país. De todo modo, podemos elencar alguns dos principais influenciadores desse fluxo:
- Crescimento da oferta de emprego
- Baixo fit cultural entre funcionário e organização
- Condições físicas inadequadas no ambiente de trabalho
- Discordância em relação à política adotada pela empresa
- Critérios inadequados na seleção do candidato
- Desentendimento com as lideranças
- Insatisfação com a remuneração (salários e benefícios)
- Problemas com o clima organizacional
- Busca de novas experiências e desafios pessoais.
Por ora, estamos desconsiderando imprevistos e casualidades inevitáveis, como morte, doença ou mudança física do local de trabalho. São fatores que fogem ao controle do setor de RH.
2. Impactos financeiros decorrentes de alta rotatividade
Como já foi dito no começo do post, os custos associados a uma elevada taxa de rotatividade são enormes! Apesar disso, as organizações tendem a subestimá-los. Sabe-se lá por quê! Talvez seja hora de adicionar a coluna “despesas em turnovers” no fluxo de caixa da empresa, não é mesmo?
De qualquer forma, quando falamos sobre impactos financeiros decorrentes de elevada taxa de rotatividade, devemos nos atentar aos gastos diretos e, principalmente, aos indiretos. Os diretos são fáceis de medir. Mas e os indiretos?
É aí que a coisa pega! Estes requerem um olhar mais astuto do RH. Caso contrário, a organização não conseguirá compreender, de fato, o cenário causado por um descontrolado índice de turnover.
O custo real da rotatividade é muito maior do que o simples custo de reposição de funcionários. Estudos da SHRM e do Instituto Saratoga estimam que, quando todos os custos diretos e indiretos são levados em conta, o custo médio da rotatividade pode chegar a duas vezes o salário anual do funcionários! DUAS VEZES!
Ou seja, já está na hora de dar valor a essa questão de uma vez por todas, não é mesmo? Não devemos medir esforços para diminuir essa taxa turnover de funcionários.
Então vamos fazer uma listinha para deixar claros os fatores principais desses custos:
Custos direitos e indiretos associados ao turnover
Basicamente, são quatros os componentes majoritários associados ao custo de rotatividade:
- Pessoal – Há um custo na admissão e contratação de um funcionário. Com sua saída, a organização precisa gastar uma quantia semelhante para contratar um substituto ao cargo
- Produtividade – Um impacto gigantesco é a momentânea perda de produtividade do setor. Aqueles que continuaram na empresa são usados como uma espécie de funcionário-tampão, ficando sobrecarregados pelo serviço adicional (que nem sempre é da sua competência). Às vezes, é necessário até o pagamento de horas extras a esses colaboradores
- Treinamento – Mesmo quando são contratados funcionários extremamente capacitados e direcionados, não podemos dizer que já entrem 100% produtivos desde o princípio. Eles precisam, pelo menos, conhecer a organização mais a fundo, entender seus processos. Na maioria das vezes, é necessário algum tipo de treinamento sobre o sistema, sobre os produtos da empresa e/ou as funções que vai realizar. Portanto, novo investimento (inclusive de tempo) em treinamento, integração, orientação e desenvolvimento
- Efeitos negativos – Estes são os danos mais negligenciados. Não deveriam, pois são importantíssimos! Quando o turnover é alto, há problemas como abaixamento da moral dos funcionários, prejuízo na reputação da empresa, perturbação entre departamentos e mancha no reconhecimento da cultura organizacional. Além disso, o relacionamento com o cliente pode ficar comprometido, com atrasos na solução, no produto e nos projetos.
E qual a melhor forma de evitar isso tudo? Reduzindo o turnover de funcionários! Não há muito mais a ser feito para mitigar esses custos.
3. Calculando o indicador de turnover
Como dissemos, podemos calcular matematicamente o indicador de turnover. Transformá-lo em número é um bom jeito de ter uma visão mais analítica da questão. (E é bom para planilhar também…)
Podemos calcular 3 taxas distintas: taxa de rotatividade, taxa de rotatividade de novos contratados, taxa de retenção e taxa de funcionalidade da rotatividade.
Taxa de rotatividade
Taxa de Rotatividade = (nº de desligamentos por ano ÷ média de funcionários ativos no mesmo ano) * 100
Por exemplo: Uma organização com 100 funcionários contrata 10 novos funcionários durante o ano. Quatro (4) funcionários saem durante o ano, independentemente de quando foram contratados.
