Uma boa forma de monitorar a eficiência da sua organização é controlando os indicadores de RH. Sem eles, fica bem complicado melhorar a gestão de desempenho de um setor. Esses indicadores são dados e informações com um enorme potencial de gerar insights interessantes à decisão estratégica.
Como dissemos, é muito difícil, ou até mesmo impossível, melhorar a gestão de pessoas se você não medir os resultados do seu trabalho. Ou se você não souber escolher bem os indicadores e trabalhar corretamente com eles. Sem isso, como vai descobrir se suas ações estão surtindo o efeito desejado?
Neste artigo, vamos nos aprofundar numa das mais importantes questões para a nossa área: os indicadores de desempenho de RH. Vamos discutir o que são eles e de que podem ser usados. Por fim, forneceremos um modelo de estruturação, para que você mesmo seja capaz de criá-lo!
1. O que significa KPI de RH? É o mesmo que métrica?
Resumidamente, indicadores de RH são dados numéricos que descrevem alguma característica da organização e dão ao RH informações úteis à tomada de decisão. Há muitos tipos de indicadores. Muitos!
Alguns são bastante usados, outros nem tanto. Como exemplo de indicadores, podemos citar: o custo médio do processo seletivo, o tempo médio de serviço de um funcionário, a taxa de rotatividade, o número de horas de treinamento por funcionário etc.
Todos esses dados podem ser chamados de indicadores de RH. Mas será que todos eles são absolutamente indispensáveis ao departamento? Precisamos mesmo monitorar todos esses dados para tomar as melhores decisões?
A resposta é não! Nem todos são úteis. Ou, pelo menos, nem todos são úteis em todos os momentos, indistintamente, sempre e sempre. Na verdade, a decisão estratégica já começa na escolha dos indicadores a serem usados.
Dados em excesso atrapalham a formulação de uma solução mais assertiva, porque desperdiçam tempo, recurso e energia da força de trabalho. E às vezes até deixam o cenário mais confuso, ao invés de descomplicá-lo.
Desse modo, foi idealizado o conceito de KPI (Key Performance Indicador, isto é, “Indicador-chave de Desempenho”, numa tradução livre) de RH, que nada mais é do que um indicador orientado à tomada de decisão estratégica.
Ou seja, é aquele indicador de RH útil ao processo de decisão, uma métrica estratégica. O dado que merece ser monitorado porque vai contribuir com o quadro analítico.
Nem todo indicador de RH é um KPI!
Portanto, você já deve ter percebido que todo KPI é um indicador (ou métrica) de RH. Mas nem todo indicador de RH é um KPI! Apenas as métricas que têm um link direto com a estratégia organizacional são chamados de KPI.
Esses “indicadores-chave de desempenho” são usados para verificar como o RH está contribuindo com o restante da organização. Isso significa que os KPIs de RH medem o quão bem-sucedido é o setor de RH na realização da estratégia de gestão de pessoas da organização.
Essa “estratégia de gestão de pessoas”, que no fim é basicamente a “estratégia do RH”, acaba seguindo a estratégia organizacional.
Dessa maneira, os KPIs de RH espelham o desempenho organizacional do RH, pois são definidos com base nos resultados relevantes do departamento. Essas metas de negócios costumam ser formuladas no Balanced Scorecard (que veremos mais adiante).
Abaixo, você pode conferir um vídeo bastante explicativo sobre conceitos e exemplos de KPIs de RH:
Vamos agora mostrar mais claramente quais são os indicadores de RH que sua empresa deveria monitorar..
2. Exemplos de indicadores de RH
Como dissemos, existem muitos tipos de KPIs. O departamento de RH precisa, antes de mais nada, identificar suas reais necessidades e medir apenas o necessário! Caso contrário, é como mergulhar num mar de números esperando que, num passe de mágica, os melhores insights surjam bem na sua frente!
Há um artigo no nosso blog que explica vários indicadores de RH bastante importantes. De qualquer forma, preparamos para você uma lista com exemplos muito comuns de KPIs, desta vez voltados um pouco mais ao modelo que construiremos no tópico seguinte.
