Muitas organizações provavelmente dirão que utilizam um sistema de RH, mas muito menos admitirão que ele não está realmente atingindo seus objetivos originais. Ou seja, os sistemas de gestão de desempenho muitas vezes falham em motivar um melhor desempenho dos funcionários — e nós acabamos caindo nos principais problemas relacionados à gestão de pessoas.
Por que é que? A resposta curta é que é muito simples não seguir em frente com os componentes necessários para fazer o sistema funcionar bem.
Para realmente motivar os funcionários a ter o melhor desempenho, um sistema de gestão de desempenho deve estar intimamente ligado às metas organizacionais e pessoais e deve ser um meio para funcionários e gestores permanecerem continuamente alinhados, sempre “na mesma página”. Ele também pode abrigar planos de desenvolvimento individual de funcionários.
Então, onde as coisas descambam e dão errado? Quais são os principais erros e problemas na gestão de pessoas e como evitá-los?
Existem várias maneiras pelas quais uma organização bem-intencionada e bem-sucedida pode, de repente, perder os benefícios de um sistema de gerenciamento de desempenho.
Aqui estão 10 dos principais erros — tente evitá-los!
- Não dar feedback aos funcionários
- Definição de metas inadequadas
- Falha em seguir o cronograma de avaliação de desempenho
- Não explicando caminhos claros para a melhoria
- Não documentando o processo
- Ignorar funcionários problemáticos
- Não reconhecendo funcionários “Estrelas”
- Políticas de RH inadequadas
- Usando o sistema de forma inconsistente
- Projeto de sistema ou falhas de implementação
1. Não dar feedback aos funcionários
Se a única vez que um funcionário souber de seu desempenho é uma vez por ano, certamente haverá algumas surpresas. Muitos gestores usam a existência de um sistema de gestão de desempenho como desculpa para adiar o feedback até o período formal de revisão — mas esta é uma receita para o desastre!
O período de revisão formal deve ser apenas isto: um resumo formal do status. Com certeza não haverá surpresas (especialmente surpresas desagradáveis) nessa hora se os funcionários tiverem recebido feedbacks em momentos apropriados ao longo do ano.
Em outras palavras, essa não deve ser a primeira vez que um funcionário ouve como ele está performando dentro de suas metas e expectativas.
Regularidade no feedback é questão fundamental nos dias de hoje. Mas, como sempre dizemos, também não exagere: não dê feedback todos os dias ou toda semana! O colaborador precisa de tempo para assimilar as informações e implementar mudanças. Feedbacks excessivos são contraproducentes: atrapalham muito mais do que ajudam!
É o admirável mundo novo de RH. Tenha um pensamento estratégico para evitar estes que consideramos os principais problemas na gestão de pessoas. E certamente a ausência de bons e regulares feedbacks é um deles.
2. Definição de metas inadequadas
Considere, por exemplo, estes simples passos em falso:
- Não vincular as metas dos funcionários às metas da empresa – Se os objetivos dos funcionários forem definidos aleatoriamente, eles até podem ajudar os indivíduos a atingir seus objetivos, mas não podem aproximar a empresa de alcançar seus objetivos maiores ou a missão organizacional. Idealmente, as metas individuais e os indicadores de RH devem estar claramente vinculadas às metas da empresa.
- Deixar de definir metas extensas – Metas definidas em níveis facilmente alcançáveis, sem qualquer esforço extra, não motivam os funcionários a ter o melhor desempenho. As metas devem ser realistas (nada de querer conquistar o mundo!), mas devem exigir algum esforço para alcançá-las e mantê-las. Caso contrário, nem a gestão nem o sistema estarão ajudando a motivar comportamentos.
- Criar metas que não sejam mensuráveis ou objetivas – Deve haver uma compreensão clara de como é atingir uma meta e como ela será medida. As metas precisam ser específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com limite de tempo (comumente chamadas de metas “SMART”). Os objetivos não devem ser vagos!
Lembre-se também de que as metas devem ser atualizadas conforme as necessidades forem aparecendo, ou seja, diante de mudanças na situação do negócio. Elas também devem ser revisadas com frequência para ver se você está no caminho certo.
3. Falha em seguir o cronograma de avaliação de desempenho
Ainda pior do que não fornecer feedbacks oportuno e regulares é não fornecer feedback nenhum! É uma das piores práticas e um dos principais problemas que uma gestão de desempenho pode cometer nos dias atuais.
Se os gestores não podem se dar ao trabalho de tratar o programa com o respeito que ele merece, então por que se preocupar em ter um sistema de gestão, não é mesmo? Os funcionários ficarão desanimados se nunca receberem feedback.
Avaliação de desempenho é um assunto sério. Uma das questões mais importantes do RH. É a partir dessa prática que colhemos dados sobre o que está rolando na organização. E, portanto, com a qual balizamos nossas metas e objetivos.
Dessa forma, estruturar uma avaliação de desempenho é o primeiro passo para firmar um cronograma assertivo. Seguir o cronograma, com ajustes apropriados, é o segundo. E o terceiro é apresentar as informações colhidas aos membros da equipe.