A taxa de rotatividade dessa organização seria: (4 ÷ 110) * 100 = 3,6%.
Este é um bom índice para comparar benchmark do setor. Porém, ele falha em capturar muitas informações sobre a saúde da organização. Por quê? Ora, simples.
Se no exemplo acima os quatro ex-funcionários tivessem entrado na empresa há menos de um ano, o impacto seria bem diferente daquele causado pela saída de funcionários com 10 anos de empresa!
Taxa de rotatividade de novos contratados
Desse modo, um cálculo ainda mais revelador é a taxa de rotatividade de novos contratados. Esse índice se concentra em quantas pessoas foram contratadas em um ano e quantas delas deixaram a organização nos anos subsequentes.
Quando os funcionários saem dentro de um curto período de contratação, as organizações não têm tempo suficiente para recuperar o investimento. Os funcionários não forneceram resultados suficientes para compensar o investimento que a organização teve em termos de pessoal, remuneração, treinamento etc.
Uma alta taxa de rotatividade de novos contratados geralmente está relacionada a problemas com o processo de seleção, como a escolha de candidatos não são qualificados, ou que têm baixo fit cultural.
Taxa de rotatividade de novos contratados = (nº de rescisões no primeiro ano ÷ número de novas contratações) * 100
Por exemplo: Uma organização com 100 funcionários contrata 10 novos funcionários dentro de um ano. Quatro (4) funcionários saem durante o ano, sendo um (1) deles um desses 10 novos contratados.
A taxa de rotatividade dessa organização seria a mesma de antes: (4 ÷ 110) * 100 = 3,6%.
No entanto, a taxa de rotatividade de novos contratados seria: (1 ÷ 10) * 100 = 10%.
Portanto, observamos que a taxa de rotatividade de novos contratados é quase três vezes maior que a taxa de rotatividade padrão.
Embora o tamanho da amostra seja bem pequeno, isso pode indicar um problema no processo de seleção.
Taxa de retenção
Embora a taxa de rotatividade anual seja uma estatística útil, combiná-la com a taxa de retenção é um ótimo jeito de ter mais insights sobre o que realmente está acontecendo.
Para o cálculo da taxa de retenção, consideramos sempre um período fixo de tempo. Logo, uma taxa de retenção de um ano calcula a porcentagem de indivíduos que ainda estão na organização após um ano.
Taxa de retenção de um ano = (nº de pessoas contratadas no ano de referência que ainda empregadas atualmente ÷ Pessoas contratadas no ano de referência) * 100
Complicou? Tudo bem, vamos descomplicar! A fórmula é mais simples do que parece.
Por exemplo:
2017: a empresa contratou 12 pessoas
2018: ainda estão empregadas 8 dessas pessoas
2019: ainda estão empregadas 6
2020: ainda estão empregadas 4
Portanto, teremos:
Taxa de retenção de 1 ano = (8 ÷ 12) * 100 = 67%
Tx. retenção de 2 anos = (6 ÷ 12) * 100 = 50%
Tx. retenção de 3 anos = (4 ÷ 12) * 100 = 33%
Perceba que a organização perdeu 4 pessoas no primeiro ano, apenas 2 no segundo ano e 2 no terceiro ano. Contudo, a taxa de retenção de três anos é menor que a taxa de retenção de um ano!
Essa aparente contradição aponta para uma característica importante: quanto maior o período, menor a taxa de retenção!
Logo, a taxa de retenção por um período de tempo específico (p. ex., 3 anos) nunca pode ser superior à do período anterior (p. ex., 2 anos). Pode ser igual, se ninguém sair entre o segundo e o terceiro anos, mas nunca maior!
Em outras palavras, as organizações não conseguem compensar o que está perdido inicialmente! Uma baixa taxa de retenção de um ano cria problemas que geralmente perduram até o futuro.
Taxa de funcionalidade da rotatividade
Bom, como já dissemos, há uma grande diferença entre a saída de funcionários novos da empresa e a saída de funcionários experientes. Agora, mais diferente ainda é comparar a saída dos funcionários de baixa performance com funcionários de alta performance.
Imagine se, de repente, da noite para o dia, saírem 5 funcionários excelentes da sua companhia. Vai ser um choque, não? É por isso que pensaram em uma maneira de calcular essa taxa.