Taxa de absenteísmo
Número de dias de trabalho em que o funcionário esteve ausente dividido pelo número total de dias trabalhados. É um indicador importante, que combinado com o próximo mostra quanto a empresa desperdiça em ausência de funcionários.
Custo de ausência
O custo total de ausência é calculado somando o pagamento do funcionário, o custo de gerenciamento de ausência e o custo de reposição. Este KPI é especialmente relevante para o mercado brasileiro, que conta com fortes sindicatos e um alto grau de proteção aos funcionários.
Satisfação com os benefícios
A satisfação com os benefícios do emprego geralmente é medida por meio de uma pesquisa de engajamento dos funcionários. Isso pode ser um bom caminho para reduzir a rotatividade de funcionários.
Taxa de produtividade dos funcionários
Este indicador é relativamente difícil de medir e gera muitas discussões acerca da melhor abordagem. De todo modo, ele nos informa algo sobre a capacidade de crescimento de um setor (ou da organização como um todo) em termos da produção de capital humano.
Uma forma possível é pegar toda a produção da empresa (isto é, o resultado monetário da produção) e dividir pela quantidade de funcionários.
Taxa de produtividade de funcionários = Produção em termos financeiros ÷ Quantidade de funcionários
Então, por exemplo, uma empresa com 50 funcionários gera R$ 80.000 em bens e serviços. Nesse caso, teremos uma taxa de produtividade de (R$ 80.000 ÷ 50 funcionários) = R$ 1.600 por funcionário.
Índice de satisfação dos funcionários
Diferentemente do anterior, esse é bem mais fácil de mensurar. A satisfação dos funcionários é medida por meio do clima organizacional, com pesquisas de atitude e engajamento dos funcionários.
A insatisfação é uma causa importante para a rotatividade de funcionários. Sobretudo aqui no Brasil, onde grande parte dos trabalhadores não estão muito felizes com o trabalho…
Índice de engajamento dos funcionários
O engajamento dos funcionários também é medido por meio de pesquisas de atitude ou engajamento. O alto engajamento dos funcionários é matéria-prima básica para maior produtividade, melhor atendimento ao cliente, menor rotatividade e muitos outros resultados positivos. E a maneira mais eficiente de garantir esse engajamento é buscar a adesão dos candidatos/funcionários à cultura organizacional.
Índice de inovação dos funcionários
A inovação também é medida por meio de pesquisas de atitude ou engajamento. (Sim, mais um! Percebe como o engajamento é algo realmente importante dentro de uma organização?)
A inovação é cada vez mais um fator-chave para o sucesso do negócio. E por mais que pareça estranho, é também papel do RH monitorar (e até incentivar) essa inovação.
Novos processos, novas tecnologias, novas tendências e novas necessidades. Tudo isso faz da empresa uma instituição mais alinhada com as transformações do mercado. E se os funcionários não acompanharem essa evolução, a organização acaba ficando para trás na corrida. Afinal, o coração de uma empresa são seus colaboradores, não é mesmo?
Taxa de promoção interna
Este KPI é o número de cargos mais elevados (em geral, seniores) que foram preenchidos por meio de promoção interna dos seus funcionários, dividido pelo número total de seniores. Ou seja, é uma forma de mensurar quantos funcionários trilharam a jornada completa dentro da organização, ascendendo até chegar ao mais alto nível de experiência.
E por que este é um KPI de RH? Porque as ascensões internas costumam ser mais rápidas, reduzem o risco de uma má contratação e fazem com que os funcionários permaneçam mais tempo no emprego.
Net Promoter Score (NPS)
O NPS é uma excelente forma de medir até que ponto uma pessoa recomendaria determinado serviço ou negócio da organização. Ou seja, é um indicador que mostra quão satisfeitos os funcionários estão com as ações de RH.
E também em que grau eles consideram a organização como um bom lugar para se trabalhar. Dependendo de seus objetivos estratégicos, o NPS pode ser um KPI bastante útil.
Porcentagem do custo da força de trabalho
É uma métrica que pega o custo da força de trabalho e o divide pelo custo total enfrentado pela organização. Este KPI, embora não seja frequentemente empregado, pode ser usado para fins de redução de custos ou para ajudar a melhorar a automação/robotização de uma organização.