Um cronograma bem feito, com metas, objetivos e missões, é o caminho ideal para o sucesso do time. Todos devem estar alinhados, todos devem contribuir para a construção do cronograma. E todos precisam saber que está ali o alicerce de suas funções diárias.
4. Não explicando caminhos claros para a melhoria
Mesmo se um sistema de gestão de desempenho for bem usado e os funcionários receberem feedback adequado, o sistema pode dar errado se um funcionário precisar melhorar mas não entender como fazer isso.
O sistema de gestão de desempenho deve ter um caminho claro para que os funcionários atendam às expectativas, bem como um plano claramente comunicado para quando não o fizerem.
RH 2021? É hora de começar a se planejar para o próximo ano, que, assim como este, virá recheado de enormes desafios e obstáculos. Nós da Mindsight estamos lançando um calendário do RH para 2021. Assim que estiver pronto, o link será disponibilizado aqui. Não deixe de conferir!
5. Não documentando o processo
A classificação dos funcionários deve ser justificada, e essa justificativa deve ser colocada por escrito. De maneira digital, claro! Porque atualmente nada mais é feito à mão!
A tecnologia — automação, digitalização e inteligência artificial — veio para nos ajudar e para trazer melhorias ao RH. Deve ser usada sem medo ou parcimônia, integrando os sistemas e agilizando o processo.
A avaliação deve ser clara, completa e facilmente interpretada (isto é, capaz de ser entendida corretamente) por todos os membros da equipe — incluindo os próprios gestores, que, por mais absurdo que pareça, muitas vezes não entendem o que eles próprios anotaram!
6. Ignorar funcionários problemáticos
Temos um guia bem completo no site sobre classificação de funcionários. No caso, baseamos a classificação na matriz Nine Box, por se tratar de uma ferramenta bem conhecida no nosso departamento. Mas você pode usar outra ferramenta que mais se adequar às necessidades da sua organização.
De qualquer forma, você sabe que existem alguns funcionários “problemáticos”, certo? Geralmente, frutos de uma contratação descuidada. Ignorar a existência deles é, com certeza, um dos principais problemas de gestão. E isso se dá em vários níveis, pois:
- Diminui o moral dos funcionários, já que os outros não sentem que os problemas estão sendo resolvidos
- Pode deixar outros funcionários ressentidos por serem mais rigidamente cobrados quando têm comportamentos semelhantes aos dos seus colegas “problemáticos”
- Não resolve problemas de produtividade. Os gestores muitas vezes pensam erroneamente que dar uma avaliação de desempenho melhor do que o funcionário merece será um motivador — mas, em vez disso, envia um sinal de que o desempenho insatisfatório é plenamente aceitável
- Pode ser um pesadelo jurídico se o funcionário mais tarde for dispensado por mau desempenho e não houver registro de avaliações de desempenho que indiquem sua conturbada atuação.
7. Não reconhecendo funcionários “Estrelas”
Por outro lado, se um funcionário está com um desempenho bem acima da média (especialmente aqueles de maior potencial) ele deve obter o reconhecimento merecido.
Se cada funcionário receber uma classificação “satisfatória” (ou equivalente), mesmo que alguns estejam indo acima e além das expectativas, os profissionais de alto desempenho perderão a fé de que seus esforços estão sendo reconhecidos.
Por isso que os gestores devem saber exatamente o que fazer após a classificação dos funcionários. Precisam entender o quão importante é usar o sistema para dar classificações adequadas em todo o espectro de opções — eles não devem evitar conversas difíceis e certamente não devem simplesmente dar a todos a mesma classificação.
É importante conhecer sua equipe e saber lidar com as diferenças de cada um deles. Um bom gestor é aquele que motiva os desmotivados e recompensa os high performers, mas sempre tendo em mente que as pessoas são diferentes entre si e, portanto, entendem de maneira diferente os sinais que recebe.
Não perca seus melhores funcionários por falta de comunicação ou de recompensa. Eles farão falta à organização e, pior, irão para a concorrência. Evite este que é certamente um dos principais problemas de uma gestão desvinculada da realidade atual e com olhar apenas para o passado.
8. Políticas de RH inadequadas
Não subestime a importância de uma auditoria interna de RH. Reserve um tempo anualmente para garantir que suas políticas de RH estejam atualizadas e completas.
Por exemplo, muitas empresas não incluem uma política de pagamento de férias em seus manuais. Ou um processo de reclamação ou plano de desastre e violência no local de trabalho para a organização.
Isso pode criar situações em que os funcionários chegam até mesmo a pensar em demissão com tempo de férias não utilizado. Se eles não souberem com antecedência como esse tempo será tratado, eles provavelmente vão reclamar. E, como você sabe, alta rotatividade é uma questão bastante séria para a empresa.
Além disso, às vezes o impensável acontece e ocorre um desastre. Sobretudo em cargos mais operacionais. Ao fornecer diretrizes claras sobre como responder antes de um incidente, você pode ajudar a minimizar o impacto que ele pode ter sobre seus funcionários e sua empresa.
Um plano bem elaborado ajudará a proteger você, seus funcionários e clientes. Considere estas questões ao desenvolver seu plano:
- Quem estará no comando?
