A matriz nine box pode ser uma ferramenta útil para ajudar a gerenciar os funcionários de uma organização. Como tal, pode ser usada para o gerenciamento de talentos e, mais especificamente, para a gestão de desempenho e o plano de sucessão.
Você já deve saber do que se trata, mas apenas para te situar vamos explicar brevemente. A matriz nine box (ou “9 box”) é uma conhecida ferramenta de gestão na qual os funcionários são divididos em nove grupos distintos de acordo com seu desempenho e seu potencial.
Para criar uma matriz nine box, você precisa passar por basicamente três etapas: avaliar o desempenho, avaliar o potencial e juntar essas duas informações na matriz, enquadrando cada um dos colaboradores em uma categoria.
Todas essas informações podem ser encontradas no nosso artigo anterior. Neste post, falaremos mais sobre possíveis estratégias após a implementação da matriz nine box. De que forma alocar e distribuir os recursos do seu departamento com base na matriz.
Levantaremos também alguns questionamentos sobre a validade do método. Com isso, encerramos por ora nossos conteúdos sobre este interessante mecanismo de gestão.
Quer ficar por dentro dessas questões? Então continue com a gente!
- Matriz nine box pronta! O que fazer agora?
- Alocação de recursos com base na matriz nine box
- Usando a matriz para plano de sucessão
- Certas dúvidas sobre a validade da matriz 9-box
- Tome decisões mais embasadas!
1. Matriz nine box pronta! O que fazer agora?
No artigo anterior, explicamos como a matriz nine box pode ser estruturada. Com ela já pronta, o que você deve fazer em seguida? Precisará de conhecimentos mais específicos sobre classificação de talentos e melhores práticas para desenvolvê-los? Quais os melhores caminhos?
Abordagem menos formal
Para começar, você pode considerar a utilização do processo de maneira informal. Essa é uma abordagem básica, mas pode funcionar em determinados casos.
Tendo em mente quem são os responsáveis pelo acompanhamento dos talentos da organização (isto é, líderes e gestores — talvez você mesmo esteja incluso nesse grupo), converse com eles sobre como usar a matriz nine box para desenvolverem seus funcionários.
De que forma? Usando a lógica de movimentar seus funcionários para a direita da matriz (na maioria dos casos), aumentando o desempenho deles em curto e médio prazos.
Ou para cima da matriz (na menor parte dos casos), aumentando o potencial deles quando isso for possível, em médio e longo prazos.
Um jeito interessante de otimizar esse processo é através de um plano de desenvolvimento individual. Esse mecanismo costuma trabalhar bem com o desenvolvimento de soft skills.
O processo pode ser uma forma valiosa de concentrar as pessoas naquilo que é mais importante, e não no que é mais urgente!
Profissionais de RH costumam se orgulhar de seus esforços para desenvolver os talentos, e temos motivos para nos orgulhar mesmo! Mas, na prática, às vezes passamos longas horas num processo meramente disciplinar e lidando com problemas de desempenho da equipe.
Dessa forma, as melhores propostas para o desenvolvimento dos colaboradores, sobretudo daqueles mais aptos a chegarem à liderança, acabam sendo as que focam nas questões mais importantes, não nas mais urgentes.
É um planejamento mais longo e permanente, orientado a características estruturais dos funcionários. Com o tempo, trabalhando nelas de forma consistente, eles acabarão conseguindo resolver os problemas mais urgentes do cotidiano da organização.
Mas cuidado: com muita frequência, líderes tendem a deixar que os problemas de desempenho dominem por completo seu tempo e esforço. Enquanto isso, “abandonam” os destaques, as estrelas da organização.
É um pensamento do tipo: “Eles estão desempenhando bem. Depois eu cuido deles!” É um pensamento arriscado, pois há chances reais de frustração por parte dessas estrelas.
Com avaliações de desempenho recentes, categorize seu pool de talentos pela performance apresentada. Em seguida, classifique-os de acordo com seus potenciais. Bons insights podem sair desse processo.
Abordagem mais formal
Agora, você pode também ter uma abordagem mais sistemática após a implementação da sua matriz nine box. Desse modo, montar todo um plano de sucessão em torno dessa estrutura (e não apenas ficar movimentando os colaboradores pelas caixas da matriz).
Alguns questionamentos surgirão naturalmente como parte da processo. Por exemplo: como o desempenho é avaliado e quantificado em sua organização? Como você avalia o potencial dos membros da sua equipe?
A primeira questão é um pouco mais simples de responder, ainda que dê vazão a muitas possibilidades. A segunda já é um pouco mais complicada, sobretudo após o processo de recrutamento e seleção — e, portanto, com o funcionário já contratado.
Uma forma muito comum de se mensurar o potencial é por meio de testes psicométricos, testes de personalidade, testes de comportamento etc. feitos durante o processo seletivo.
Mas mesmo tendo medido com antecedência o potencial do candidato, é importante contar com uma ferramenta interna para continuar avaliando o potencial de cada um dos colaboradores e membros da equipe.