Qualidade de contratação
A qualidade de contratação é a porcentagem de novos contratados que recebem uma boa classificação de seu gerente durante a avaliação de desempenho. Este indicador mostra a eficácia do RH no processo seletivo. Manter consistentemente uma classificação de alta qualidade de contratação permite que a organização alcance seus objetivos estratégicos.
Taxa de rotatividade
O cálculo das taxas de rotatividade foram expostos bem detalhadamente em outro artigo do nosso blog. Recomendamos que dê uma olhada nele se quiser entender esses conceitos com mais profundidade.
De qualquer forma, você já deve saber que a taxa de turnover é uma métrica bastante comum para o RH. Mas principalmente é também um KPI importante, pois uma alta rotatividade costuma sair muito cara à empresa.
Taxa de rotatividade voluntária / involuntária
Duas taxas de rotatividade diferentes. E também complementares, já que uma é o inverso da outra. A taxa de rotatividade voluntária é o número de demissões lideradas pelo próprio funcionário, quando ele mesmo decide sair da empresa. Mas, obviamente, nem toda rotatividade é voluntária. Nesse caso, a taxa de rotatividade involuntária é o número de demissões lideradas pelo empregador.
Taxa de rotatividade indesejada
Rotatividade indesejada? Como assim? Então quer dizer que existe uma rotatividade desejada pela empresa? Bem, sim, existe. Nem toda rotatividade é ruim. Normalmente, é bastante positivo quando os funcionários com mau desempenho (os low performers) saem da organização, dando lugar a outros com melhores performances.
Logo, este indicador é o número de high performers que deixam a empresa, em comparação com o número total de funcionários.
Taxa de abandono de 90 dias
Colocamos aqui 90 dias, porque é o mais comum. Mas eventualmente também pode aparecer como “taxa de abandono de 360 dias”. De todo modo, este indicador é o número de funcionários que deixam a organização num prazo de 3 meses (ou um ano) após a sua contratação.
Em geral, uma porcentagem de dois dígitos já é bem ruim! Espera-se que o RH consiga recrutar as pessoas certas por meio de um processo seletivo bem estruturado. Uma estruturação deficiente costuma gerar muitos impactos negativos na eficácia organizacional. Portanto, este é um KPI importantíssimo para a estratégia de recrutamento.
3. Como estruturar uma estratégia de KPI?
KPIs são os melhores companheiros do RH. É o nosso norte, indicando a direção a ser seguida.
Como escrevemos anteriormente, nem todos os indicadores são relevantes. Neste tópico, daremos um exemplo de como criar um modelo de KPI de RH. O conceito de estruturação que iremos propor pode ser usado tanto num processo de Recrutamento e Seleção quanto numa estratégia de Gerenciamento de Pessoas e Performance.
Vamos formular uma situação hipotética para descomplicar a explicação. Imagine uma grande companhia produtora de aviões, por exemplo, a Embraer. Ela deseja melhorar a saúde financeira de suas unidades de produção situadas em solo nacional, em São José dos Campos. Decidir se compensa continuar produzindo aqui mesmo, ou se é viável alçar voos em céus menos nebulosos.
Qual é o primeiro indicador que lhe vem à cabeça nesse caso? Custo da mão-de-obra, certo? Afinal, isso tem um impacto direto no preço do produto final. É a escolha mais óbvia num cenário de corte de gastos.
Mas como a mão-de-obra brasileira poderia competir, em termos de custos, com a chinesa, por exemplo? Simplesmente não poderia! A de lá é muito mais barata (e em alguns casos muito mais eficiente também, mas deixemos essa questão para outro pôr-do-sol…)
Logo, uma estratégia de diferenciação de custos não é o melhor caminho. A batalha já está perdida nesse campo.
Então essa empresa decide investir pesadamente em tecnologia e inovação, sabendo que a maior parte de sua carteira de clientes estava interessada em aviões de altíssima tecnologia, mesmo que a um preço maior. Eles confiam na reputação da empresa e nas suas habilidades de construção.
A organização pode comprar um maquinário mais moderno e tecnológico. Pode investir em matérias-primas mais sofisticadas. Ou então pode qualificar mais os seus funcionários, com treinamentos e cursos online.