- Quais são suas respostas pré-estabelecidas?
- Você vai se abrigar no local ou evacuar em certas situações?
- Você tem um local de reunião fora do local para as pessoas se reunirem?
- Como você se comunicará com seus funcionários durante um desastre?
Ter políticas e planos para lidar com eventos inesperados reduz o estresse, responsabilidades e custos para o seu negócio.
9. Usando o sistema de forma inconsistente
Quando diferentes gestores ou departamentos são inconsistentes em quando e como implementam o sistema de gestão de desempenho, isso pode configurar situações nas quais os funcionários percebem injustiça ou favoritismo.
Essa percepção desagradável pode impactar negativamente a produtividade e o moral. E pode parecer discriminatório em alguns casos.
Um problema relacionado é quando os líderes dão intencionalmente classificações imprecisas. Por exemplo, um gerente pode classificar alguém de forma imprecisa, a fim de movê-lo para uma nova função (não merecida), apenas para retirá-lo do departamento.
Outro exemplo: classificar alguém falsamente em um nível muito baixo, o que pode acontecer se as classificações forem forçadas, apressadas ou implementadas com preconceito pessoal.
É interessante notar que a grande maioria dos líderes e gestores afirmam categoricamente que jamais cometeriam tal deslize! Mas infelizmente muitos cometem, e cometem sem perceber, o que dificulta bastante a reparação dessa adversidade.
Favorecer colegas mais próximos e desfavorecer colegas menos próximos é um dos principais (e mais complexos) problemas de gestão de pessoas. É exatamente por isso que buscamos apoio em ferramentas que diminuam vieses e tratam as pessoas de maneira justa.
10. Projeto de sistema ou falhas de implementação
Agora, não adianta muita coisa você contar com um belo sistema de gestão e não saber implementá-lo. Falhas de implementação são extremamente prejudiciais. Eles podem incluir:
- Falta de adesão dos gerentes seniores, o que geralmente significa que eles não exigirão que suas equipes usem o sistema adequadamente. O gerenciamento de mudanças é um processo difícil e não deve ser considerado levianamente. A adesão da administração é um componente chave.
- Falta de personalização (ou de design) que atenda às necessidades da organização. Um sistema que parece ter sido projetado para outra empresa provavelmente não terá muito apoio daqueles que devem usá-lo.
- Incompatibilidade ou duplicação de outros sistemas. Funcionários e gerentes ficarão relutantes em usar um sistema se sentirem que seus esforços devem ser duplicados de outros sistemas ainda em vigor. Idealmente, o sistema de gestão de desempenho será integrado a todos os sistemas relacionados, como programas de desenvolvimento de funcionários, treinamentos, metas, performance etc.
- Falta de um mecanismo para obter feedback e melhorar continuamente o sistema. Já tratamos deste assunto lá em cima, mas é sempre bom reforçar. Feedback é indispensável nos dias de hoje, e um sistema deve contar com ferramentas inteligentes que facilitem o fornecimento de feedbacks.
- Deixar de designar quem é responsável por cada componente da implementação e acompanhamento. Você é líder, certo? Então saiba escolher as pessoas mais adequadas para monitoramento de cada etapa ou de cada indicador. Não precisa ser apenas um funcionário para cada indicador, mas é bom contar com uma equipe que consiga reunir colaboradores capacitados em colher dados e informações preciosas para o departamento.
Como você pode ver, muitas falhas nos sistemas de gerenciamento de desempenho se resumem às pessoas e à implementação. Este é um processo árduo, e é fácil ver como mesmo organizações bem-intencionadas podem ter problemas para maximizar os benefícios.
Conclusão
A gestão de desempenho é apenas um dos muitos desafios que os profissionais de recursos humanos enfrentam todos os dias. Foram expostos a você os principais problemas de gestão do nosso departamento, e é bom que você consiga avaliar se eles ainda existem na sua equipe.
Soluções estão aí para serem implementadas, e a tecnologia tem nos ajudado bastante nessas questões. É o admirável mundo novo de RH! Você está preparado para mudanças incomparáveis em escopo e impacto? Está preparado para mudar o mindset da sua companhia e orientá-lo às novas tendências?
Novos desafios e novos temas já estão batendo à nossa porta:
- Trabalho remoto e reuniões puramente virtuais
- Funcionários em todo o mundo, muitos dos quais você nunca conheceu pessoalmente e com costumes “estranhos” aos seus
- Nova configuração de gestão e liderança (como a geração Millennials gerenciando os Baby Boomers que você pensava que teriam se aposentado anos atrás)
- Big data sobre tudo, desde estratégias de contratação a previsões de retenção
- Mudanças regulatórias abrangentes nas áreas de saúde, imigração e privacidade que exigiram grandes mudanças na forma como você faz negócios
Enfim, questões desafiadoras que põe em cheque nossos conceitos mais antigos. Ficar de fora dos avanços não será ruim somente para a sua empresa, mas também para você pessoalmente, que ficará cada vez mais afastado da realidade. E irá acompanhar cada vez menos o desempenho dos jovens e antenados.
Afinal, é o novo normal — fazer mais com menos.
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