É fundamental ter essas informações registradas e atualizadas no seu sistema de RH. Afinal, nosso departamento deve buscar sempre o trabalho com dados e evidências concretas, balizando a tomada de decisão dos líderes a fim de torná-la mais assertiva.
Organizações de maior rendimento geralmente usam a avaliação sistemática para mensurar o potencial dos seus talentos. Por exemplo, através de análise de cenários concretos: de como determinado líder se comporta em situações problemáticas, de como ele extrai o melhor de sua equipe, de que forma ele motiva seus funcionários etc.
É um trabalho sofisticado e detalhista, mas costuma gerar bons indicativos. Em seguida, vincule esses resultados diretamente aos esforços de desenvolvimento feitos na promoção de funcionários.
Esta é a essência do plano de sucessão: uma avaliação estruturada para alavancar profissionais com alto potencial de gerenciamento. Para fazê-lo alçar voos ainda maiores, atingindo grandes níveis de sucesso individual e organizacional.
2. Alocação de recursos com base na matriz nine box
Mas talvez a melhor abordagem seja diversificar a alocação de recursos. Afinal, uma das principais vantagens dessa matriz é que ela torna mais fácil a decisão sobre o investimento em talentos.
A Select International oferece uma perspectiva interessante. Eles propõem que o orçamento total para gerenciamento e desenvolvimento de talentos seja alocado com base em cada posição (ou seja, cada caixa) da matriz nine box.
Mas de que forma exatamente? Vamos te explicar!
Imagine que você tem R$ 100,00 disponíveis para investir no desenvolvimento de talentos da sua equipe. Procure sempre dividi-lo entre as diferentes categorias de maneira desigual, conforme mostrado na figura abaixo.
As contratações ruins, que ocupam o canto inferior esquerdo da matriz, devem receber o mínimo dos seus investimentos. Enquanto que as estrelas (high performers e high potentials) no canto superior direito devem obter a maioria dos recursos.
Isso faz muito sentido do ponto de vista estratégico. Como empresa, você vai querer investir naqueles que proporcionam o maior retorno e criam a maior vantagem competitiva no mercado. Investir em contratações ruins tiraria recursos de funcionários bons e de alto desempenho.
Isso também significa que há diferenças entre os seus funcionários. Ou seja, em termos de investimentos especificamente, não devemos tratá-los de maneira igualitária. É um entendimento duro para os profissionais de RH, mas infelizmente válido.
Devemos aceitar que algumas pessoas simplesmente se adaptam melhor à cultura da empresa. E que nem todos são igualmente adequados para a uma determinada função.
Devemos sempre respeitar as diferenças, elas são fundamentais para a nossa organização! Mas também devemos entendê-las de maneira inteligente, alocando mais recursos naqueles que nos trarão mais retorno no futuro.
Agora, um aviso!
Não é necessário seguir rigorosamente o modelo apresentado. Ou seja, alocar exatamente os recursos segundo aquelas porcentagens, sem nenhum tipo de flexibilidade.
O modelo é apenas uma orientação. Uma forma interessante e otimizada de alocar seus recursos. Mas isso precisa ser avaliado de acordo com a sua organização e com a sua força de trabalho. No fim das contas, tudo vai depender da quantidade e qualidade dos recursos disponíveis.
3. Usando a matriz para plano de sucessão
Como já mencionamos anteriormente, a matriz nine box também pode ser usada para planos de carreira e sucessão. Esse tipo de planejamento deve se concentrar nas estrelas da sua equipe, que pontuam alto em desempenho e alto em potencial. São estes os funcionários que construirão o futuro de sua organização.
A matriz nine box é uma ferramenta que auxilia na identificação de talentos de liderança. O líder ou gestor é então preparado para posições mais elevadas, mais seniores, por meio de algum tipo de desenvolvimento de liderança, coaching, mentoring, feedback 360 graus regulares e outros métodos de devolutiva.
As estrelas são os funcionários-chave na matriz de sucessão, onde funções críticas são identificadas e os colaboradores de alto escalão são mapeados. É importante levar em consideração o fit para a função. Quando essas funções ficarem vagas, a organização já terá devidamente preparado o conjunto de talentos prontos para preencher essas funções.
4. Certas dúvidas sobre a validade da matriz 9-box
Embora a matriz nine box seja uma ferramenta muito usada e muito útil para a gestão de talentos, às vezes ela pode nos deixar na mão. Depende muito de como é estruturada e de que forma os líderes classificam sua força de trabalho.
Assim, existem algumas razões pelas quais a matriz nine box pode ser mais uma fonte de frustração para o gestor do que uma fonte de ajuda e orientação.
Vamos então ver algumas dessas razões.
a. Classificações podem ser imprecisas
Todos nós sabemos como é difícil avaliar com precisão o desempenho de alguém. E principalmente o potencial! Escalas ajudam bastante nessa hora, mas ainda assim é uma tarefa árdua, das mais trabalhosas para líderes e gestores.
A crítica mais pesada vem do pesquisador e escritor Marcus Buckingham, cujo trabalho foi uma tentativa de expor a imprecisão das classificações de desempenho e potencial.
