KPIs e indicadores de RH são um assunto sempre em alta em nosso departamento. E não por menos: afinal, como poderíamos mensurar avanços e traçar planos de ação assertivos sem métricas que nos indicassem os melhores caminhos a serem seguidos?
Se há uma lição que devemos aprender é esta: medir, medir e medir. Sempre! Precisamos ser balizados por dados concretos, tanto da área de RH quanto da organização como um todo. E é aí que entram os indicadores. Eles nos darão insumos importantes para que possamos tomar decisões estratégicas cujos efeitos impactarão toda a empresa.
A busca por um RH cada vez mais preditivo é uma tendência que chegou para ficar. Um RH que consiga antecipar eventos, fornecendo aos líderes tempo hábil para se prepararem e agirem com objetividade.
Esta é toda a lógica por trás da implementação do people analytics: fazer um uso inteligente dos dados para que tenhamos um RH funcional, assertivo e integrado, mas para isso voltamos aos KPIs e aos indicadores.
Portanto, se você ainda tem dúvidas sobre esse assunto, fique conosco! Iremos te explicar a diferença entre eles e te dar muitos exemplos. Ao fim deste texto, você terá um conhecimento bem mais sólido sobre este tópico tão fundamental para o nosso setor.
Vamos lá então?
- Objetivos dos KPIs e dos indicadores de RH
- KPI e métrica: qual a diferença?
- Principais indicadores da área de RH
- Desafios de gerir os KPIS
1. Objetivos dos KPIs e dos indicadores de RH
Há alguns objetivos importantes para o uso de OKRs e indicadores de forma geral. Como já ressaltamos em parágrafos anteriores, eles são as variáveis de medição do setor de Recursos Humanos.
Mas quais são exatamente esses objetivos. Mencionaremos os mais importantes:
- Monitorar a eficiência da sua organização ou de uma área específica – Devemos sempre estar atentos às perguntas: “A gente está indo para o lugar certo?” e “A gente está tomando as melhores decisões?”
- Gerar insights interessantes à decisão estratégica – É importante que os indicadores sejam realmente atrelados à estratégia do negócio. Não faz nenhum sentido (e é até contraproducente) ficar monitorando todos os possíveis indicadores de RH! Uma escolha criteriosa deve ser realizada antes de sair por aí colhendo dados aleatoriamente.
- Melhorar a gestão de desempenho de um setor – Por fim, os líderes precisam desses ORKs e indicadores para acompanhar os membros da sua equipe: “As metas estão sendo cumpridas? As tarefas estão alinhadas à missão da organização?” E, assim, poderão otimizar a sua gestão de desempenho.
2. KPI e métrica: qual a diferença?
Uma das dúvidas mais frequentes quando falamos sobre indicadores de RH é em relação ao termo KPI.
KPI é um termo em inglês que significa “Key Performance Indicator” — ou seja, em português, Indicador-Chave de Desempenho. (Pode ser chamado também de “Key Sucess Indicator”, isto é, Indicador-Chave de Sucesso.)
Assim como os OKRs, o KPI é uma forma de mensurar se um conjunto de ações está realmente surtindo o efeito desejado e, consequentemente, ajudando os colaboradores a cumprirem com os objetivos da organização.
E da mesma forma que os OKRs, os KPIs também podem ser um número ou um percentual. Tudo vai depender da variável associada ao indicador.
Quer alguns exemplos para facilitar a compreensão? Vamos lá!
Primeiramente, seguem alguns exemplos de indicadores de RH:
- Custo médio do processo seletivo
- Taxa de rotatividade
- Número de horas de treinamento por funcionário
- etc.
Você provavelmente tem contato com esse tipo de métrica no seu cotidiano. Portanto, não é nada muito diferente daquilo a que já está acostumado.
No entanto, como ressaltamos acima, dados em excesso atrapalham a formulação de uma solução mais assertiva. Isso porque desperdiçam tempo, recurso e energia da força de trabalho. E é aí que surge a ideia de KPI.
Os KPIs são apenas as métricas que têm um link direto com a estratégia organizacional. Ou seja, de uma lista gigantesca de indicadores de RH, apenas aqueles que são realmente relevantes para os objetivos estratégicos da organização podem ser chamados de KPI.
Portanto, todo KPI é um indicador de RH, mas nem todo indicador de RH é um KPI.
Assim, você deve escolhê-los meticulosamente para incorporarem ao seu horizonte de monitoramento, após uma avaliação cuidadosa que certamente demandará um tempo do seu cronograma. Mas vale a pena!
Indicadores certeiros são a base de toda a tomada de decisão eficiente.
ISO 30414
Apenas rapidamente, queremos comentar um pouco sobre a ISO 30414. Consideramos importante mencionar esse ponto para que você saiba há tentativas bastante firmes de trazer adequados níveis de padronização e qualidade ao nosso setor.