Mas repare: Metas estratégicas não funcionam isoladamente!
Esta é uma constatação de tamanha importância, que até deixamos em destaque. Metas estratégicas devem ser pensadas em conjunto, jamais isoladamente.
Essa companhia hipotética do nosso exemplo precisa cortar custos e ao mesmo tempo se tornar mais inovadora por meio de contratações mais inteligentes. Portanto, precisa pensar nas seguintes ações:
- Diminuir o custo de recrutamento
- Contratar profissionais mais qualificados
- Garantir a alta performance dos seus funcionários
- Ter um olhar voltado às inovações do mercado
O mapa da estratégia de qualificação é mostrado na tabela a seguir.
Perceba que os fatores de baixo influenciam diretamente aqueles que estão em cima. Isto é, os dois processos descritos (“produzir com mais eficiência” e “diminuir tempo de produção”) têm influência direta na estratégia financeira (“diminuir custos totais de produção”). E também no crescimento do funcionário (“qualificar funcionários”).
Tudo isso levará ao objetivo final: uma empresa mais inovadora e tecnológica! A diretoria executiva decide os alvos estratégicos. O gerente de RH estabelece as metas de RH.
Na próxima etapa, precisamos criar um ou mais KPIs para cada diretriz estratégica. Como você mede uma diminuição no tempo de entrega? E quanto à sua atratividade como empregador? Depois de definir KPIs para cada uma dessas diretrizes, você precisa identificar sua pontuação atual e sua meta de chegada.
4. Balanced Scorecard: Um modelo completo de KPI no RH
E aí está, nosso modelo completo de KPI de RH! Com base na estratégia da organização, definimos uma série de KPIs que ajudarão a alcançar os objetivos estratégicos do RH. Nós os tornamos concretos medindo nossa pontuação atual e definindo uma meta.
Perceba que eles estão alinhados às estratégias definidas no mapa anterior. Para cada estratégica, um ou mais KPIs. E para cada KPI, um dado descrevendo o cenário atual (“pontuação atual”) e um alvo a ser atingido (“meta”).
Com essa tabela de desempenho em mãos, é possível tomar decisões baseadas em evidências puramente concretas. Deixe o feeling para depois, busque soluções embasadas!
Criar indicadores de RH consistentes e que incorporem valor ao negócio é um exercício desafiador. No entanto, quando bem feitos, eles dão ao RH a chance de contribuir substancialmente com a organização, impulsionando grande resultados estratégicos.
5. Características de bons indicadores de RH
A essa altura, você já sabe a diferença entre métricas e KPIs. Sabe inclusive como estruturá-los de maneira orientada às principais estratégias da organização. Mas uma questão ainda permanece: “Quais são as características de bons indicadores de RH?”
Há várias formas de abordar esse assunto. Por isso, iremos nos basear em um artigo de Eckerson (2009). Ele descreve uma série de características daquilo que denominou “bons” KPIs:
- Exato – Você deve se concentrar apenas em alguns KPIs. Eles não são chamados de indicadores-chave à toa! Foque no essencial e deixe o resto de fora. A regra geral permanece: quanto menos, melhor.
- Penetrante – O KPI deve perfurar a superfície e mergulhar nos detalhes. Por que não estamos atingindo a meta de custo de recrutamento? Um detalhamento mais profundo é fundamental para predições certeiras.
- Simples – Porém, ao mesmo tempo, um bom KPI deve ser simples. O RH precisa entendê-lo por completo. Caso contrário, tanto a comunicação quanto a medição ficam comprometidas.
- Acionável – Os KPIs de RH influenciam os resultados do RH. Nosso setor não é responsável pelo sucesso de vendas, por exemplo. Então, foque somente nos KPIs que afetam o seu trabalho diretamente.
- Propriedade – Os KPIs precisam ter um “dono”, alguém responsável. Esse proprietário será recompensado em caso de sucesso, mas também será responsabilizado se o alvo não for atingido.
- Correlacionado – O KPI deve estar relacionado ao resultado desejado e às metas de negócios. Você não obterá economia de custos apenas por contratar candidatos com melhor performance. Há muitos outros fatores em jogo! Contratar bons profissionais é vital, mas esse não deve ser seu foco principal quando a empresa precisa cortar custos para sobreviver.