Em seu artigo para a HBR, ele levanta questionamentos pertinentes sobre a confiabilidade das avaliações feita pelos líderes e gestores. Chega a dizer que os dados, por muitas vezes dependerem de circunstâncias subjetivas, são bastante falhos.
Certamente é uma crítica válida, mas talvez um pouco (ou muito) exagerada. Ela nos assusta pois essas avaliações, pelo menos em teoria, têm um impacto significativo no planejamento organizacional. Desde recompensas a perspectivas promocionais, passando por composição de metas e engajamento e motivação.
De qualquer forma, mesmo que o escritor tenha se excedido e a classificação não seja tão aleatória assim, fica um aviso aos gestores: cuidado quando forem encaixar seus funcionários na matriz.
É importantíssimo ter claro na sua cabeça um sistemático raciocínio de classificação. E segui-lo com o máximo de rigor!
b. Usar a matriz como finalidade, não como meio
Grandes líderes costumam ter em mente, ou numa planilha qualquer, uma perspectiva bastante clara sobre as qualidades e deficiências da sua equipe. Além disso, também costumam ter alguma ideia sobre como irão resolver possíveis problemas, desenvolver as competências dela e recompensar cada um dos membros.
Dessa forma, ao preencher uma matriz nine box e colocar todos os colaboradores numa caixinha, ele acaba gerando poucos insights reais sobre sua força de trabalho.
Sabemos que a gestão de talentos tem a ver com o “movimento” dos funcionário pela matriz nine box. Isto é, a depender dos seus resultados, movê-los para cima e para a direita (se estiverem indo bem), ou para baixo e para a esquerda (se estiverem indo mal). Podemos até mesmo movê-los para fora, se não estiverem respondendo às ações de mudança.
Apesar da premissa simples, é possível que a matriz simplesmente falhe em oferecer esse tipo de movimento e se torne algo muito mais relacionado à mera alocação. Ou seja, você aloca toda a sua força de trabalho na matriz e depois… Não a usa para mais nada!
Portanto, é importante que você não ache que a matriz nine box é a finalidade do seu plano de ação. Não! É apenas um meio, um mecanismo que vai te ajudar a gerenciar melhor a sua equipe. Com esse mapeamento, é mais simples ver quem está desempenhando bem e quem está mal. Quem tem alto potencial e quem não tem tanto a oferecer em longo prazo.
Jamais transforme uma ferramenta em uma finalidade. Ela é apenas a facilitadora!
c. Pode ser difícil de acompanhar
Muitas vezes líderes prolongam a avaliação e o desenvolvimento de talentos por meses a fio, demorando bastante para encerrar esses ciclos (e posteriormente começarem novos).
Isso ocorre sobretudo em organizações maiores, com muitos funcionários, em que não é tão fácil manter um acompanhamento tão controlado da força de trabalho.
O problema é que esse tipo de ocorrência não apenas consome um tempo valioso como também pode acabar gerando resultados duvidosos. E por quê?
Bom, porque se a matriz nine box estiver desatualizada, as decisões tomadas com base nela serão equivocadas. Ou seja, promoções e sucessões podem não fazer justiça ao potencial e ao desempenho dos reais talentos da organização.
E isso pode levar a irritações e frustrações por parte dos funcionários! Não é isso que queremos, certo?
Dessa maneira, é importante que a estruturação da matriz nine box seja feita com muito cuidado. E esteja sempre atualizada. Se as suas decisões de gente dependem dela, então ela precisa refletir o dia a dia da sua equipe. Só assim ela conquistará credibilidade e será levada a sério por aqueles que estão abaixo e acima de você!
5. Tome decisões mais embasadas!
A matriz nine box pode ser uma bela ferramenta para orientar a sua gestão de talentos.
Por exemplo, pode servir de base para desenvolver os bons potenciais da organização mas cujo desempenho está baixo. Pode ser usada para decisões de investimento no talentos disponíveis. E por fim no planejamento de sucessão e recompensa dos mais qualificados.
Neste texto você viu a melhor maneira de alocar seus recursos de acordo com a posição de cada colaborador na matriz. Lembramos que o modelo mostrado acima é apenas uma orientação. Analise a disponibilidade de recursos do seu departamento e planeje de acordo com o cenário possível.
De qualquer forma, é também interessante manter o foco naqueles talentos capazes de ascender até o topo da sua organização. Uma boa medida é colocar dois de cada três reais nas quatro caixas “vencedoras” da matriz! Ou seja, aquelas da parte superior direita.
Evite desperdiçar um bom dinheiro em maus investimentos. E também evite alocar recursos para a caixa preta no canto inferior esquerdo. Todas as evidências mostram que isso raramente compensa.
Lembre-se também de mantê-la sempre atualizada para ter informações confiáveis. Você vai precisar de um robusto sistema de gerenciamento, capaz de agrupar dados da sua equipe e registrar históricos.
Fazendo tudo isso, é bem provável que você tenha bons insights para aplicar à sua gestão de talentos! A organização só tem a ganhar, e você consequentemente só tem a crescer profissionalmente.
Para saber mais, entre em contato conosco e conheça os nossos produtos e serviços.