ISO é uma abreviação para “International Organization for Standardization” — ou seja, Organização Internacional de Padronização. No fundo, no fundo, a ISO é uma métrica de RH — que, como verão a seguir, também é um KPI.
O objetivo dela é fornecer um conjunto de requisitos que, se bem implementados, trazem a garantia de que a organização é capaz de fornecer regularmente produtos e serviços que atendam às necessidades e expectativas de seus clientes. E também que estão em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis.
Portanto, se a sua organização ainda não usa a ISO como referência de qualidade, talvez seja um bom momento para pensar sobre o assunto. É uma prática que vem se tornando cada vez mais relevante nas organizações como um todo.
A Mindsight, por exemplo, já faz uso da ISO nos nossos produtos, controlando toda a parte de indicadores. Dessa forma, aplicamos diretrizes que tornam transparente a contribuição do capital humano a fim de apoiar a sustentabilidade da força de trabalho.
E no caso da ISO 30414, os fatores dizem respeito à área de recursos humanos especificamente. Estamos falando de:
- Custos
- Diversidade
- Liderança
- Cultura organizacional
- Produtividade
- Saúde, segurança e bem-estar
- Recrutamento, mobilidade e rotatividade
- Habilidades e capacidades
- Planejamento de sucessão
- Disponibilidade de mão de obra.
Logo, não deixe de se aprofundar um pouco mais neste assunto. Pode fazer uma diferença enorme na sua organização.
3. Principais indicadores da área de RH
Chegamos à parte mais interessante do texto: quais são os principais KPIs que devemos monitorar na nossa empresa?
Para facilitar, vamos dividir tudo em categorias. Cada qual com seus próprios indicadores. Assim, é mais fácil de se localizar e fundir este conhecimento às suas necessidades.
Teremos, portanto, três categorias distintas:
- Recrutamento
- Clima
- Performance
Apenas fazendo a ressalva de que há muitos outros indicadores além daqueles que serão apresentados aqui. E que nem todos eles precisam ser utilizados. Você deve fazer uma análise minuciosa para averiguar quais são os mais relevantes para o seu negócio. E descartar aqueles que, no fundo, vão te atrapalhar mais do que ajudar.
Indicadores de recrutamento
Os primeiros KPIs importantes são os de recrutamento e seleção. Ou seja, aqueles que têm ligação com o processo seletivo dos candidatos. Os mais relevantes são os seguintes:
- Custo de contratação: valor gasto ao longo dos processos seletivos
- Tempo médio de contratação: tempo dispendido ao longo do processo seletivo para preencher uma vaga
- Conversão por etapa: mostra a porcentagem de candidatos aprovados em cada etapa
- SLA de processos: perspectiva se o processo de recrutamento e seleção tem sido eficiente
- Taxa de satisfação com o processo seletivo: perspectiva sobre o processo do ponto de vista do candidato
- Turnover 90 dias: indicam principalmente se as contratações realizadas têm sido assertivas
- Taxa de aceite da oferta: ajuda a mensurar quão competitivas são suas ofertas no mercado.
Esses são os principais KPIs de recrutamento e seleção. Mas, como dissemos antes, não necessariamente são os únicos. Nem sequer você precisa usar todos eles. Apenas saiba que são indicadores importantes que podem ser úteis ao seu negócio.
Por exemplo, se a sua empresa é uma startup, você provavelmente vai precisar monitorar o tempo médio de contratação. Afinal, é uma empresa que busca um crescimento rápido e, portanto, foca no rápido aumento de funcionários. Dessa forma, é importante medir com que velocidade as contratações estão sendo realizadas.
Lembre-se que quanto maior o tempo de contratação, maior a chance de perder bons funcionários para a concorrência. Quer saber uma maneira de contratar mais rápido? Então baixe o nosso Guia do Processo Seletivo Rápido!
Por outro lado, se a sua empresa não tem, por exemplo, uma estratégia de redução de custos, será que faz sentido acompanhar o custo de contratação? Ou será que é melhor fazer uma análise descritiva no final do semestre para avaliar se tudo está indo de acordo com o planejado?
O custo de contratação é importante quando se tem um foco em custo. E como ele pode ser calculado? Basta somar todos os custos internos e externos, desde salário de recrutador a salários de overhead (isto é, custos indiretos, as pessoas que não contratam de fato) e custo das ferramentas.
Somando todos esses custos você chega ao custo de contratação. É um indicador fundamental quando se quer equalizar a balança de custos. E notar se as contratações estão dentro do orçamento ou se o processo precisa ser otimizado.
Assim, mapeie as necessidades da contratação para ver quais KPIs valem a pena ser seguidos.