Taxa de Funcionalidade = (nº de low performers que saem – nº de high performers que saem) ÷ nº total de funcionários que saem
Por exemplo: empresa A tem 100 funcionários e 15 deles deixam a empresa, dos quais 5 são de alta performance e 10 são de baixa performance.
Portanto, a taxa de funcionalidade será de
(10 – 5) ÷ 15 = 33%
Agora, se tivermos uma empresa B com 100 funcionários e 15 deles também deixam a empresa. Porém, dessa vez, 10 são de alta performance e 5 são de baixa performance.
A taxa de funcionalidade será de: (5 – 10) ÷ 15 = – 33%
Portanto, uma taxa positiva de funcionalidade significa que está saindo mais gente “ruim” do que gente “boa”. Então, isso não necessariamente é um problema.
Na verdade, a taxa positiva indica que a empresa está substituindo seus low performers por outros funcionários. Na maior parte das vezes, isso é algo extremamente positivo para a organização.
Já o índice negativo indica que a empresa está perdendo os seus high performers, e isso é certamente um problema a ser reparado!
4. Como reduzir o turnover com base no indicador?
Melhorar o processo seletivo é uma solução possível para reduzir o turnover. Mas, certamente, sozinha ela não fará milagres!
Claro que o RH deve ficar atento às questões de cultura organizacional, mapeamento de perfil e potencial dos candidatos. Como dissemos, estruturar um processo de Recrutamento e Seleção é absolutamente fundamental!
E há ferramentas inteligentes que ajudam muito e dão diversos insights aos recrutadores, possibilitando a escolha dos perfis mais adequados.
Mas nem tudo pode ser resolvido com uma boa seleção. Como dissemos, a rotatividade é todo um processo, e não apenas um evento isolado. Contratar funcionários com alto potencial em um ambiente ruim pode contribuir com o turnover.
Por isso, o clima organizacional é um dos fatores que mais pesam quando high performers decidem abandonar o barco precocemente. É bom ficar atento a essa questão.
Agora, uma solução interessantíssima é fazer com que os gerentes acompanhem de perto os passos da sua equipe. Entendam as dores dos funcionários, saibam conduzi-los pelos melhores caminhos. E consigam desenvolvê-los dentro da organização.
Talvez um funcionário precise de algum treinamento. Antes que os procedimentos da sua função mudem tanto que, não conseguindo acompanhar, ele desanime.
Ou então talvez um high performer esteja ficando mais e mais descontente com sua remuneração. E comece a procurar outras oportunidades…
Um sistema que centralize essas informações realizando análises e predições pode ser a solução ideal. Com maior controle de dados e mais insights, as decisões do gerente serão mais estratégicas e assertivas.
Orientação eficaz, processos de integração e treinamento são cruciais para manter o talento. Se esse encaminhamento for deixado de lado, novas contratações continuarão ocorrendo em curtos períodos de tempo.
5. Agora você entende a importância de um indicador de turnover, certo?
Rotatividade excessiva dentro de uma organização é, em geral, um problema. Dispendiosa, trabalhosa, exaustiva e chata. Com poucas exceções, a melhor forma de lidar com ela é simplesmente evitá-la!
Então, se você ainda não dá a devida importância a essa questão, melhor repensar as suas prioridades. Para ontem! Um indicador de turnover fornece ferramentas com as quais se pode reparar problemas tremendamente comuns.
Estruture seu processo seletivo, mapeie o perfil, a motivação e os valores culturais do seu candidato. E, após contratado, acompanhe seus caminhos dentro da organização. Dê a ele a chance de se desenvolver plenamente, ouça seus anseios e suas dificuldades.
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Agora, se o desligamento de determinado funcionário for inevitável, lembre-se de fazer entrevistas de saída. Conduzidas adequadamente, elas podem fornecer informações muito úteis à criação de um ambiente de trabalho melhor, que consiga reter os maiores talentos por mais tempo.
Seguindo os princípios e as dicas apresentados aqui, temos certeza que sua empresa economizará tempo e dinheiro. E também, algo muito importante, se tornará um local mais harmonioso e gostoso de se trabalhar, com uma cultura sólida e valores respeitáveis. É o que a Mindsight deseja a todos os seus clientes e empresas parceiras.
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