- Alinhado – O alinhamento dos KPIs é algo que já mencionamos antes. Os indicadores de RH não devem prejudicar uns aos outros.
SMART
Há uma estrutura mais simples com a qual todos nós estamos familiarizados. Ela resume bastante as ideias expostas acima. Mas é bom memorizá-la somente depois de entender todos os conceitos anteriores. Já que, digamos assim, ela é uma simplificação das características dos indicadores de RH.
Essa estrutura alternativa foi definida por Hursman (2010). É a tão conhecida sigla SMART, que nada mais é do que uma abreviação dos seguintes termos em inglês:
- S – Specific (Específico)
- M – Measurable (Mensurável)
- A – Attainable (Atingível)
- R – Relevant (Relevante)
- T – Time-Bound (Tempo limite)
Conhecer esses critérios deve ajudá-lo a escolher bons indicadores de RH. E assim estruturar as melhores estratégias dentro do setor, buscando sempre consolidar e aumentar o desempenho dos seus funcionários. Sempre alinhados à estratégia global da organização.
6. KPIs de sucesso vs. KPIs de atraso
Por fim, gostaríamos de fazer uma última distinção entre os indicadores de RH. Na verdade, acaba sendo uma extensão de tudo o que já foi explicado aqui, mas ainda assim é interessante frisar. Não queremos que conceitos importantes passem em branco.
E qual é a distinção, então? É a diferença entre KPIs de sucesso e KPIs de atrasados (ou atrasado).
Kaplan e Norton (2007), os pesquisadores que criaram o Balanced Scorecard, explicaram essa diferença em seu artigo.
KPIs de sucesso
Resumidamente, um KPI de sucesso refere-se a desenvolvimentos e causas futuros. Esses indicadores precedem um evento e, portanto, indicam possibilidade de resultados posteriores. Por exemplo, a produtividade é o principal KPI de sucesso para custo de mão-de-obra.
KPIs de atraso
Já um KPI de atraso refere-se a desenvolvimentos e causas passados. Isso reflete os resultados anteriores aos KPIs. Por exemplo, se a produtividade for o principal indicador de RH para custo de mão-de-obra, a taxa de doença seria um KPI atrasado. Assim como o custo de mão-de-obra por funcionário, pois esse indicador não contribuiria para decisões futuras, mas sim com análises passadas.
Vamos a outro exemplo: quais são os KPIs de sucesso e de atraso relevantes quando o objetivo do negócio é dar qualificação aos funcionários? Ou seja, quando o cenário é de necessidade de qualificação e requalificação constantes ao serviço.
Nesse caso, um bom KPI de sucesso pode ser o número médio de horas de treinamento por funcionário. E um KPI de atraso pode ser a porcentagem de funcionários que concluíram a qualificação.
Como você pode ver nesses exemplos, os KPIs principais costumam ser menos precisos, pois oferecem uma visão mais abrangente. Por sua vez, o KPI de atraso costuma ser mais preciso, mas somente após o fato já ter ocorrido. Aí é mais fácil, não é mesmo? Analisar o que já aconteceu é um pouco mais simples do que prever o que ainda acontecerá.
ambos são importantes!
Não estamos desclassificando os KPIs de atraso. Eles apenas servem a outro propósito, que não o de predição de desempenho. Agora, se você deseja fazer um planejamento estratégico e mirar a otimização de desempenho futuro, escolher bons KPIs é absolutamente fundamental! É o primeiro passo para grandes decisões estratégicas.
7. Então, de que modo os indicadores de RH podem ajudar a minha organização?
E aí, já está pronto para formular as melhores decisões estratégicas?
Agora que você já entendeu o que são os indicadores de RH, como funcionam e, sobretudo, como usá-los adequadamente, você tem em mãos bons instrumentos para estruturar uma estratégia eficaz de RH.
Mas claro, todo esse conhecimento só pode ser aplicado plenamente se você tiver as ferramentas corretas para aplicá-lo. É muito frustrante saber de um monte de conceitos legais e ficar refém da falta de mecanismos eficientes.
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