Indicadores de Clima
Partimos agora para a nossa segunda categoria: indicadores de clima organizacional. Separamos 3 importantes KPIs a serem observados:
- eNIPS: mede o nível de satisfação dos funcionários, ou seja, se eles sentem engajados o suficiente para recomendar a empresa
- Taxa de adesão: porcentagem de colaboradores que responderam à pesquisa em relação à população de sua área, gestor ou companhia
- Porcentagem de dias de férias utilizados: ajuda a mostrar o equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional.
E por que esses três KPIs?
O eNIPS é uma maneira de medir o engajamento dos colaboradores. Ou seja, agora a preocupação é com a percepção interna, e não com a externa. Colaboradores satisfeitos com a empresa e com o ambiente de trabalho costumam ter maior produtividade. Além de servirem como vetores de recomendação, uma estratégia de branding.
Já a taxa de adesão é um indicador importante para verificarmos se a pesquisa de clima está realmente sendo “levada a sério”. Ou seja, se os colaboradores “compraram” a ideia de fazer uma pesquisa de clima regular e se estão respondendo atenção.
Por fim, o percentual de férias. Esse é um indicador interessante, mas nem sempre controlado pelas organizações. Serve para mostrar o equilíbrio entre vida pessoal e vida profissional. Isto é, se as pessoas estão de fato saindo de férias ou não, se estão aproveitando seus dias de descanso e lazer ou se estão mergulhadas em afazeres intermináveis.
É um indicador interessante sobretudo em épocas de trabalho remoto, já que com as pessoas trabalhando em casa é muito fácil misturar de maneira negativa a vida pessoal com a profissional. Os impactos à saúde mental causados por esse desequilíbrio são extremamente preocupantes. E, por isso, precisam de atenção da empresa.
Indicadores de performance
E na última categoria temos os KPIs de performance. Esta categoria é uma preocupação constante da liderança. Afinal, como fazer uma eficiente gestão de desempenho sem monitorar indicadores-chave de performance?
Separamos 7 KPIs de performance para você analisar:
- Turnover de high performers: fornece visibilidade sobre a retenção de talentos na companhia e auxilia o planejamento de reposição de talentos
- Custo médio de treinamento por funcionário: ajuda a mensurar o valor de investimento no treinamento de novos colaboradores
- Taxa de contratações internas: mostra a efetividade organizacional no desenvolvimento de talentos
- Taxa de promoções internas: demonstra o sucesso da retenção de talentos e crescimento de top performers
- Tempo médio de permanência: tempo médio que um funcionário passa com a empresa
- Taxa de absenteísmo: dá uma perspectiva sobre a quantidade de trabalho e produtividade perdidas devido a doenças e licenças não previstas
- Turnover atual: auxilia a dar visibilidade da retenção de talentos, engajamento e outros pontos relevantes para a organização.
Com esses KPIs, é possível fazer um monitoramento mais assertivo sobre a qualidade da sua força de trabalho. E sobre como ela se desenvolve ao longo do tempo.
Portanto, se você tem um ciclo de performance estruturado na sua empresa, acompanhe-o por meio dos indicadores acima. Veja que nesta seção nós temos KPIs que cruzam dados para fornecer insights valiosos aos gestores.
Por exemplo, o turnover de high performers. Estamos analisando a taxa de turnover especificamente dos funcionários de alto desempenho. Ou seja, não apenas queremos monitorar o número de colaboradores saindo da empresa, mas sim quantos deles são grandes talentos.
Uma alta taxa de turnover de high performers é um grande problema para a organização. São trabalhadores de alto desempenho que, além de estarem deixando a companhia, estão indo para a concorrência! É um cenário que precisa ser acompanhado de perto. E planos de ação efetivos devem ser traçados a fim de reverter o quadro.
4. Desafios de gerir os KPIs
Para finalizar, vamos comentar um pouco sobre os desafios encontrados na gestão de KPIs e indicadores de RH. Quais seriam as principais decisões tomadas com os indicadores gerenciados numa organização?
A primeira coisa a ser feita é entender o cenário da empresa. Há algum problema a ser solucionado? Se houver, é necessário que se faça um estudo cuidadoso sobre quais indicadores podem mostrar mais assertivamente as causas do problema.
Se não houver nenhum problema no radar, basta escolher os KPIs a serem monitorados e garantir que os dados estejam sendo corretamente colhidos. Assim, quando os desafios aparecerem, os gestores estarão amparados por dados e informações relevantes para a tomada de decisão.
Sempre tenha em mente o seguinte: o fundamental é garantir a qualidade dos dados. Essa é a principal lição quando falamos em KPIs e indicadores de RH.
Você precisará investir um tempo para estruturar a sua área, implementar people analytics e selecionar os indicadores a serem monitorados. Não há outro caminho! Este é o atalho: investir tempo para garantir a qualidade dos dados.
Conseguindo fazer isso, temos certeza de que você e sua empresa estarão sempre capacitados em antecipar eventos (especialmente os desagradáveis) e em agir com assertividade. Sempre tomando as melhores decisões por estar embasado em dados de qualidade.
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